Обобщение данных текущего бухгалтерского учета

По способу регистрации хозяйственных операций в бухгалтерском учете различают записи в хронологическом и в систематическом порядке.

Хронологическая запись предусматривает отражение хозяйственных операций независимо от их содержания в последовательности их совершения во времени и оформления первичными документами. Для ведения хронологических записей разработаны специальные бланки, формы журналов, реестры регистрации хозяйственных операций.

Систематическая запись предусматривает регистрацию тех же хозяйственных операций, выполняемую согласно их содержанию на счетах бухгалтерского учета посредством двойной записи.

На практике для обобщения и сверки данных применяются оборотные ведомости, использование которых позволяет проверить правильность и взаимоувязку хронологических и систематических записей синтетического и аналитического учета.

Оборотная ведомость (баланс) – это развернутая сводка итоговых данных – оборотов и сальдо по всей системе синтетических (аналитических) счетов.

В оборотной ведомости по синтетическим счетам обычно указывают:

- номер (код) счета;

- наименование счета;

- остаток по счету на начало периода (дебетовый или кредитовый)[3];

- обороты по счету за рассматриваемый период (дебетовый и кредитовый);

- остаток на конец периода (дебетовый или кредитовый)[4].

Рассмотрим строение оборотной ведомости (табл. 10).

Таблица 10

Оборотная ведомость (оборотный баланс)

по синтетическим счетам

В нижней строке ведомости указывается итоговая сумма по соответствующим столбцам остатков и оборотов. При этом по итогу должны соблюдаться три пары равенств:

1)остатков на начало отчетного периода по дебету и кредиту;

2)оборотов по дебету и кредиту;

3)остатков на конец отчетного периода по дебету и кредиту.

Соблюдение первого равенства обусловлено тем, что итог синтетических счетов по дебету показывает сумму всех средств организации, имеющихся на начало отчетного периода, а итог по кредиту – сумму источников этих средств.

Соблюдение второго равенства обусловлено применением способа двойной записи на счетах, при котором каждая операция записывается в одинаковой сумме по дебету и кредиту разных счетов.

Соблюдение третьего равенства вытекает из соблюдения двух предыдущих и объясняется так же, как и соблюдение первого.

Заметим, что оборотную ведомость для синтетических счетов организации следует сверять в отношении не только соблюдения перечисленных трех равенств, но и итоговой суммы общего перечня проведенных за рассматриваемый период хозяйственных операций,подлежащих бухгалтерскому учету, чтобы снять возможность ошибок пропуска операций.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам могут составляться по разным формам. Если аналитический учет ведется только в денежном выражении, то форма такой оборотной ведомости обычно совпадает с формой оборотной ведомости для синтетических счетов. Если же аналитический учет ведется еще и в натуральных показателях, то в форме оборотной ведомости предусматриваются дополнительные колонки для отражения соответствующих натуральных показателей.

Таблица 11

Оборотная ведомость по счету «Материалы»

Таблица 12

Сальдовая ведомость к счету «Материалы»

Итогиоборотных ведомостей по аналитическим счетам сверяют с итогами соответствующего синтетического счета. Естественно, они должны совпадать, поскольку аналитические счета, связанные с данным синтетическим счетом, являются просто его разверткой.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам разных дебиторов и кредиторов, которые открывают в дополнение к синтетическому счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», применяют, кроме того, для выведения конечных остатков активно-пассивного счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В бухгалтерском учете особое значение имеет баланс остатков по счетам на определенную дату (обычно на 1-е число месяца, квартала или года), так называемый сальдовый баланс. Из всей совокупности счетов в баланс входят только те, которые имеют сальдо на данный момент времени. Сальдовый баланс называют бухгалтерским.

Бухгалтерский (сальдовый) баланс, как правило, строится на основе соответствующего оборотного баланса. Каждый из этих балансов выполняет свою информационную функцию.

Оборотный баланс теснее связан со счетами, включает полный перечень использованных счетов и представляет собой внутреннюю информацию системы бухгалтерского учета.

Бухгалтерский (сальдовый) баланс – это внешняя упорядоченная учетная информация. В нем представлена двойственная группировка показателей, характеризующих состояние средств организации на начало и конец отчетного периода.

Чтобы показать связь бухгалтерского (сальдового) баланса с оборотным балансом по синтетическим счетам, построим бухгалтерский баланс (табл. 13).

Таблица 13

Сальдовый (бухгалтерский) баланс

Шахматная ведомость – это сводка оборотов по счетам, служащая для раскрытия их содержания и проверки правильности корреспонденции счетов.

По вертикали и горизонтали в ведомости записываются счета бухгалтерского учета в порядке возрастания (табл. 14).

Таблица 14

Шахматная оборотная ведомость

При заполнении шахматной ведомости каждая операция записывается один раз в ячейку, находящуюся на пересечении соответствующей строки со столбцом. Такая «шахматная» запись позволяет избежать ошибок, которые возможны при разнесении операции по разным счетам в одинаковой сумме дважды. Сумма на пересечении строк подлежащего ведомости (дебет счета) с колонкой сказуемого (кредит счета) указывает на корреспондирующие между собой счета.

Затем по всем строкам и столбцам путем суммирования выводятся итоги. При правильном заполнении ведомости сумма итогов по дебету должна совпасть с суммой итогов по кредиту.

Классификация счетов бухгалтерского учета