|
|
Загальна структура документаційного забезпечення управлінняУ загальному обсязі управлінської роботи до 60–70 % займають операції з документами. Інформація, яка в них міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксації, обробки, систематизації тощо). Визначення 1.
Суб’єктами документаційного забезпечення управління є органи державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, об’єднання громадян, фізичні особи, які здійснюють документування та організацію роботи з документами. Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи":
Визначення 2.
Діловодство – діяльність, яка охоплює процедури створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів. Визначення 3.
Виділяють такі види документообігу: – централізований документообіг (вся документація централізовано реєструється) – децентралізований документообіг (допускається реєстрація документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих умов роботи) – змішаний документообіг (найбільш важлива внутрішня документація та листування керівництва реєструється у канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах )
Основні типи документів, які складають централізований документообіг: вхідні – документи, що надходять в організацію; вихідні – документи, призначені для відправлення у інші організації; внутрішні – документи, створені в організації і не призначені для виходу за її межі.
Основні типи документів та процедури їх опрацювання наведені на рис.2-4 [8].
Рис. 2. Маршрут вхідного документа
Із вхідними документами виконують такі операції: – експедиційне опрацювання; – реєстрація; – розгляд керівництвом і видача резолюцій; – ознайомлення у структурному підрозділі і виконання; – контроль за виконанням, який включає постановку документів на контроль; – відслідковування ходу виконання; – укладання діловодних звітів для керівництва; – зняття виконаних документів з контролю.
Рис. 3.Маршрут вихідного документа
Основні процедури опрацювання вихідних документів: – розробка проекту документа у структурному підрозділі; – узгодження проекту документа у структурних підрозділах організації; – затвердження документа керівництвом; – реєстрація документа; – експедиційне опрацювання документа.
Рис. 4. Маршрут внутрішнього документа
При створенні внутрішніх документів виконуються такі операції: – підготовка проекту внутрішнього документа: – забезпечення узгодження документа; – затвердження; – реєстрація; – розсилка у підрозділи; – контроль виконання документа. У процесі управління підприємством інформація приймається, опрацьовується, виробляється рішення, що доводиться до виконавців, дії яких контролюються. Документаційне забезпечення управління – галузь діяльності, яка забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами (рис.5)
Етапи документообігу в організації: – експедиційна обробка документів, які надходять в організацію; – попередній розгляд документів службою документаційного забезпечення управління; – реєстрація документів; – організація раціонального руху документів всередині організації, в т.ч. доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, проходження узгодження і підпису проектів документів; – обробка виконаних документів і їх відправлення.
Види робіт, виконувані при опрацюванні різних типів документів: – вхідні документи (що надійшли з інших організацій) - відкриття конвертів; реєстрація; розгляд керівництвом та накладання резолюції; поставлення на контроль; ознайомлення в структурному підрозділі та виконанню; слідкування за виконанням документа; складання звітів для керівництва; зняття виконаних документів з контролю; – вихідні документи (створювані структурними підрозділами для відправки в інші організації) - розробка проекту документа у структурному підрозділі; погодження проекту документа в структурних підрозділах організації; затвердження документа керівництвом; реєстрація документа; відправка; – внутрішні документи (створювані структурними підрозділами для розсилки по організації) - підготовка проекту внутрішнього документа; забезпечення погодження документу; затвердження; реєстрація; розсилка по підрозділам; контроль за виконанням документа.
Зовнішній контур починається з вхідних документів, які надходять на підприємство ззовні. Це можуть бути розпорядження вищих органів, накази, постанови, листи від партнерів та замовників та ін. Одержані документи реєструються і надходять на виконання.
Якщо документ створюється всередині організації, утворюється внутрішній контур проходження документа. Саме на внутрішньому контурі проходження документа часто виникає його версійність (тобто, документ існує у різних версіях). Важливим завданням діловодства є відслідковування, накопичення і управління версіями документів, а також контроль за зміною документа.
Рис. 6. Цикл документообігу
Організація документообігу ґрунтується на таких принципах: – рух документів повинен мати мінімальну кількість повернень на попередні етапи; – документи повинні спрямовуватись виконавцям у відповідності з їх обов’язками, щоб уникнути дублювання операцій. Документаційне забезпечення управління охоплює три основні завдання стосовно програмних засобів автоматизації: – документування (створення документів, які підтримують і реєструють управлінську діяльність, тобто їх підготовку, оформлення, узгодження та виготовлення); – організація документообігу (забезпечення руху, пошуку, зберігання і використання документів); – систематизація архівного зберігання документів.
|
|
