Заявление о приеме, переводе на другую работу, предоставлении отпуска

При поступлении на работу, переводе, в случае необходимости предоставления отпуска граждане подают письменное заявление, в котором излагают свою просьбу о зачислении на предприятие, переводе на другую работу, планировании очередного отпуска. Заявление о приеме на работу после его рассмотрения и заключения Трудового договора является основанием для издания приказа о приеме на работу.

Студентам необходимо обратить внимание на то, что заявление выполняется от руки, на бумаге формата А4, так как это соответствует формату документов личного дела, куда обычно впоследствии помещаются заявления.

Вместе с тем на крупных предприятиях ряд личных заявлений граждан оформляется на специальных бланках, выполненных типографским способом. Например, заявление о предоставлении отпуска. В заявлении обычно указывается: наименование организации или структурного подразделения, фамилия, имя, отчество заявителя, наименование вида документа, текст, подпись, дата составления.

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, по беременности и родам и т. п., должны содержать указание в тексте ссылку на необходимые документы, являющиеся основанием для предоставления отпуска. Во многих случаях на заявлениях непосредственным руководителем выполняются визы согласования. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают об этом в письменной или устной форме.

Директору __________________

(наименование организации)

от (фамилия, имя отчество)

адрес проживания

ЗАЯВЛЕНИЕ

Дата: 00.00.000

Прошу принять меня на работу на должность ___________________________

(указывается должность)

в ________________________________________________________________

(отдел, цех)

Подпись _______________

Виза руководителя подразделения о согласии с указанием оклада или иного способа оплаты труда

00.00.000 (подпись) И. О. Фамилия

Трудовая книжка

Одним из основных документов о трудовой деятельности и трудовом стаже является трудовая книжка. Оформление трудовых книжек ведется в соответствии с правилами и Инструкцией по заполнению трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 сентября 2003 г.

В соответствии с Инструкцией работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего на предприятии или в организации свыше 5 дней, в том числе сезонных и временных работников. Прием на работу без трудовых книжек не допускается. На лиц, которые поступают на работу впервые, работодатель оформляет трудовую книжку в установленном порядке.

Студентам необходимо обратить внимание на то, что наименование профессии или должности вносится в трудовую книжку в соответствии с наименованием профессии или должности, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий.

В случае прекращения действия трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день его увольнения.

Следует отметить, что в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, о награждениях, увольнении и прекращении трудового договора. Необходимо знать, что все записи вносятся в трудовую книжку после выхода приказа о приеме на работу.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением тех случаев, когда взыскание является основанием для увольнения. Запись о прекращении трудового договора производится в день увольнения и должна соответствовать тексту приказа об увольнении и производиться в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Заполнение трудовой книжки производится работником отдела кадров или лицом, ответственным за работу с персоналом, чернилами или пастой черного или синего / фиолетового цвета.

Оформление трудовой книжки начинается с заполнения титульного листа, который содержит сведения о работнике. Здесь указываются: фамилия, имя, отчество работника, дата рождения, образование, профессия.

Важно понимать, что все записи ведутся только на основании представленных документов.

Титульный лист подписывается работником и лицом, ответственным за оформление трудовых книжек, и заверяется печатью предприятия.

Изменения в титульный лист, связанные с изменением фамилии, имени, отчества, образования, профессии, вносятся на основании подтверждающих документов и заверяется печатью.

Студентам следует обратить внимание на то, что одним из основных разделов трудовой книжки, является раздел «Сведения о работе», в котором указывается: наименование организации, дата приема на работу, подразделение, профессия или должность, на которую принят работник, в строгом соответствии с Единой номенклатурой должностей служащих или в соответствии со штатным расписанием предприятия.

Необходимо учитывать, что заполнение этого раздела начинается с записи полного названия организации, указанная запись выполняется в третьей графе и выделяется, как заголовок.

В первой графе указывается порядковый номер вносимой записи, а во второй – дата приема на работу.

Ниже наименования организации в третьей графе записываются сведения о приеме на работу, с обязательным указанием структурного подразделения, должности в соответствии с Квалификационным справочником должностей или штатным расписанием организации.

Помимо указанных сведений в третий раздел книжки могут быть внесены записи о получении новой профессии, более высоких разрядов и должностей.

В четвертом разделе указывается, на основании чего внесена запись, а также наименование документа с указанием его даты и номера, послужившим основанием для указанной записи.

Следует обратить внимание на то, что сведения о работу по совместительству производятся только по желанию работника по месту основной работы.

Запись о переводе, увольнении оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

Изменение в наименовании организации оформляется отдельной строкой с указанием приказа, даты и номера о ее переименовании.

Сведения о поощрениях, награждениях ценными подарками, почетными грамотами, объявлении благодарности, занесении в Книгу почета, изобретениях и открытиях работников вносятся в раздел «Сведения о поощрениях».

В указанном разделе пишется в виде заголовка наименование предприятия, ниже указывается порядковый номер записи и ее дата. Здесь же записывается, как и чем награжден работник, за какие достижения, а также на основании чего внесена запись. При этом обязательно указывается наименование документа, послужившего основанием для поощрения или награждения, его дата и номер.

Исправления записи о работе, переводе, увольнении, награждениях и поощрениях вносятся только на основании приказа или иных представленных документов, и заверяется печатью предприятия.

Исправления или зачеркивания ранее внесенных записей не допускается, за исключением титульного листа, где может быть внесена новая фамилия или профессия путем зачеркивания старой записи и выполнения новой.

Студенту следует знать, что выдача дубликата трудовой книжки может быть произведена по причине утраты или физического износа оригинала документа.

Замена трудовой книжки производится, как правило, по последнему месту работы. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки выполняется надпись «Дубликат».

В случае утраты трудовой книжки работник должен подать заявление работодателю с последнего места работы. Работодатель в течение 15 дней после подачи заявления обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки, где указываются сведения по последнему месту работы.

В дубликате допускается указывать общий суммарный стаж работы в предшествующих организациях, подтвержденный представленными документами. Выдача дубликатов трудовых книжек фиксируется в журнале регистрации дубликатов (копии) трудовых книжек.

В необходимых случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы, в нее вшивается вкладыш, который заполняется в установленном порядке. Наличие вкладыша отмечается записью на титульном листе «Выдан вкладыш», здесь же указывается его серия и номер.

Как уже отмечалось, работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день его увольнения с внесением в него соответствующих записей. В случае отсутствия работника по уважительным причинам трудовая книжка может быть выдана его близким родственникам под расписку или выслана по почте.

Бланки трудовых книжек являются документами строгой отчетности. Они вносятся в приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Выданные трудовые книжки и вкладыши вносятся в книгу учета движения трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается за получение в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Если трудовая книжка не востребована, то она хранится на предприятии в специально оборудованных сейфах, шкафах в течение двух лет, затем передается в ведомственный архив. Срок хранения невостребованных трудовых книжек в архиве предприятия – 50 лет. Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей вносятся в акт и выделяются к уничтожению.

Фрагмент заполнения раздела трудовой книжки «Сведения о работе»

нового образца

Форма журнала учета движения т рудовых книжек

и вкладышей к ним

Личное дело

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике на протяжении всей его трудовой деятельности.

Студентам следует обратить внимание на то, что именно в личных делах сконцентрирована вся информация о работнике.

В соответствии с длительной сложившейся практикой различных кадровых служб личные дела ведутся на руководящих работников всех уровней, специалистов, имеющих высшее или среднее профессиональное образование, материально ответственных лиц, государственных служащих, студентов высших и средних учебных заведений.

Вместе с тем встречается немало организаций и предприятий, где личные дела ведутся на всех работающих без исключения.

Формирование личного дела на работника начинается после издания приказа о приеме на работу. Вместе с выпиской из приказа в личное дело помещаются документы, представленные сотрудником при поступлении на работу (заявление, автобиография, копия документа об образовании и др.). Необходимо отметить, что если в состав личного дела входит дополнение к личному листу по учету кадров, то копии приказов о приеме, перемещении или увольнении работника в состав личного дела не включаются.

Для формирования личного дела используется стандартная папка размеров 215×300 мм, внутренние стороны которой используются для наклейки специальных конвертов или карманов для хранения документов об образовании или иных неподшиваемых документов.

Рекомендуется следующий состав и порядок расположения документов внутри личного дела:

˗ внутренняя опись документов дела;

˗ резюме;

˗ заявление о приеме на работу;

˗ трудовой договор;

˗ личный листок по учету кадров или анкета;

˗ дополнение к личному листу по учету кадров;

˗ автобиографии;

˗ копии документов об образовании;

˗ характеристика.

Студентам следует обратить внимание на то, что для отдельных категорий работников состав личного дела может быть дополнен следующими документами:

˗ список научных работ и изобретений;

˗ аттестационные листы;

˗ выписки из протоколов научных советов об избрании по конкурсу;

˗ отзывы и представления;

˗ копии наградных листов.

В личное дело могут быть включены копии документов, подтверждающих изменение анкетно-биографических данных работника, медицинские заключения, сведения о доходах и имуществе и др.

Оперативное хранение личных дел сотрудников осуществляется кадровой службой организации в специальных металлических шкафах или сейфах. Учет личных дел проводится в специальном журнале, где фиксируется количество личных дел по структурным подразделениям и должностям с указанием фамилий и табельных номеров сотрудников.

Карточка формы № Т-2

Студентам необходимо обратить внимание на то, что основным документом по учету персонала сегодня является карточка формы № Т-2. Особенностью карточки является то, что она заводится на всех без исключения работников, принятых как на постоянную, так и на временную работу.

Карточка формы № Т-2 заполняется работником отдела кадров, ответственным за прием персонала, только на основании представленных документов. Это паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовая книжка, свидетельство государственного пенсионного страхования, военный билет, документы, подтверждающие полученное образование и квалификацию, и др.

В соответствии с действующим законодательством этот список может быть расширен. Для лиц, поступающих на государственную и муниципальную службу, где для учета персонала используется форма № Т-2 ГС (МС).

Основные разделы карточки формы № Т-2 включают полное наименование и кодовое обозначение организации, табельный номер работника, его фамилию, имя, отчество, а также дату и место рождения, номера свидетельств государственного страхования и постановки на налоговый учет.

Целый ряд разделов карточки № Т-2 содержат сведения об образовании, стаже, составе семьи работника, месте проживания и регистрации, его отношении к воинской службе.

Значительное место в карточке формы № Т-2 отведено последующим перемещениям работника внутри организации на другую должность или в другое структурное подразделение. Здесь обязательно указывается наименование новой должности, дата и номер приказа, послужившего основанием для перевода, тарифная ставка или оклад.

Несколько разделов карточки посвящены аттестации работника, повышению квалификации и профессиональной переподготовке, поощрениям и социальным льготам.

В карточку формы № Т-2 обязательно вносятся все виды отпусков, предоставленных работнику на протяжении его трудовой деятельности в данной организации, а также основание для прекращения трудового договора с указанием даты и номера приказа об увольнении.

Все данные, внесенные в карточку формы № Т-2, обязательно заверяются работником кадровой службы и личной подписью работника.

Унифицированная форма № Т-2

Утверждена

постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 № 1

(наименование организации)

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА

Работника

I. Общие сведения

1. Фамилия ____________________ имя __________ отчество _______________________

2-я страница формы № Т-2

8. Стаж работы (по состоянию на « ____ » ___________________________ 20____ г.):

Общий

Непрерывный ____________ дней _____________ месяцев _____________ лет

Дающий право

на надбавку ____________ дней _____________ месяцев _____________ лет

за выслугу лет ____________ дней _____________ месяцев _____________ лет

10. Состав семьи:

11. Паспорт: _________ № __________ Дата выдачи «___» __________________ года

Выдан _______________________________________________________________________

наименование органа, выдавшего паспорт

Дата регистрации

по месту жительства «___» ________________________ г.

Номер телефона ___________________________________