Організація як об’єкт впровадження електронного документообігу

Діловодство є комплексом заходів із забезпечення документаційного забезпечення управління підприємства або організації. Традиційна організація служб діловодства (управління справами, секретаріат, канцелярія та ін.) спрямована на виконання таких функцій:

– організаційне та документаційне забезпечення діяльності підприємства;

– організація єдиного порядку роботи з документами у підрозділах;

– організація індивідуальної та спільної змістової підготовки документів у підрозділах;

– обмін документами всередині та між структурними підрозділами організації;

– створення уніфікованих технологічних процедур проходження і опрацювання документів у підрозділах;

– використання уніфікованих форм представлення і опрацювання документів;

– реєстрація всіх документів, які надходять у організацію, з подальшим спрямуванням на розгляд кореспонденції керівництву та у підрозділи;

– реєстрація, облік, видання, розсилання та повернення, забезпечення зберігання вхідних і вихідних документів, проектів документів;

– реєстрація руху документів, включаючи резолюції, звіти про виконання, узгодження (візування);

– списання документів у справу та витягнення із справ; забезпечення збереженості, обліку та використання документів;

– обмін інформацією між співробітниками одного або кількох структурних підрозділів;

– здійснення контролю за своєчасним виконанням доручень вищих органів державної влади, доручень керівництва організації, листів та звернень громадян, звернень закладів, організацій;

– перевірка правильності та своєчасності виконання документів;

– створення належних умов для документаційного та організаційно-технічного забезпечення роботи керівництва організації, своєчасне забезпечення повною, точною та достовірною інформацією про стан підготовки та виконання документів та доручень;

– проведення інформаційно-довідкової та аналітичної роботи з питань документаційного забезпечення управління;

– одержання звітів, в тому числі статистичних, на основі інформації про документи і стан їх виконання.

Всі ці функції формалізовані та закріплені відповідними державними та галузевими стандартами і нормативними матеріалами, що створює основу їх автоматизації з використанням інформаційних комп’ютерних технологій опрацювання документів.

Вдосконалення бізнес-процесів має першочергове значення для підприємств, які бажають зберегти конкурентноздатність на ринку.

Рис. 12. Модель безперервного вдосконалення процесу

Створення і впровадження системи автоматизації діловодства та документообігу спрямовано на досягнення таких цілей:

в галузі роботи з документами:

· забезпечення підвищення оперативності і якості роботи з документами, впорядкування документообігу, забезпечення контролю виконання;

· створення умов для переходу від традиційного паперового документообігу до електронної без паперової технології;

· створення необхідних умов для підвищення частки інтелектуальної праці із змістового опрацювання документів і зниження витрат праці на рутинні операції;

· виключення дублювання роботи із введення інформації про документ на різних ділянках роботи з ним;

в галузі контролю за виконавською дисципліною:

· забезпечення автоматизованого контролю проходження документів у підрозділах організації з моменту їх одержання або створення до завершення виконання (відправлення або оформлення у справу), своєчасне інформування співробітників та керівництва про документ, які надійшли або створюються, виключення загублення документів;

· забезпечення випереджального контролю за своєчасним виконанням документів, доручень вищих органів державної влади та управління, доручень та вказівок керівництва організації, оперативне одержання інформації про стан виконання і місцезнаходження документа;

· скорочення термінів проходження і виконання документів;

в галузі організації доступу до інформації:

· забезпечення централізованого зберігання текстів документів, підготовлених у електронній формі, їх графічних образів, а також всіх супутніх матеріалів (реєстраційних карток документів, резолюцій, супроводжуючих документів) з можливістю організації логічного пов’язування документів, які відносяться до одного питання, і оперативного пошуку документів за тематичним набором реквізитів.

При організації електронного документообігу ключовими компонентами є процесне та проектне управління, автоматизація канцелярії, комунікативне середовище. Співвідношення цих елементів є індивідуальним для замовників різних сфер діяльності.

Існують певні особливості пропонованих рішень систем електронного документообігу для органів державної влади та управління, промислових підприємств, банків:

– для органів державного управління – системи опрацювання звернень фізичних та юридичних осіб, а також внутрішніх адміністративних регламентів;

– у банківській сфері – затребувані архіви кредитних історій та інших даних про клієнтів;

– промислові підприємства потребують, перш за все, автоматизації внутрішнього документообігу.

Аналітичний огляд ринку систем електронного документообігу, виконаний російською фірмою DSS Сonsulting (http://www.dssconsulting.ru/), яка надає послуги у сфері управлінського та ІТ-консультування, засвідчив, що найбільше СЕД впроваджено у державному секторі (Таблиця 6.)

Таблиця 6.

Впровадження систем электронного документообігу за січень-червень 2007 р. за галузями

Впровадження системи автоматизації документообігу створює апа­ратно-програмну основу для:

– єдиного порядку індивідуальної та спільної роботи з документами у підрозділах організації;

– об’єднання потоків електронних документів між підрозділами організації;

– використання спільної для всіх підрозділів (і організацій) системи індексації документів, спільних довідників-класифікаторів (таких як перелік організацій, номенклатура справ), єдиної форми реєстраційно-контрольної картки документів;

– забезпечення уніфікації управлінської документації та скорочення форм і видів однакових документів.

Для визначення потреби організації у впровадженні електронного документообігу необхідно визначитись за певними критеріями.