Информационная технология управления

Характеристика и назначение

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников организации, имеющих дело с принятием решений.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

Информационная система управления идеально подходит для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления организации. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем организации. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения.

На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

- оценка планируемого состояния объекта управления;

- оценка отклонений от планируемого состояния;

- выявление причин отклонений;

- анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов:

– регулярные – отчеты, создаваемые в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания (например, месячный анализ продаж организации);

– специальные – отчеты, создаваемые по запросам управленцев или при возникновении в организации каких-то незапланированных ситуаций;

Отчеты (регулярные и специальные) могут иметь форму:

– суммирующие отчеты – содержат данные объединенные в отдельные группы, отсортированные и представленные в виде промежуточных или окончательных итогов по отдельным полям;

– сравнительные отчеты– содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по разным признакам, и используются для сравнения;

– чрезвычайные отчеты – содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов с целью управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям.

Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности организации от некоторых установленных стандартов.

При использовании в организации принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

- отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

- сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

- все отклонения желательно показывать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

- в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Основные компоненты

Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рисунке:

Входная информация поступает из систем операционного уровня.

Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации.

База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

- данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых организацией;

- планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения организации).

Автоматизация офиса

Характеристика и назначение

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, причем первоначально целью была лишь автоматизация рутинной секретарской работы.

По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее.

При совместном использовании, обе эти системы должны быть нацелены на рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в организации не только по тому, что поддерживает внутриорганизационную связь персонала, но и потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационные технологии автоматизированного офисапредставляют собой организацию и поддержание коммуникационных процессов внутри организации на основе компьютерных сетей и средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью решения многих проблем благодаря автоматизации офиса. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост организации.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности для ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты

Обязательным компонентом любой технологии является база данных.

В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе организации так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения организации. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Например, в базе данных могут собираться сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами организации на главный компьютер, или ведения о еженедельных поставках сырья. В базу данных могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или корректировках ценных бумаг, в том числе и акций этой организации, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими организациями.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования или хранения.

Для создания и обработки текстовых документов предназначен текстовый процессор, а электронная почта (e-mail) дает возможность пользователю получать, хранить сообщения и отправлять их своим партнерам по сети.

Мультимедийная почта служит для передачи сообщений голосом в сочетании с движущимся (или статичным) сообщением и текстом.

Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме, в том числе ввод, хранение, обработку и вывод информации в виде отчетов.

Электронный календарь (органайзер) представляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Современные электронные календари – это полноценные персональные информационные менеджеры (ПИМ), позволяющие осуществлять персональное планирование.

Компьютерные конференции, или телеконференции, используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. В случае, когда организуется групповая «встреча», при которой на экране компьютера каждый из участников может видеть видеоизображение и слышать то, что говорит другой участник, речь идет о мультимедиаконференции.

В любой организации необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их количество может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровом формате.

Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникативного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.