ЗАПОЛНЕНИЕ ЛИЧНОЙ КАРТОЧКИ РАБОТНИКА ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

В перечень документов, необходимых для заполнения при оформлении на работу работника, включена унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника", а для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы, предусмотрена форма N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего" (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). В дополнение к личной карточке на научного и научно-педагогического работника ведется также форма N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника".

См. образец заполнения учетной карточки научного, научно-педагогического работника.

Ситуация из практики. Правомерно ли ведение личных карточек работников (форма N Т-2) в электронном виде?

Законодательством не предусмотрена возможность ведения личных карточек работников в электронном виде. При приеме на работу такая карточка может быть оформлена в электронном виде, но сразу после внесения в нее сведений о работнике необходимо ее распечатать и ознакомить с ней работника под подпись.

В соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) со всеми записями, вносимыми в трудовую книжку, необходимо ознакомить работника под подпись в личной карточке, в которой повторяется запись, сделанная в трудовой книжке. В личной карточке также предусмотрена графа "Работник кадровой службы", в которой расписывается, удостоверяя правильность заполнения карточки, лицо, ответственное за кадровое делопроизводство.

Указанные условия не могут быть выполнены надлежащим образом при ведении личной карточки не на бумажном носителе. Таким образом, ведение карточек (форма N Т-2) в электронном виде является нарушением законодательства о труде.

Личная карточка работника заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов:

- приказа (распоряжения) о приеме на работу;

- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством РФ необходимо предъявлять дополнительные документы (например, при приеме по совместительству на тяжелую работу, работу с вредными и опасными условиями труда требуется справка о характере и условиях труда по основному месту работы).

В п. 5 "Знание иностранного языка" раздела I личной карточки указывается степень знания языка: "владеет свободно", "читает и может объясняться", "читает и переводит со словарем".

Пункт 8 раздела I личной карточки предусмотрен для отражения стажа работы, который рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Со слов работника могут быть внесены данные о ближайших родственниках в п. 10 "Состав семьи" и о фактическом месте жительства в п. 12 "Адрес места жительства".

Заполнение раздела II "Сведения о воинском учете" производится на основании:

- военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

- удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

- п. 1 "Категория запаса" - на офицеров запаса не заполняется;

- п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);

- п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101", или шесть цифр и буквенный знак, например "113194А");

- п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";

- п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):

строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о его выдаче и изъятии;

строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" - не заполняются;

п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";

п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

В п. 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В раздел III "Прием на работу, переводы на другую работу" вносятся сведения на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, после чего работник знакомится с ними под роспись в графе 6 формы N Т-2 или N Т-2ГС(МС).

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др. В него также можно вносить записи о времени отстранения от работы для правильного исчисления периодов, за которые предоставляются отпуска, периодах простоя и т.п.

Подробнее о заполнении личной карточки см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Классификаторы, используемые при заполнении личной карточки формы N Т-2".

См. образец заполнения личной карточки.

См. образец заполнения учетной карточки научного, научно-педагогического работника.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные (Указания, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). То есть прежние сведения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные (сверху или рядом с соответствующей графой), которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В аналогичном порядке можно вносить исправления в личную карточку работника при обнаружении неправильных записей.

См. образец заполнения личной карточки при изменении (исправлении) сведений о работнике.