МОДУЛЬ 1. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Матвієнко О., Цивін М.

ОСНОВИ

ОРГАНІЗАЦІЇ

ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

Навчальний посібник

Матвієнко О., Цивін М. Основи організації електронного документообігу: Навчальний посібник.-К.:ЦУЛ, 2008.- 112с.

Навчальний посібник присвячений вивченню основ ефективного впровадження та функціонування системи електронного документообігу на основі вивчення та побудови інформаційної моделі організації, яка відображає її документальні потоки та інформаційні зв’язки.

У навчальному посібнику викладено загальні принципи організації документообігу в організаціях, основні підходи до впровадження систем електронного документообігу, подано принципи побудови систем електронного документообігу, сформульовано вимоги до їх функціональних можливостей.

Посібник призначений для студентів вищих навчальних закладів, магістрів, аспірантів.

ЗМІСТ

МОДУЛЬ 1. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ 6

Документообіг у системі управління. 6

Загальна структура документаційного забезпечення управління. 7

Документальні потоки у системі управління. 13

Організаційна структура документаційного забезпечення управління. 19

МОДУЛЬ 2. ЕЛЕКТРОННИЙ ОФІС. ІНФОРМАЦІЙНА МОДЕЛЬ ОРГАНІЗАЦІЇ 28

Електронний офіс. 28

Інформаційна модель організації 32

Організація як об’єкт впровадження електронного документообігу. 34

Електронний документ. 43

МОДУЛЬ 3. ПРИНЦИПИ ПОБУДОВИ ТА ФУНКЦІОНУВАННЯ СИСТЕМ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ.. 49

Стадії автоматизації документообігу. 49

Види систем електронного документообігу. 53

Електронний архів як складова системи електронного документообігу. 64

МОДУЛЬ 4. ОРГАНІЗАЦІЙНО - ТЕХНОЛОГІЧНІ ПІДХОДИ ДО ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ.. 68

Этапы проекта. 69

Аналіз документообігу підприємства. 69

Критерії оцінювання системи електронного документообігу. 71

Етапи переходу до електронного документообігу в організаціях. 72

МОДУЛЬ 5. ІНФОРМАТИЗАЦІЯ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ.. 76

Демократизація державного управління в інформаційному суспільстві 76

Інформаційно-технологічний простір державного управління. 80

ТЕСТИ... 88

РОБОЧА ПРОГРАМА КУРСУ „ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ”. 99

Додаток 1. 105

ПЕРЕДМОВА

Питання розвитку електронного простору України набуває сьогодні особливої актуальності. Важливим кроком у цьому напрямі було започаткування 18 квітня 2002 року довгострокової програми під умовною назвою «Електронна Україна», в межах якої передбачено заходи створення ефективного механізму інформаційної взаємодії органів влади всіх рівнів, впровадження електронного документообігу та забезпечення інформаційної безпеки.

В органах державного управління циркулюють значні інформаційні потоки. Частина цих потоків стосується безпосередньо здійснення управлінських впливів у внутрішньому контурі управління, інша – виражає взаємозв‘язки державного апарату із суспільством, з інтересами і потребами громадян. Обидві частини утворюють єдиний масив соціально-управлінської інформації, яка є найвищим, найбільш складним і різноманітним типом інформації, яку працівники держапарату одержують і використовують для соціального впливу на суспільство, для управління суспільством. Система інформаційного забезпечення здійснює інформаційну підтримку органів у всіх напрямах службової діяльності, надаючи багатоцільову, статистичну, аналітичну та довідкову інформацію. Інформаційне забезпечення управління – комплекс організаційних, правових, технічних, технологічних заходів, засобів та методів, що забезпечують у процесі управління і функціонування системи інформаційні зв’язки її елементів шляхом оптимальної організації інформаційних масивів баз даних і знань.

Основною умовою для створення ефективних механізмів взаємодії органів державного управління і суспільства є інформатизація всіх процесів, які мають місце в повсякденній діяльності органів державної влади. Одним із напрямів реалізації цього завдання є впровадження у органах державного управління систем електронного документообігу. Управлінська діяльність та документообіг в органах державної влади є елементом складної організаційної структури, яка взаємодіє з іншими процесами управління і спрямована на досягнення глобальних цілей забезпечення інформаційно-аналітичної діяльності органів державної влади.

Ефективне функціонування систем електронного документообігу можливе тільки на основі визначення раціональної структури управління, видів діяльності та завдань, які необхідно виконати для досягнення цілей діяльності підприємства, визначення взаємопідпорядкованості та взаємозалежності зайнятих на підприємстві працівників, розстановка виконавців на окремих ділянках роботи відповідно до їх кваліфікації, спеціалізації.

У навчальному посібнику вводяться і роз’яснюються у логічній послідовності базові поняття навчального курсу „Основи організації електронного документообігу”, викладено загальні принципи організації документообігу в організаціях, основні підходи до впровадження систем електронного документообігу, подано принципи побудови систем електронного документообігу, сформульовано вимоги до їх функціональних можливостей, розглянуто проблеми, які при цьому виникають. З огляду на насиченість ринку програмних продуктів та надлишковість (або недостатність) їх функціональних можливостей для підприємств різних форм і напрямів діяльності, авторами свідомо не розглядались конкретні системи для організації електронного документообігу. Концепція навчального курсу побудована на тому, що основою ефективного впровадження та функціонування системи електронного документообігу є побудова інформаційної моделі організації, яка відображає її документальні потоки та інформаційні зв’язки (зовнішні та внутрішні).

Вивчення курсу спрямоване на набуття знань щодо розуміння системної організації інформаційно-технологічного простору організації, побудови її інформаційної моделі, що є основою ефективного функціонування системи електронного документообігу як системоутворюючого чинника сучасної інфраструктури управління складними організаційними об’єктами.

Практичні навички з використання конкретних систем документообігу студенти одержують на практичних заняттях з курсу.

Пропонований навчальний посібник є опорним конспектом, який доцільно використовувати для первинного ознайомлення з курсом „Основи організації електронного документообігу”. Надалі необхідно продовжити вивчення окремих тем за навчальними посібниками, основною та додатковою літературою, рекомендованою для вивчення курсу. Опорний конспект корисний для закріплення вивченого матеріалу, для відновлення у пам’яті необхідних понять при вивченні наступних розділів курсу та інших дисциплін, які спираються на зміст курсу «Основи організації електронного документообігу».

Зважаючи на те, що розглянутий напрям інформатизації знаходиться у процесі становлення і динамічного розвитку, характеризується відсутністю усталеної термінології, поняттєвого апарату та системних досліджень, джерельною базою при написанні навчального посібника були публікації (в тому числі, і представлені у мережі Інтернет) з проблем впровадження інформаційних технологій, документознавства, інформатизації державного управління та інших галузей знань.

МОДУЛЬ 1. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Документ є лише засобом для перетворення інформативних даних у знання тих, хто їх потребує і хто віддалений від них у часі та просторі, або чий дискурсивний розум потребує, щоб йому показали внутрішні зв’язки речей

Поль Отле. Трактат про документацію