Документооборот в системе государственного управления.

Документ — письменная форма управленческого решения, акт — разновидность документа.Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи и оформления управленческих решений. Надлежащее соблюдение таких правил обязательно, так как придает им официальное выражение и юридическую силу. Юридическая сила — свойство обязательности исполнения решений, содержащихся в официальном документе (в теории государства и права — правовой акт), сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Придание документу юридической силы, подтверждение факта его издания — главное назначение процедуры регистрации. Она обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документов (в том числе наименование документа, его номер, дата принятия, гриф утверждения, сведения о подписавшем: название должности и фамилия, печать и др.). Так, пока какой-либо документ, например, приказ министра, не зарегистрирован, он юридически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, никто из чиновников не возьмет на себя ответственность за него, так как не подтвержден факт его поступления. Регистрационные реквизиты позволяют также вести учет, поиск и идентификацию всех документов, а также контроль за исполнением управленческих решений. Современные российские требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Наряду со многими функциями (социальной, коммуникативной, исторической и др.) документы несут в себе также правовую и информационную. Правовая функция выполняется документами, содержащими решения органов государственной власти, так как они являются средством закрепления и изменения юридически значимых состояний, связанных с управленческими решениями и правоотношениями. Выполняя информационную функцию, документ является основным носителем управленческой информации о принятых решениях.Анализ общего документооборота прописан достаточно четко. Он также важен для совершенствования работы управленческого аппарата, т. к., рационализируя документооборот, стремятся к сокращению инстанций, проходимых документами, организации прямоточности движения документов, исключая повторные инстанции на его пути и повторные операции при его обработке. Изучая общий документооборот, все документы организации можно поделить на две большие группы: − получаемые извне, из других организаций (входящие документы); − созданные в самой организации. При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается отдельно. Анализ можно проводить с разных сторон. Входящие документы чаще всего анализируются по корреспондентам – авторам документов, от которых они получены: от вышестоящих инстанций, в том числе органов власти и управления (от них идут руководящие документы, различные предписания, приказы, требующие выполнения и т. п.); от подведомственных организаций (они отчитываются, информируют о состоянии дел, выступают с предложениями, просьбами); от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией. Это могут быть клиенты, поставщики, покупатели и т. п.; частные лица, присылающие письма, заявления, жалобы (обращения граждан). Обычно такой анализ входящих документов по авторам-корреспондентам используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Вносятся точные названия организаций, их адреса, полные должности, фамилия, имена, отчества руководящего состава. Эти данные используются при регистрации входящих документов, при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону. Документы можно классифицировать по видам: распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания); информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и т. д.; учетно-отчетные и др. Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные, (которые в свою очередь делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные, т. е. документы, полученные в ответ на запрос вашей организации. В зависимости от значимости автора документа, вида документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов будет разбит на более мелкие части. Это определяется обычно на стадии предварительного просмотра документов службой делопроизводства или секретарем. Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними. Именно на этом участке организации электронного документооборота и требуются разработка маршрутизации документов по типовым задачам. Общую схему классификации входящих документов можно представить в следующем виде. Документы, созданные в организации, четко делятся на две группы: внутренние, составленные для нужд самой организации и циркулирующие внутри нее; исходящие, предполагающие при создании отправку в другие организации. Внутренние документы, как правило, не имеют этапа отправки. Однако если структурные подразделения территориально разбросаны, или организация имеет филиалы, куда направляются внутренние документы, например распорядительные, этап отправки также будет присутствовать для этих документов. Все документы, создаваемые в организации, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своей организации, и разработанные «во исполнение» заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы. Исходящие документы так же, как и входящие, можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т. п.). Документооборот зависит и от такого фактора, как степень ограничения доступа к документу, что значительно влияет на прохождение документа в организации и технологию работы с ним.
Принципиальная схема документооборота в организации была дана в Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства. Взяв ее за основу, можно представить графически документооборот для организаций, имеющих структурные подразделения и для небольших фирм, где секретарь-референтодин.

24.Основные требования системного (комплексного) подхода к разработке и реализации государственных управленческих решений.

Системный подход - это направление методологии специально научного познания и социальной практики, в основе которого лежит исследование объектов как систем. Системный подход способствует адекватной постановке проблем в конкретных науках и выработке эффективной стратегии их изучения.Система - совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует определенную целостность, единство. При определении понятия системы необходимо учитывать теснейшую взаимосвязь его с понятиями целостности, структуры, связи, элемента, отношения, подсистемы.Каждая системе имеет свои, присущие ей, особенности, свою реакцию на управление, свои формы возможного отклонения от программы, свою способность реагировать на различного рода воздействия, но все системы имеют 8 общих свойств.Основные свойства систем:1) целостность - принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и не выводимость из последних свойств целого; зависимость каждого от его места, функций и т.д. внутри целого;2) структурность - возможность описания системы через установление ее структуры, т.е. сети связей и отношений системы; обусловленность поведения системы не столько поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры;3) взаимозависимость структуры и среды - система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом ведущим активным компонентом взаимодействия;4) иерархичность - каждый компонент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая в данном случае система представляет собой один из компонентов более широкой, глобальной системы;5) множественность описания каждой системы - в силу принципиальной сложности каждой системы ее адекватное познание требует построения множества различных моделей, каждая из которых описывает лишь определенный аспект системы;6) непрерывность функционирования и развития;7) стремление к состоянию равновесия и устойчивости;8) стремление к дифференциации и мобильности.При организации управления, в том числе и при разработке и реализации управленческих решений, речь идет обычно о сложных социально-экономических системах.Системный подход - это всеобъемлющий комплексный подход. Он предполагает всесторонний учет специфических характеристик соответствующего объекта, определяющих его структуру, а, следовательно, и организацию.Сущность системного подхода заключается, во-первых, в понимании объекта исследования как системы и, во-вторых, в понимании процесса исследования объекта как системного по своей логике и применяемым средствам.Как любая методология, системный подход подразумевает наличие определенных принципов и способов организации деятельности, в данном случае деятельности, связанной с анализом и синтезом систем.В основе системного подхода лежат принципы: цели, двойственности, целостности, сложности, множественности и историзма. Рассмотрим подробнее содержание перечисленных принципов.1. Принцип цели ориентирует на то, что при исследовании объекта необходимо прежде всего выявить цель его функционирования.Нас в первую очередь должно интересовать не как построена система, а для чего она существует, какая цель стоит перед ней, чем она вызвана, каковы средства достижения цели?Принцип цели конструктивен при соблюдении двух условий:- цель должна быть сформулирована таким образом, чтобы степень ее достижения можно было оценить (задать) количественно;- в системе должен быть механизм, позволяющий оценить степень достижения заданной цели.2. Принцип двойственности вытекает из принципа цели и означает, что система должна рассматриваться как часть системы более высокого уровня и в то же время как самостоятельная часть, выступающая как единое целое во взаимодействии со средой. В свою очередь каждый элемент системы обладает собственной структурой и также может рассматриваться как система.Взаимосвязь с принципом цели состоит в том, что цель функционирования объекта должна быть подчинена решению задач функционирования системы более высокого уровня. Цель - категория внешняя по отношению к системе. Она ставится ей системой более высокого уровня, куда данная система входит как элемент.3. Принцип целостности требует рассматривать объект как нечто выделенное из совокупности других объектов, выступающее целым по отношению к окружающей среде, имеющее свои специфические функции и развивающееся по свойственным ему законам. При этом не отрицается необходимость изучения отдельных сторон.4. Принцип сложности указывает на необходимость исследования объекта, как сложного образования и, если сложность очень высока, нужно последовательно упрощать представление объекта, на так чтобы сохранить все его существенные свойства.5. Принцип множественности требует от исследователя представлять описание объекта на множестве уровней: морфологическом, функциональном, информационном.- Морфологический уровень дает представление о строении системы. Морфологическое описание не может быть исчерпывающим. Глубина описания, уровень детализации, то есть выбор элементов, внутрь которых описание не проникает, определяется назначением системы. Морфологическое описание иерархично.Конкретизация морфологии дается на стольких уровнях, сколько их требуется для создания представления об основных свойствах системы.- Функциональное описание связано с преобразованием энергии и информации. Всякий объект интересен прежде всего результатом своего существования, местом, которое он занимает среди других объектов в окружающем мире.- Информационное описание дает представление об организации системы, то есть об информационных взаимосвязях между элементами системы. Он дополняет функциональное и морфологическое описания.На каждом уровне описания действуют свои, специфические закономерности. Все уровни тесно взаимосвязаны. Внося изменения на одном из уровней, необходимо проводить анализ возможных изменений на других уровнях.6. Принцип историзма обязывает исследователя вскрывать прошлое системы и выявлять тенденции и закономерности ее развития в будущем.Прогнозирование поведения системы в будущем является необходимым условием того, что принятые решения по совершенствованию существующей системы или создание новой обеспечивает эффективное функционирование системы в течении заданного времени.Выделяют следующие основные требования к системному подходу:1) Соответствие целей организации целям объединения, отрасли, общества;2) Эффективность целей;3) Взаимосвязанность целей (каждая локальная цель должна приближать выполнение более крупной цели).