Документ и система документации.

Регламентация деятельности кадровой службы.

Делопроизводство– административно-управленческая деятельность организации, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций. Как синоним - документационное обеспечение.

Под кадровым делопроизводством понимают полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы и до момента завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Структурно выделяют две части в делопроизводстве:

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и норм, порядка работы с кадровой документацией возложены на руководителя орг-ии. В последующем рук-ль может делегировать свои полномочия, закрепляя и возлагая их на конкретных сотрудников.

Осуществляется делопроизводство как должностными лицами, для которых это является основной функцией, так и другими должностными лицами, на которых соотв. распорядительными документами возложена таковая ответственность.

Документ и система документации.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Система документации– совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению.

Унифицированная система документации– система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Функции документа:

1. Информационная (документирование, хранение, передача информации, её последующее использование);

2. Управленческая (с помощью документов принимаются какие-то вопросы, решения);

3. Коммуникативная;

4. Правовая (документ может служить письменным доказательством в суде, сам закон несет правовую функцию);

5. Организационная (документ устанавливает порядок взаимодействия и поведения работников);

6. Научно-историческая.

Классификация документов – распределение документов по группам на основе признаков содержания, формы составления и т.д. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация документов общего делопроизводства:

· По способу документирования

1) Рукописные;

2) Электронные;

3) Видео-, фото-, аудиодокумент.

· По сфере использования

1) Юридические;

2) Организационно-распорядительные;

3) Бухгалтерские;

4) Статистические и др.

· По месту составления

1) Входящие;

2) Исходящие;

3) Внутренние.

· По грифу ограничения доступа

1) Открытые;

2) С грифом ограничения доступа.

· По происхождению

1) Именные;

2) Служебные.

· По юридической значимости

1) Подлинник (оригинал);

2) Копии;

3) Заверенные копии;

4) Дубликаты.

· По форме изложения

1) Индивидуальные

2) Типовые

3) Трафаретные

· По срокам хранения

1) Временного хранения (до 10 лет);

2) Долговременного хранение (>10 лет);

3) Постоянного хранения.

· Электронный документ – документ, в котором информация представлена в информационно-цифровом виде.

Классификация кадровых документов:

· Организационные документы регламентируют порядок функционирования и построения системы УП конкретной организации. (Устав, ПВТР, должностные инструкции, правила ведения трудовых книжек и др.);

· Распорядительные документы (приказы, распоряжения) являются основанием для принятия решений, для приема работника на работу и т.д.;

· Информационно-справочная документация (базы данных, нормативно-справочная документация, письма, телеграммы, факсы, докладные, объяснительные, служебные записки);

· Персональные документы

- Документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями (полис мед. страхования);

- Персональные документы, выдаваемые работникам учреждением по месту работы для подтверждения различных правовых актов и целевого представления;

- Документы, составленные и направляемые работниками работодателю или профсоюзному органу в целях прекращения и установления каких-либо правоотношений (личное заявление, резюме, объяснительные записки, жалобы);

- Служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные, личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику (результаты тестирований, протокол заседаний аттестационной комиссии).

· Учетные документы выполняют функцию персонального учета работников и являются базой персональных данных, получаемые при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движений персонала. Самая объемная группа документов

- Первичные учетные документы (личная карточка);

- Вторичные учетные документы.

· Договорные документы регламентируют правовые взаимоотношения работников и работодателей и закрепляются в коллективном договоре, трудовом договоре, соглашением.

· Плановые документы (штатное расписание, план по труду и численности, график отпусков) – документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования организации персонала, численного состава различных категорий.

· Отчетно-статистический документ – группа, которая концентрирует в себе все сводные отчеты, которые организация делает (баланс рабочего времени).

· Документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (табель учета РВ, платежная и расчетная ведомости, лицевой счет работника).

Документы по личному составу включают:

1. Документы по комплектованию персонала (приказ о приеме, трудовые договора, ИНН, полис мед. страхования, личная карточка);

2. Документы по процессам продвижения персонала (дополнительное соглашение, приказ о переводе, должностная инструкция, командировочное удостоверение, график отпусков, больничные, аттестационные листы, протоколы);

3. Документация, связанная с выполнением требований трудовой дисциплины (докладные, объяснительные служебные записки, приказ, наложение взыскания или поощрения);

4. Документация, связанная с прекращение трудовых отношений или увольнений (заявления об увольнении, трудовой договор, трудовая книжка, приказ об увольнении, служебные записки, объяснительные и акты).

Нормативно-методическая база кадрового делопроизводства.

Нормативно-методическая база кадрового делопроизводства – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций, предъявляемых к составлению документов по личному составу и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями, регламентирующих документационное обеспечение персонал-технологий, используемых в деятельности службы персонала в соответствии с ЛНА.

Нормативно-методическая база кадрового делопроизводства регламентирует:

- Правила оформления документов;

- Правила работы с документами;

- Обеспечение сохранности документов;

- Порядок передачи документов на архивное хранение;

- Работу службы делопроизводства;

- Внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

- Работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- Юридические аспекты, связанные с документами и пр.

Законы, регулирующие трудовые отношения и работу с документами:

· Конституция РФ;

· ТК РФ;

· УК РФ (ответственность за работу с документами, за невыполнение трудовых обязанностей и т.п.);

· ГК РФ (гражданские правовые отношения)

· КОАП (кодекс РФ об административных правонарушениях);

· ФЗ об информации, информационных технологиях и о защите информации от 2006 года;

· ФЗ о коммерческой тайне (охрана конфиденциальности информации);

· ФЗ о защите персональных данных;

· ФЗ об архивном деле.

Постановления, регулирующие трудовые отношения и работу с документами:

· Постановление госкомстата об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;

· Постановление о трудовых книжках;

· Постановление Министерства труда и социального развития об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек;

· ГОСТ Р.6.30 – 2003 – унифицированная система документации, требования к оформлению документов.

Общероссийские классификаторы, регулирующие трудовые отношения и работу с документами:

· ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций;

· ОКАТО – общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления;

· ОКПДТР – общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;

· ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации и т.д.

Инструкции, нормативные документы, регулирующие трудовые отношения и работу с документами:

· Требование инспекции пенсионного фонда (ПФ) и типовая инструкция по организации делопроизводства в негосударственных ПФ;

· О типовой инструкции по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти.

Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит следующие разделы:

1) Общие положения;

2) Порядок составления и оформления служебных документов;

3) Порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

4) Контроль исполнения документов;

5) Порядок работы с входящими документами;

6) Порядок работы с внутренними документами;

7) Составление номенклатуры дел, правила формулирования дел, порядок обеспечения сохранности документов;

8) Порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Общие требования к оформлению кадровой документации

Юридическая сила документа – свойства официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством комплектацией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты:

- Реквизит № 8 – наименование организации – автора документа. Наименование должно соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах;

- Реквизит № 11 – дата документа (для протокола – дата заседания, для акта – дата события);

- Реквизит № 14 – место составления или издания документа (если непонятно территориальное место);

- Реквизит № 16 гриф утверждения документа (УТВЕРЖДАЮ: наименование должностного лица, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения);

- Реквизит № 17 – резолюция (указание на исполнение);

- Реквизит № 24 – визы согласования;

- Реквизит № 27 – отметка об исполнителе (ФИО, инициалы, контактный телефон), в конце документа в левом нижнем углу.

Поля: левое – 20 мм, правое – 30 мм, верхнее и нижнее – 20 мм.