Создание структуры таблицы Поставщики

Дважды щелкните на ярлыке . Откроется пустое окно конструктора, в котором нужно определить структуру таблицы Поставщики. В этой таблице будут содержаться сведения о поставщиках товаров: название, телефон.

Начнем определять поля таблицы Поставщики:

1. Ключевое поле

Сначала нужно позаботиться о том, чтобы в таблице было хотя бы одно поле, значения которого однозначно определяли бы каждого поставщика (было бы ключевым). Поскольку ни одно из перечисленных выше полей таким быть не может, введите специальное поле КодПоставщика и присвойте каждому поставщику уникальный код. Для этого выполните следующие действия.

Установите курсор в первую строку столбца Имя поля и введите КодПоставщика. Теперь нужно определить тип этого поля.

Переместите курсор в столбец Тип данных (по умолчанию ему присваивается тип Текстовый). Щелкните на кнопке в правой части столбца – появится список типов данных, которые могут быть использованы в таблицах Access. Выберите в списке значение Счетчик. В этом случае Access будет автоматически присваивать каждому читателю уникальный код, значение которого на 1 больше предыдущего.

Обратите внимание на нижнюю часть окна. В ней на данный момент показаны присвоенные по умолчанию значения свойств поля КодПоставщика. Свойства полей не одинаковы для полей с разными типами данных, и вы убедитесь в этом, начав вводить определение для следующего поля.

2. Название поставщика

Установите курсор в столбец Имя поля на вторую строку и введите название следующего поля: Название. Тип данных оставьте Текстовый. Список свойств для типа поля Текстовый другой.

Свойство Размер поля определяет максимальное количество допустимых символов, которые можно ввести в это поле (по умолчанию 50). Для экономии памяти введите меньшее значение символов, например 20.

Следующие несколько свойств можно не заполнять, а вот значение свойства Обязательное поле нужно изменить, сделав это поле обязательным. Тогда при вводе данных в таблицу Access всегда будет требовать ввести в это поле значение, и у Вас не будет безымянных поставщиков.

3. Телефон поставщика

Установите курсор в столбец Имя поля на третью строку и введите название следующего поля: Телефон. Тип данных оставьте Текстовый. Обратите внимание, несмотря на то что в телефоне присутствуют только цифры, ошибочно было бы присваивать этому полю числовой тип данных. Числовой тип данных присваивается только тем данным, над которыми впоследствии будут производиться арифметические операции. Кроме того, при записи телефона для удобства последующего восприятия информации следует воспользоваться маской ввода. Установим свойства поля Телефон.

Свойство Размер поля определим равным 14, так как в каждый номер будет содержать, помимо самого номера, и код федеральной связи, а также символы-разделители.

Свойство Маска ввода установим следующим (999)999-99-99. Теперь при вводе номера телефона вы будете вводить только цифры, а все символы-разделители будут проставляться автоматически.

Прежде чем сохранить таблицу, необходимо определить в ней ключевое поле. Как мы договорились, ключевым полем в таблице Поставщики будет поле КодПоставщика. Чтобы сделать это поле ключевым, выделите его, установив курсор в любом месте строки описания поля, затем найдите на панели инструментов кнопку с изображением ключика и щелкните по ней. Поле КодПоставщика помечается специальным значком – ключ в поле выделения в левой части окна (рис. 77).

Рисунок 77 – Таблица Поставщики в режиме конструктора

Таблица создана, и можно закрыть окно конструктора. Для этого нажмите кнопку закрытия окна. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы? ответьте Да. В окне Сохранение (рис. 78) в поле Имя таблицы введите имя создаваемой таблицы Поставщики и нажмите кнопку ОК.

Рисунок 78 – Сохранение таблицы Поставщики

Создадим таблицу Товары и определим ее связь с таблицей Поставщики