Единая база данных объектов недвижимости

Объекты недвижимости находятся в единой базе данных. В качестве объектов недвижимости могут быть:

· Квартиры и комнаты (включая квартиры и комнаты в пригороде);

· Загородная недвижимость (дома и участки);

· Коммерческая недвижимость.

По всем объектам недвижимости фиксируется следующая общая информация:

· Дата объявления;

· Операция: продажа, аренда;

· Владелец и его контактные данные;

· Адресные данные: адрес, удаленность от метро (города) и т. д.;

· Цены в рублях и валюте;

· Источник объявления.

Специфичным для каждого из типов объектов являются параметры объекта.

Для квартир и комнат:

· этажность дома;

· этаж;

· признак новостройки;

· строительный материал;

· кол-во комнат;

· площади;

· наличие балкона;

· наличие телефона;

· тип пола;

· тип санузла.

Для загородной недвижимости:

· количество уровней;

· количество этажей;

· строительный материал;

· площадь дома;

· площадь участка;

· отопление;

· газ;

· вода;

· канализация;

· электричество;

· наличие охраны.

Для коммерческой недвижимости:

· максимальная площадь;

· минимальная площадь;

· наличие охраны;

· наличие парковки.

В ASoft CRM Realty действует поиск соответствий «заявка клиента – объект». Осуществляется поиск объектов по заявке клиента. Клиент оповещается о каждом совпадении параметров объекта критериям заявки. Также действует обратный поиск – при добавлении объекта недвижимости запускается поиск заявок, критериям которых отвечает данный объект. Список таких заявок отображается в карточке объекта недвижимости.

База объектов недвижимости может быть пополнена из коммерческих программ Winner и Риэлтор путем формирования файлов в формате Excel.

Единая база данных о контрагентах

В ASoft CRM Realty предусматривается единая база данных по всем контрагентам. В качестве контрагентов могут быть:

· Физические лица;

· Клиенты;

· Конкуренты;

· Партнёры;

· Госучреждения.

По каждому контрагенту предусматривается ведение следующей информации:

· Полная контактная информация, реквизиты;

· Список контактных лиц. По контактному лицу пользователь имеет возможность указать область его ответственности, связанную с выполнением обязанностей контактного лица;

· История взаимоотношений с контрагентом (звонки, переписка и т.д.). Переписка может содержать вложенные файлы документов, хранящиеся в системе;

· Планы – список запланированных мероприятий по работе с конкретным контрагентом;

· Списки договоров, сделок, услуг;

· Источник информации, из которого контрагент получил данные о предоставлении компанией соответствующих услуг;

· Маркетинговые кампании, в которых принимал участие контрагент;

· Дополнительная информация – различные данные, уточняющие характеристики контрагента.

В ASoft CRM Realty хранится информация о контактных лицах по каждому контрагенту, при регистрации которых имеется возможность импортировать данные из почтовых клиентов Outlook и Thunderbird, а так же из любой другой базы данных посредством формирования промежуточного файла формата MS Office Excel.

Управление продажами недвижимости

Процесс продажи начинается с оформления заявки в системе. «Заявка» – объект системы, создаваемый для занесения заявок клиента на приобретение недвижимости. В заявке фиксируются заинтересовавшие клиента объекты недвижимости, текущие события, происходившие в процессе подбора, задачи и документы. Также в заявке отражается автоматически формируемый список объектов, соответствующих параметрам поиска заявки. Таким образом, при работе с заявкой пользователь оперативно может подбирать подходящие клиенту объекты недвижимости.

Оперативно найти варианты продажи (аренды) можно и для владельца недвижимости. В карточке объекта недвижимости отражается автоматически формируемый список заявок, критериям которых отвечает данный объект.

Понять, какие действия происходят с объектом недвижимости и насколько давно объект добавлен в систему, позволяют статусы объекта. Объекты недвижимости характеризуются следующими статусами: свободен, просмотр, зарезервирован, под авансом, продан, архив.

По каждой заявке, зарегистрированной в системе, отображается:

· Параметры поиска объекта;

· Список выбранных объектов;

· Список объектов, соответствующих параметрам заявки;

· Полный перечень документов;

· События по заявке. События могут содержать вложенные файлы документов;

«Заявка» становится «Сделкой» после того как объект подобран. Под сделкой понимается объект системы, создаваемый для описания процесса купли-продажи (аренды) объекта недвижимости с фиксацией обговоренных условий купли-продажи (аренды) и текущих событий, характеризующих процесс до момента завершения сделки. В сделке отражаются «продавец» и «покупатель» объекта, также услуги, оказанные в рамках сделки, счета и платежи.

Важной особенностью ASoft CRM Realty является возможность настраивать уникальные модели бизнес-процессов, так как сделка может создаваться как по общему шаблону, так и по индивидуальному шаблону. Шаблоны сделок отражают перечень, последовательность и условия прохождения этапов сделки. Динамически выстраивается схема бизнес-процесса – графически отображается прохождение сделки по этапам, а также индицируется сопутствующая информация.

По каждой сделке, зарегистрированной в системе, могут вестись:

· Полный перечень документов;

· Список оказанных услуг;

· Список поступивших платежей;

· События по сделке. События могут содержать вложенные файлы документов.

При регистрации события по сделке в системе осуществляется автоматическое формирование сообщения e-mail всем пользователям, принимающим участие в работе по данной сделке.

После завершения или отмены сделки (заявки) осуществляется ее перемещение в архив. При отмене сделки указывается причина отказа клиента от совершения сделки(заявки). В отчете по отмененным сделкам (заявкам) наглядно представлена информация по причинам отказа, что позволяет эффективно оценивать и оптимизировать работу компании.

Управление маркетингом

Способ ведения маркетинговых кампаний позволяет оценивать эффективность проводимых рекламных акций, рассылок, семинаров.

По каждой рекламной кампании ведется:

· Список услуг, участвующих в кампании;

· Аудитория, если кампания адресная;

· Список документов, рассылавшийся или использованный при подготовке кампании.

ASoft CRM Realty позволяет получить статистику по отклику аудитории, оценить прибыльность проводимых мероприятий.

В системе обеспечивается возможность ввода сообщений для рассылки контрагентам.

ASoft CRM Realty позволяет создавать рассылки по клиентам, занесенным в систему. Рассылки создаются по определенному пользователем шаблону, в котором возможно автоматическая персонификация отправляемых сообщений.

Имеющиеся инструменты рассылки сообщений обеспечивают произвольное формирование групп респондентов, которым рассылается сообщение.

Предусматриваются следующие возможности формирования групп респондентов:

· По индивидуальному выбору;

· По группе контактных лиц;

· По организации;

· По группе организаций.

· По сфере деятельности и тд.

Рабочая форма рассылки позволяет вводить текст сообщения непосредственно в рабочем окне CRM. После рассылки сообщения в системе автоматически регистрируются события по соответствующим контактным лицам.

Сервисное обслуживание

В ASoft CRM Realty осуществляется маршрутизация вопросов и сообщений клиентов и доведение их до конкретных исполнителей в соответствии с содержанием конкретных этапов сделки и занятостью персонала.

При обработке вопросов клиентов пользователи имеют возможность самостоятельного формирования ответов на вопросы, а также эскалации вопросов и их переадресации другим пользователям, при этом ответы на вопросы и сообщения клиентов регистрируются в качестве событий по сделке и контактному лицу.

Индивидуальное и групповое планирование

Календарь событий и задач предназначен для планирования индивидуальной работы сотрудника и управления работой группы. ASoft CRM Realty позволяет контролировать выполнение поставленных задач и соблюдения сроков выполнения.

Для запланированных событий можно установить оповещение по Email, ICQ, SMS.

Отчетность

В ASoft CRM Realty предусмотрено большое количество аналитических отчётов в различных разрезах. Их наличие позволяет в любой момент получить исчерпывающую информацию по текущему состоянию дел, прогнозировать перспективу и анализировать прошедшие периоды. В данной версии представлены наглядные отчеты по подбору недвижимости, а также в каждом списке объектов недвижимости отражается текущее состояние объектов.