Пиши Дома Нужные Работы

Обратная связь

Порядок действий при построении отчета

Для построения отчета необходимо выполнить следующие действия:

1. Добавить новое окно построения отчета (добавить отчет нужного вида).

2. Добавить в окна выбора нужные данные.

3. Выделить нужные данные «красным» или «зеленым».

4. Выбрать разрезы отчета.

5. Установить временной период и интервал для построения
отчета.

6. Установить единицы построения отчета.

7. Установить формат отображения данных.

8. Установить параметры вывода данных.

9. При необходимости настроить дополнительные возможности: Лидеры, Тренды, Настройка дополнительных полей.

10. Сохранить отчет.

 

Рассмотрим перечисленные выше пункты более подробно.

По пункту 1 - Для добавления нового окна построения отчета нажать кнопку «Добавить отчет» и из выпадающего списка видов отчетов выбрать нужный кликом мыши.

По пункту 2 -Для добавления данных при построении отчетоввоткрывающемся пустом окне отчета выбранно­го вида необходимо выбрать, на основании каких данных будет построен отчет. Для добавления данных на экране по умолчанию отображаются 3 окна выбора данных, остальные окна невидимы. Но их можно вывести на экран с помощью контекстного меню.

При нажатии правой кнопки мыши, находясь в одном из окон выбо­ра, открывается контекстное меню со следующими пунктами:

· Добавить - добавление элементов в текущее окно выбора.

· Удалить - удаление выделенных элементов из текущего окна выбо­ра.

· Тип групп для автовыбора - при нажатии «Выделить красным» или «Выделить зеленым» нужно выбрать один из вариан­тов (о выделении красным или зеленым см. ниже):

- по выбранному уровню - последний уровень, выделяются все позиции (без групп);



- по выбранному уровню - выделяются позиции и группы, уровень
которых равен или глубже текущего уровня (уровня, на котором стоит курсор);

Выделить группу "красным" также можно двойным кликом мыши, без использования контекстного меню. Для выделения конкретной (конкретных) позиций - в окне «Выборки» через контекстное меню активизируется пункт «Добавить», затем выбирается, например, конкретный магазин и запись переносится в поле «Выбранный». После этого обязательно нажимается кнопка ОК. В результате отчет будет составляться только по этому магазину.

По пункту 3 - Хотя бы в одном окне выборки элементы выборки должны быть отмечены красным или зеленым цветом.

При выделении «красным» в отчете учитывается каж­дый элемент в отдельности (а не их сумма). Например, если позиции в окне выбора «Товары и услуги» - Тосол 1л, Тосол Зл и Тосол 5л - выделены «красным», то можно постро­ить отчет о продажах каждой позиции в отдельности, а не группы То­сол в сумме.

При выделении «зеленым» - будет по­строен суммарный отчет по группе (с учетом вложенных групп). Для возможности выделения «зеленым» в окне выбора позиций отчета должны присутствовать группы.

Для появления в окнах выбора групп нажмите кнопку «Автовыбор». Отдельные позиции, а также слово «всё» выделить «зелёным» нельзя.

Для упрощения и ускорения добавления данных в окне выбора пре­дусмотрены следующие возможности: «Перенести из отчета» и «Автовы­бор».

«Автовыбор» ( кнопка) позволяет автоматически заполнить окна выбора позициями (элементами), по которым существуют данные (с учетом выбранного периода и добавленных позиций в других окнах выбора). Например, нужно построить отчет по Отгрузкам. Выбран времен­ной период «Текущий год». При нажатии на кнопку «Автовыбор» автоматически заполнятся все 9 окон выбора. В окне «Товары и услуги» ока­жутся все товары, которые отгружались в текущем году. В окне «Контрагенты» - все клиенты, которым были в текущем году сделаны отгрузки. В окне «Менеджеры» - только те менеджеры, которые в те­кущем году сделали хотя бы одну продажу и т.д. Далее мы из выведенных в окнах позиций (элементов) выбираем нужные для отчета. Например, из всех менеджеров можно выбрать одного.

По пункту 4 -Выбор разрезов отчета позволяет устано­вить, какие показатели будут расположены по горизонтали, а какие по вертикали.

В системе принято различать двумерные динамические и матрич­ные отчеты, а также многомерные отчеты.

Динамические - это отчеты, в которых по горизонтали расположены даты, а по вертикали - любой другой параметр.

Матричные отчеты - это отчеты, разрезами которого не являются даты. Эти отчеты, например, показывают общую картину продаж (оплат, контактов и пр.) в разрезе двух выбранных показателей.

Многомерные отчеты - это отчеты, в которых более двух разрезов.

Для выбора разреза сначала необходимо добавить позиции в соответ­ствующее окно выбора, выделить позиции «красным» или «зеленым» (для построения отчета в разрезе какой-то позиции она должна быть выделена «красным» или «зеленым»). После того, как позиции выделятся, на панели инструментов станут активными кнопки выбора раз­реза: «Даты», «Товары и услуги», «Контрагенты», и др.. Далее нужно нажать кнопку выбора разреза на панели инструментов, которая соответствует Вашему выбору, и затем выбрать в кон­текстном меню один из вариантов расположения в таблице выбранной позиции: по вертикали, по горизонтали или по вертикали (2, 3-ий уровень). При 2-ом уровне позиции она будет соответствовать 3-ему измерению отчета и будет располагаться по вертикали как подуровень позиции , которая находится по вертикали на 1-ом уровне. Все дополнительные уровни (измерения) позиций отображаются в таблице. После каждой новой установки в параметрах таблицы необходимо нажимать кнопку «Расчет».

По пункту 5 -Установка временного периода и интервала для построения отчета производится либо непосредственно в окне даты, либо через календарь.

По пункту 6 -Единицы построения отчета устанавливаются кнопками на панели инструментов.

По пункту 7 - Форматы отображения данных могут быть: таблица, график, гистограмма (столбиковая диаграмма), круговая диаграмма.

Для изменения вида графиков и диаграмм нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов. На графиках можно менять цвет, размеры, толщину линий и др..

По пункту 8-Параметры вывода данных. Имеется ряд кнопок, которые управляют параметрами вывода данных: «Отображать позиции по вертикали», «Отображать суммы по вертикали», «Отображать пустые позиции по вертикали» и кнопки с теми же функциями, но по горизонтали. Используя кнопки параметров вывода данных можно быстро добить­ся нужного вида отчета.

Иногда нужны отчеты только по суммовым показателям, или наобо­рот - развернутые отчеты по всем позициям.

При построении отчетов в виде таблиц часто присутствует множество пустых строк или столбцов, которые мешают восприятию, и их лучше скрыть, что можно сделать с помощью кнопки «Отображать пустые позиции по горизонтали».

По пункту 9 -Функция «Лидеры», Тренды.

Система Монитор CRM имеет возможность построения отчетов, требующих сложные выборки данных. Такие выборки в документации к системе называют функциями. Функциивызываются нажатием соответствующих кнопок « Поиск лидеров» и «Тренды» на панели инструментов.

С помощью функции «Лидеры» можно выделить наиболее продаваемые и прибыльные товары, определить клиентов по уровню приносимой прибыли и др.. Иными словами можно провести сортировку.

Она дает возможность выстроить приоритеты во всех разрезах и по всем показателям. Т.е. все разрезы - контрагенты, товары, менеджеры, склады и пр., могут быть ранжированы и по обороту, и по прибыли, и по количеству, и пр..

«Лидеры» применяются также для анализа большого ассортимента или большой клиентской базы. С помощью данного отчета можно, например, уви­деть, что при наличии большой клиентской базы 1 клиент обеспечивает более 80% прибыли компании: это свидетельствует о том, что у данного бизнеса очень большие рис­ки.

После нажатия кнопки вызова функции «Лидеры», слева в окне отчеты появляется панель, на которой следует выбрать один из вариантов расчета «Лидеров»: «Лучшие», «Худшие» и др.. После выбора варианта нажмите кнопку «Поместить» и результаты помещаются в таблицу.

Тренд – это функция максимально приближенная к заданному графику.

Построение трендов позволяет увидеть общую тенденцию изменения объемов продаж, закупок и т.п. Построение тренда - это простейший способ прогнозирования. Для добавления тренда нажмите соответствующую кнопку «Тренды» на панели инструментов, затем укажите позиции, для которых будете строить тренд, и тип тренда. Тип тренда выбирается из набора основных математических функ­ций. Вариант «Выбрать лучший» позволяет автоматически из всех типов выбрать тренд, наилучшим образом приближенный к заданному графику. Для построения тренда на нужном графике нажмите на панели инструментов кнопку выбранного графика.

Для улучшения качества тренда программа позволяет не учитывать «выбросы» (аномально высокие или низкие случайные значения, которые не являются закономерностью). Для этого в окне «Отображение перио­дов» нужно снять флажки с тех периодов, которые являются «выбросами» и их не нужно учитывать.

После выполнения всех настроек нужно нажать «ОК» и тренд будет построен. Для отмены наложения тренда необходимо снять флажок с выбранной позиции в окне «Наложение линии тренда», которое появляется после нажатия кнопки «Тренды».

Для построения прогноза продаж измените конечную дату на основной панели инструментов на нужный период вперед (например, было 31 декабря 2007, установите 31 января 2009). Далее в окне «Наложение линии тренда» уберите из колонки «Отображение периодов» 31 декабря 2007. Затем нажимаем кнопку «Расчет». Получаете прогноз продаж; на январь 2009 года.

По пункту 10 -Для сохранения отче­танажать кнопку «Сохранить» на панели инструментов. Настройки однажды созданных отче­тов можно использовать в дальнейшем.

 

Примеры отчетов

Отчет «Отгрузки» (продажи)

Простейший отчет - это динамика продаж по заданным товарным группам или группам контрагентов. При большом ассортименте товаров (несколько тысяч и более) задача анализа ассортимента стоит очень остро. Очень важно выделять ассортимент, приносящий прибыль и, наоборот, позиции, которые не продаются и их нужно выводить из ассортимента. Важно анализировать не только продажи основных групп товаров, но и иметь возможность рассмотреть группу более детально, построив отчеты по подгруппам различных уровней вложенности.

Пример простого отчета – «Структура продаж компании по товарным группам» (товарные группы выделены «зеленым»):

Следующий пример: найти три лучших товара по показа­телю объем продаж. Здесь можно увидеть не только список этих товаров и сумму продаж, но и сразу же посмотреть динамику за этот период.

Можно найти лучшие товары для определенной группы клиентов.

А это не что иное, как «товарный портфель» этой группы. Можно вы­брать клиентов, удовлетворяющих определенным параметрам и посмот­реть их предпочтения. Это очень важная функция для управления взаимо­отношениями!

Отчет «Входящая и исходящая оплата»

Отчеты по оплате позволяют увидеть картину прихода денег в ком­панию и оттока денег из компании. Для аналитики целесообразнее ис­пользовать эти отчеты в сочетании с другими, например, по отгрузкам и закупкам. Однако, сами по себе отчеты по оплатам — это самые востребо­ванные отчеты руководителем и финансовым директором.

Динамика поступления денежных средств может быть проанализиро­вана в разрезе клиентских групп (видно, насколько много и стабильно платят те или иные клиенты или группы клиентов), менеджеров (видно, насколько много и стабильно они приносят деньги в компанию), видов оплат, проектов и прочее.

Важными отчетами для фирмы являются отчеты по Закупкам, Остаткам товара, Заявки на товары.

Отчеты по контактам позволяют оценить работу сотрудников, очень полезно просмотреть динамику контактов – звонков, факсов, выездов и пр.

 

Сводные отчеты

Сводные отчеты позволяют проанализировать взаимосвязи различных факторов, рассмотреть разнородные отчеты в совокупности. Они объединяют в один отчет несколько простых от­четов. Необходимое условие - у объединяемых простых отчетов должен быть одинако­вый разрез по горизонтали, например, даты.

Построение сводных отчетов позволяет проводить более сложные аналитические расчеты, выявлять зависимости различных факторов друг от друга.

Для добавления сводного отчета нужно при нажатии на кнопку «Добавить отчет» в открывшемся списке выбрать «Сводный». Данный пункт активен только, если уже построено и загружено не менее 2-х отчетов. В левой части окна построения сводного отчета имеется список ранее построенных отчетов. Добавление нужного отчета в сводный производится установкой флажка на нужном наименовании. Но, если отчеты не активны, то загрузка отчета производится через пункт меню «Правка» - «Загрузка», а затем дважды щелкнуть на нужном отчете в появляющемся окне списка отчетов. После этого отчеты нужно рассчитать и установить флажки для сводного отчета.

В сводных отчетах можно сформировать новые функции (отчеты) на основе уже существующих данных, применив математические операции.

Например, нужен отчет о дебиторской задолженности клиента. Дебиторскую задолженность можно вычислить как разность между суммой отгрузки и суммой оплаты. Можно создать такую функцию (но­вый отчет). Для этого имеется модуль математических операций

Для открытия модуля математических операций нажмите кнопку «а+b» на панели инструментов. Появится окно. Для добавления новой функции (отчета) нужно воспользоваться стандартными средствами Monitor CRM. Далее откроется окно настройки новой функции.

Необходимо ввести название нового отчета (функции). Названия отчетов (из списка уже существующих) можно выбрать, нажав на кнопку «Параметры», при этом откроется окно со списком доступных отчетов, двойным кликом выбирается нужный отчет. Затем выберите шка­лу, вид которой зависит от вида новых данных.

Далее нужно воспользо­ваться калькулятором. Математические операции, скобки, коэффициенты выбираются при помощи калькулятора. Так формируется нужное математиче­ское выражение.

Например, для формирования функции (отчета) о дебиторской за­долженности сначала постройте отчет по сумме отгрузки и от­чет по оплате.Затем объедините эти отчеты в сводный. Далее в модуле математических операций выберите сначала из «Параметров» отчет по отгрузкам, затем поставьте "-" , затем выберите из «Параметров» от­чет по оплате. Получим математическое выражение «Отгрузка-Оплата». Это и есть новая функция «Дебиторская задолженность».

Для отображения построенной функции в сводном отчете нужно ус­тановить флажок-галочку кликом мыши слева от ее наименования.

 

Редактор печатных форм

Возможность работы с модулем«Редактор печатных форм» появляется при выводе на печать определенных форм. Например, можно редактировать или создать свой шаблон накладной. Для печати накладной выполнить следующие операции (переход по пунктам двойным щелчком мыши): пункт меню «Модули» - «Контрагенты» - выбрать контрагента(организацию) – выбрать, например, «Отгрузки», - выбрать конкретную отгрузку – появится накладная. Если теперь выбрать пункт «Печать», то появится доступ к редактору печатных форм.

Модуль «Редактор печатных форм» позволяет настроить пользователю удобную для него форму вывода данных на печать. Редактор позволяет, как установить желаемый порядок вывода на печать, так и вставлять в документ свои комментарии, изображения, логотипы, настроить цвет тек­ста, установить рамки, их ширину и цвет, настроить отступы и выравни­вания. Кроме того, есть возможность сохранять несколько печатных форм для одного документа, что позволяет в зависимости от ситуации восполь­зоваться тем или иным шаблоном для печати.

Получение почты

Модуль предназначен для приема электронной почты непосредст­венно в базу данных программы с автоматическим созданием контактов. Окно получения почты может быть открыто автоматически при запуске программы или из меню пункт «Сервис».

 

Сообщения

Модуль предназначен для обмена сообщениями между пользователями в пределах одной локальной сети.

 

Администрирование

Модуль «Администрирование» доступен только для пользователей "Администратор”. Модуль включает пункты: пользователи, тестирование и исправление базы, резервное копирование базы, импорт данных, экспорт данных, обработки, регистрация.

Рассмотрим пункты модуля «Администрирование»:

· Пользователи. В этом пункте создают список всех пользователей системы и назначают им права. При поставке системы Монитор СRM имеется только один пользователь «Admin» с полными правами доступа. Этот пользователь - администратор создает список пользователей и назначает им права доступа.

Имеется два типа рабочего места - Standart и Professional. По умолчанию для рабочего места «Professional» доступны все объекты, а рабочее место “Standart” имеет некоторые заранее установленные огра­ничения. В частности, для этого типа рабочего места недоступно построе­ние отчетов, редактирование печатных форм, просмотр записей других пользователей (в модуле «Ежедневник»).

Для изменения прав доступа пользователя необходимо открыть кар­точку пользователя. В правой части карточки пользователя расположен список функций, доступ к которым может быть разрешен или запрещен.

Права пользователя могут быть назначены по выполнению функций и по уровню доступа. Для этого в окне ввода пользователя имеется 2 кнопки:

- формировать дерево по функциям (менеджеры, склады, закупки, контрагенты, конфигурации);

- формировать дерево по уровню доступа ( добавление, удаление, по закупкам, отгрузкам, контактам, конфигурации).

Конфигурация это такая форма представления объединения каких-то модулей с уровнями доступа. Система работы с конфигурациями позволяет создавать конфигурации, в которых отображаются лишь определенные группы Товаров, Контрагентов и Менеджеров, что позволяет разграничить доступ к информации и обеспечить ее безопасность. Каждому пользователю может быть разрешен доступ лишь к позициям, входящим в определенную конфигурацию. При этом любой анализ будет проводиться лишь по позициям, входящим в данную конфигурацию. В диалоговом окне будет выдаваться соответствующее предупреждение.

 

Пользователи могут быть объединены в группы, что удобно при назначении прав доступа. Пользователь может одновременно принадлежать только одной группе.

 

· Резервное копирование базы - возможность созда­ния резервных копий базы для ее восстановления в случае повреждения данных. Необходимо указать каталог, куда будет записана резервная копия (по умолчанию предлагается текущий каталог), указать имя файла.

· Обработки. Пункт содержит пункты: расчет себестоимости, расчет остатков, изменение типа признака, заполнения справочника городов и регионов.

· Функция «Расчет себестоимости» предназначена для расчета себестоимости отгрузки по данным закупочных цен. Закупочные цены могут быть рассчитаны двумя методами: «Средневзвешенные за период» и «По последней закупке», предшествующей отгрузке. Можно добавить в список товары, по которым будет проведена данная обработка, или установить флажок «По всем» (в этом случае будет обработан весь справочник).

Установка флажка «Пропускать, если себестоимость в реестре не равна нулю» позволяет не заменять данные о себестоимости, уже занесенные в реестр.

Сервисная функция «Расчет остатков» предназначена для расчета остатков това­ров на складе по данным реестров отгрузки и закупки. Она может быть полезна в случае, если импорт остатков товаров на складах невозможен из учетной системы.

· Импорт данных возможен из учетных и бухгалтерских сис­тем, баз менеджеров и внешних источников информации (курсов валют, числовых рядов, цен конкурентов и т.п). Импорт данных выполняется в форматах МS Ехсеl, MS Outlook, Monitor CRM.

Импорт данных, например, из МS Ехсеl необходимо производить в следующей последова­тельности:

- выберите файл и то, что вы будете импортировать: справочник, реестр, себестоимость, внешние параметры или цены конкурентов;

- нажмите кнопку «Далее», при этом будет запущен Microsoft Excel;

- выберите Лист в выпадающем списке, укажите Начальную строку;

- укажите условие, при котором импорт будет закончен.

В качестве параметра может быть указан номер конечной строки или вы­брана возможность импорта до первой пустой строки. Если вы импортируете реестр, то укажите начальную и конечную даты - если за этот пери­од уже импортировались данные, то они будут удалены. При импорте будет необходимо выполнить определенные установки.

· Экспорт данных. Данный модуль выполняет загрузку данных из учетных систем БЭСТ, Парус, Фолио, Оборот+ и некоторых других систем.

· Репликация данных. Модуль применяется для синхронизации центральной базы данных и базы данных филиалов.

 

Сервис

Не все пункты этого модуля доступны пользователям без прав администратора. В данный пункт главного меню входят модули: получение почты, настройки, слияние базы. Коротко о функциях, выполняемых этими модулями.

· Модуль «Получение почты» предназначен для получения почты непосредственно в базу данных.

· Модуль «Настройки» предназначен для редактирования пользова­тельских настроек и внешнего вида других модулей программы. Боль­шинство настроек задаются индивидуально для каждого пользователя. В данном модуле имеется возможность:

- вводить и удалять пользователей и назначать им права;

- переименования реестров, справоч­ников и основных модулей программы по желанию пользователя;

- настроить внеш­ний вид создаваемых в программе отчетов;

- выполнить ряд дополнительных настроек отображения информации в справочниках;

- настраивать электронную почту;

- настроить параметры от­крытия реестров. Можно указать начальную и конечную даты;

- выполнить некоторые дополнительные настройки для работы с контактами и работы с проектами;

- ввести реквизиты, необходимы для заполнения печатных форм, указать основную валюту;

- указать модули программы, запускаемые при запуске программы;

- Создать или настроить «Меню пользователя», которое может содержать кнопки для запуска основ­ных справочников, модулей, сохраненных отчетов, а также внешних про­грамм.

Для настройки меню пользователя предусмотрены специальные кнопки: «Добавить все», «Добавить текущий элемент» (элемент, на котором установлен курсор в левой таблице. Вместо нажатия кнопки можно устано­вить флажок на элементе.), «Удалить текущий элемент», «Удалить все». Имеется возможность изменить порядок элементов меню, добавить вызов внешней программы. Для отображения на экране панели инструментов «Меню» выберите в меню «Вид» пункт «Панели инструментов» и установите флажок напро­тив пункта «Меню».

· Модуль «Слияние данных» предназначен для объединения элементов справочников.

 

Литература

 

Литература

1. Аналитическая CRM – система Monitor, Руководство пользователя, КГ «Бизнес навигатор», Н. Новгород, 2006 г.

 






ТОП 5 статей:
Экономическая сущность инвестиций - Экономическая сущность инвестиций – долгосрочные вложения экономических ресурсов сроком более 1 года для получения прибыли путем...
Тема: Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ - На основании изучения ФЗ № 135, дайте максимально короткое определение следующих понятий с указанием статей и пунктов закона...
Сущность, функции и виды управления в телекоммуникациях - Цели достигаются с помощью различных принципов, функций и методов социально-экономического менеджмента...
Схема построения базисных индексов - Индекс (лат. INDEX – указатель, показатель) - относительная величина, показывающая, во сколько раз уровень изучаемого явления...
Тема 11. Международное космическое право - Правовой режим космического пространства и небесных тел. Принципы деятельности государств по исследованию...



©2015- 2024 pdnr.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.