Основные принципы работы со справочниками

· Открытие справочников

Возможно с помощью меню "Справочники"

· Операции с данными

См. раздел 3.2.1. В окно справочника по выбранному элементу списка может быть выведена (изменена) дополнительная информация.

· Добавление элемента в справочник

См. раздел 3.2.1. Если при добавлении в левой части справочника выбрана группа, то новое наименование автоматически будет включено в эту группу. Если выбрано «Все», то новое наименование будут внесено в общий список.

· Работа с группами элементов справочника

В окне соответствующего справочника щелкните левой кнопкой мыши по наименованию группы, в которую будет добавлена подгруппа (для добавления группы – на «Все»). Нажмите на кнопку «Добавить» на панели инструментов. В окне «Добавление группы» наберите название создаваемой группы.

Для добавления элемента в группу: находясь в правой части окна справочника, найдите нужное наименование элемента. Нажмите на него левой кнопкой мыши и, не отпуская кнопку, протащите его в левую часть окна (группа, в которую будет добавлено наименование, указана черной стрелкой). При перемещении элемента из одной группы в другую необходимо после копирования удалить элемент в старой группе.

Для объединения групп элементов щелкните на группе левой кнопкой мыши и, удерживая кнопку нажатой, перетащите ее в другую группу. Выберите «Скопировать содержимое группы» (элементы останутся в перетаскиваемой группе) (кроме справочника Города) или «Переместить содержимое группы» (перетаскиваемая группа будет очищена).

Реестры и журналы.

Общие сведения

Для работы с реестрами и журналами предназначен пункт главного меню «Реестры и журналы». Реестры и журналы - это вспомогательный инструмент, который предназначен, прежде всего, для контроля основных массивов данных в системе. Реестры представляют собой таблицы с данными. В реестрах отражаются практически все данные, которые использу­ются в системе для работы. Каждый из основных массивов данных пред­ставлен в отдельном реестре.

В отличие от большинства учетных систем, где журналы документов (реестры и журналы) являются основными рабочими окнами, в СRМ-системе работа с данными происходит в модулях Контрагенты, Проекты, Ежедневник и др., где данные вводятся, используются и анализируются в зависимости от контекста и текущей бизнес-задачи.

Тем не менее, реестры и журналы часто используются для поиска от­дельных позиций и для контроля данных, загруженных из учетных сис­тем.

Кроме того, реестры могут использоваться для ввода данных. Иногда в учетной системе присутствуют не все данные, тогда в реестр можно вручную добавить те документы, которые не прошли по «белой» бухгалтерии.

В системе имеются следующие реестры:

· Реестр Отгрузки (продажи). В данном реестре находится вся информация о продажах. В основ­ном, это список документов, подтверждающих факт продажи или оказание услуг (накладные, акты и пр.).

· Реестр Закупки. Он почти не отличается от реестра Отгрузки (продажи).

· Реестр Входящая оплата. Информация о поступлении денежных средств.

· Реестр Исходящая оплата. Информация о платежах.

· Реестр Заявки. Информация о заявках клиентов.

· Реестр Остатки на складах

· Реестр Цены. Цены на товары и услуги.

· Реестр Контакты. О всех коммуникациях сотрудников компании с контрагентами.

· Реестр События. События, которые влияют на деятельность компании.

· Реестр Рекламации.

· Реестр Продажи конкурентов.

· Реестр Цены конкурентов.

· Реестр Внешние параметры. В реестре «Внешние параметры» собирается информация, которая может, так или иначе, влиять на деятельность вашей компании. Но, в от­личие от реестра «События», в который заносятся разовые собы­тия, в реестре «Внешние параметры» ведутся постоянно присутствующие факторы. Эти факторы, во-первых, можно отслеживать периодически, а во-вторых, они имеют числовые значения. Вообще, в качестве внешних параметров можно вести любую информа­цию, как внешнюю, так и внутреннюю.

Контрагенты

Общие сведения

В данном модуле ведется ин­формация об организациях и частных лицах с любым статусом.

В системе на равных условиях рассматриваются не только клиенты компании, но и другие контрагенты (поставщики, подрядчики, и даже конкуренты). Это ни в коем случае не противоре­чит концепции СRМ, так как необходимо учитывать влияние прочих контрагентов на взаи­моотношения с клиентами. Например, для удовлетворения потребностей клиента часто необходимо учитывать возможности поставщика или суб­подрядчика. От выбора производителя и качества его продукции тоже зависят взаимоотношения с клиентами. Необходимо также учитывать и анализировать пред­ложения конкурентов.

Кроме того, в реальном бизнесе часто не существует четкого раз­граничения между прямым покупателем и другими юридическими и физи­ческими лицами, с которыми взаимодействует компания. Иногда клиент может выступить в качестве посредника, а конкурент может стать клиентом или поставщиком.

Еще чаще бывают случаи, когда клиент расплачивается с вашей компанией своими товарами и услугами, полностью или частично. В этом случае организация является и поставщиком, и покупателем.

Таким образом, любой контрагент может выступать в разных ролях. Поэтому в системе Монитор СRМ данный раздел называется не «Клиенты» или «Покупатели», а именно «Контрагенты». В данном модуле ведутся: список контрагентов и карточки контрагентов.

Список контрагентов представляет собой общий реестр карточек контрагентов. Кроме того, окно списка позволяет отображать контраген­тов в разрезе групп, менеджеров, признаков и регионов.

Основные элементы управления и горячие клавиши в «Списке контр­агентов» (добавление, изменение, удаление, поиск и пр.) см. в разделе 3.2.1 и в разделе «Справочники».

Карточка контрагента предназначена для сбора всей информации, имеющей отношение к данному физическому или юридическому лицу.

Информация, которая собирается и отображается в «Карточке контр­агента», структурирована по разделам. Список разделов находится в левой части окна «Карточки контрагента».

Проекты

Общие сведения

Ведение проектов — один из основных модулей CRM-системы. Под проектом понимается сделка по продаже товаров или оказанию услуг, которая может быть достаточно растянута по времени и состоит из не­скольких этапов. Основная задача данного модуля – помогать пользователю контролиро­вать реализацию проекта. Часто в проекте могут участвовать несколько менедже­ров и подразделений. Иногда, кроме продавца и покупателя в проекте мо­гут быть задействованы и другие стороны – посредники, поставщики, транспортные компании и пр.

Фактически «Проект» в системе Monitor CRM это некая структура, которая объединяет в едином бизнес-процессе более простые операции –контакты, закупки, продажи, оплату.

Как правило, Проекты применяются в тех видах бизнеса, где, во-первых, продажи достаточно редкие и на большие суммы, во-вторых, у каждой продажи может быть много этапов и параметров

При запуске модуля Проекты, сначала открывается окно со списком всех проектов.

Так как проекты могут быть разноплановыми, их удобно классифи­цировать по группам. В левой части окна отображается список групп, по которым классифицированы проекты. В правой части окна отображается список проектов.

При добавлении нового проекта, в зависимости от настроек (см. На­стройки), «по умолчанию» может добавляться либо пустой проект, либо будет предложено выбрать из типовых проектов.

В Карточке проекта содержится вся информация по проекту. Она может открываться не только из списка проектов, но и из модулей Контрагенты и Ежедневник

В карточке введены контрагенты, этапы проекта, менеджеры, участвующие в проекте, в поле «Примечание» вносится дополнительная информация в про­извольной текстовой форме.

В остальных разделах «Карточки проекта» отображается информация, имеющая отношение к данному проекту.

Ежедневник

Ежедневник — это электронный распорядок рабочего дня, где отображаются все запланированные дела на текущий день или несколько дней. Ежедневник – это не только рабочий инструмент менеджера, но он позволяет руководителю оперативно контролировать работу сотрудников, видеть их загруженность в течение дня. Менеджер может практически не использовать дру­гие блоки программы, так как Ежедневник отображает почти всю опера­тивную информацию о контрагентах (контактах с ними, продажах, опла­тах, праздниках, рекламациях, и пр.). Можно настроить систему таким образом, чтобы Ежедневник автоматически открывался при запуске программы.

В Ежедневникеверхняя левая панельпоказывает, за какой период выводится Еже­дневник.Нижнее левое окнопоказывает, Ежедневник каких менеджеров ото­бражается. Для руководителя часто бывает удобно посмотреть оператив­ную информацию по работе нескольких человек. Левая панель окна Ежедневникаотображает закладки: Контакты, Отгрузки, Закупки, Заявки, Рекламации, Проекты, Входящая оплата, Ис­ходящая оплата, События, Корпоративные праздники, Общие праздники. Выбор закладки осуществляется кликом мыши на нужном названии. Число в скобках после названия закладки обозначает число записей в каждой закладке на выбранный период.

Отображение закладок можно настраивать. Например, закладку «Контакты» можно настроить по разным критериям: «Состоявшиеся» и «Несостоявшиеся», по дате, по дате напоминания и другое.

Выборки

Общие сведения

Данный модуль предназначен для отбора основных объектов (контр­агентов, сотрудников и товаров/услуг) по заданным параметрам. В каче­стве параметров для отбора может быть использована практически лю­бая информация, которая ведется в системе по этим объектам.

У модуля «Выборки» предполагается три ос­новных применения.

· Отбор (выбор) данных для дальнейшего анализа. Например, сделать отбор данных для анализа продаж по клиентам, которые закупали оп­ределенный товар и при этом от них не было рекламаций.

· Групповая обработка данных. Например, сделать отбор данных для выполнения каких-либо действий для целой груп­пы объектов. Например, организация рассылки по определенным контр­агентам или сотрудникам.

· Подготовка аналитической отчетности. Результат выборки, сам по себе, уже может являться аналитическим документом. Например, если вы выбрали всех контрагентов, с которыми давно не общались ваши менед­жеры, то можно добавить в результат выборки данные о последнем кон­такте. Или отобразить параметры последней продажи для выбранных товаров.