Анализ практики управления запасами ООО «Шарм»

Начиная анализ системы управления товарными запасами на примере ООО «Шарм», следует подчеркнуть необходимость комплексного подхода к совершенствованию управления товарными запасами, поскольку повышение эффективности только в отдельных элементах системы управления товарными запасами (далее - СУТЗ) может перенести издержки из одной подсистемы в другую, что, в конечном итоге, может привести к увеличению общих затрат.

В рамках данного подхода, СУТЗ должна включать разные элементы, в т.ч. закупочную деятельность, складское хозяйство, информационное обеспечение.

Используя данный подход, будет возможно построить действительно эффективную СУТЗ путем охвата большего числа функций этой системы. В то же время, в рамках существующего в ООО «Шарм» подхода к управлению товарными запасами, функции по данному направлению ассоциируются только с функциями складского хозяйства.

Для анализа товарных запасов в ООО «Шарм» использовались следующие источники информации: план экономического развития торговой организации, план материального снабжения, заявки, договоры на поставку товаров, оперативные данные, и др.

Анализируя закупочную деятельность ООО «Шарм», заметим, что товарно-материальные ценности для нужд исследуемой торговой организации закупаются как за рубежом, прежде всего в Европейском союзе, так и на территории России.

Отношения с поставщиками носят традиционный характер, направленный на поиск предложений с минимальными затратами. При этом, политика по работе с поставщиками направлена на то, чтобы по каждой закупаемой позиции имелось несколько альтернативных поставщиков. В случае наличия монополиста по той или иной номенклатуре, проводится исследования рынка поставщиков с целью ликвидации зависимости по отдельным позициям от одного конкретного предприятия.

В ООО «Шарм» при закупке товарных ценностей и вспомогательных материалов технологического назначения используется метод получения материалов по необходимости. При применении этого метода заключается долгосрочный договор на поставку товаров, количество которых не оговаривается. Коммерческая служба ООО «Шарм» при получении заказа связывается с поставщиком и оговаривает точное количество товаров данной поставки, которое и оплачивается. ООО «Шарм» работает с ограниченным кругом поставщиков. В основном с этими поставщиками предприятие работает длительное время. По истечению срока договора заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые ему предлагает поставщик. Преимущества - ускорение оборачиваемости оборотных средств и минимум работ по оформлению документов.

Вспомогательные материалы, запасные части для ремонта оборудования, тарные материалы закупаются с применением метода пополнения запаса на установленную постоянную величину в те периоды времени, когда запас падает ниже установленного уровня. Запасов оборудования на предприятии нет.

Все решения по поставкам материалов и формированию запасов на предприятии принимаются Коммерческим директором предприятия (заместителем Генерального директора) единолично.

Рассмотрим подробнее каждый из этапов процесса управления товарными запасами в ООО «Шарм» и взаимосвязи, возникающие в ходе данного процесса.

На начальном этапе на основе анализа потребительского спроса и изучения рынка строится годовой прогноз продаж товаров по их ассортименту.

Эти данные используются для формирования плана закупок.

Ошибки на данной стадии ведут к необходимости корректировок плана закупок, росту запасов невостребованных ТМЦ и дополнительным затратам на организацию закупок под выполнение скорректированного плана закупок.

На основе прогнозных данных формируется годовой план реализации продукции (является составной частью плана маркетинга ООО «Шарм») с учетом его финансовых и сбытовых возможностей.

После утверждения годового плана на основе полученных детализированных заказов, оценки сбытовых возможностей Общества и анализа состояния рынка, Коммерческий директор производит разбивку годового плана по месяцам и видам продукции.

Планы могут корректироваться еженедельно с перераспределением объемов на будущие периоды в зависимости от сложившейся конъюнктуры. В соответствии с этими изменениями проводятся корректировки в закупочной деятельности предприятия.

Годовой план в разбивке по месяцам в дальнейшем, ежемесячно подвергается согласованию с кладовщиком-товароведом. При этом формирование планов производится за 1,5-2 месяца до планируемого периода. Это ведет к тому, что к товароведу и бухгалтеру поступает на согласование за этот период до 2-3 вариантов планов, что определяет возникновение дополнительных затрат в системе.

При этом, несмотря на длительность процесса согласования, итоговый документ может не удовлетворять какую-либо из сторон процесса управления товарными запасами. Это связано с трудностью отслеживания последующих вносимых изменений после прохождения документа. Одной из причин подобной ситуации является недостаточно налаженный обмен информацией, что не позволяет учесть мнение всех заинтересованных сторон и снижает оперативность реагирования системы.

На основании утвержденного маркетингового плана и бюджета организации формируются планы поставок товарно-материальных ценностей по своей номенклатуре.

Таким образом, закупочная деятельность в ООО «Шарм» организована на централизованных принципах. В организации присутствует единый закупочный центр, функцию которого выполняет Коммерческий директор, что обеспечивает должный уровень контроля за закупочной деятельностью и централизацию функций в системе управления поставками и запасами.

Последовательность действий по закупкам материалов для текущей деятельности ООО «Шарм» можно представить следующим образом:

1. На основе плана реализации продукции (является частью маркетингового плана) формулируются общие потребности торговой фирмы в ТМЦ, определяется номенклатура и объемы поставок в укрупненном виде для определения требуемых поставщиков.

2. Для этого на основе определенной номенклатуры и объема поставок ежегодно проводится договорная кампания по конъюнктурной проработке, заключению договоров с поставщиками и распределения между ними объемов поставки.

На основе выбранных поставщиков, анализа их производственных и технических возможностей, анализа качества, цен и других параметров производится перераспределение объемов между поставщиками.

3. Собственно процесс закупок. На основе детализированных планов, данных об имеющихся товарных запасах по их ассортименту, ежемесячно строится план закупок.

Планирование закупочной деятельности осуществляется в два этапа. В конце месяца, предшествующего плановому, Коммерческий директор на основе комплектной программы производит оценку количества необходимых товарных запасов и материальных ресурсов. Для этого производится сопоставление программы реализации (сбыта) с имеющимися на складе товарными запасами, а также наличие товаров непосредственно в торговых залах ООО «Шарм».

Учет товарных запасов на складе имеет достаточную степень точности. Однако плохо проработан вопрос учета товаров, находящихся непосредственно в торговых помещениях ООО «Шарм». В результате в последующие периоды приходится вносить коррективы в планируемый объем поставок. Это объясняется низким уровнем организации учета непосредственно в торговом процессе.

Поэтому, созданный на конец месяца, предшествующего плановому, план закупок является предварительным и направляется поставщику для формирования ориентировочного плана поставки. На начало планового месяца в закупочный план вносятся необходимые коррективы, и направляется окончательная месячная потребность в товарно-материальных ценностях.

Фактически, оперативная система закупок в ООО «Шарм» имеет значительную долю ручных операций и высокие трудозатраты. Системой закупок товарно-материальных ценностей в исследуемой торговой фирме является технология закупок, получившая название «по дефициту», которая характеризуется постоянным контролем за состоянием товарных запасов, сопровождающимся значительными затратами времени и сил. В случае выявления дефицита товарно-материальных ценностей, поставщику направляется заказ на пополнение запасов с указанием количества. Качество принимаемых решений напрямую зависит от квалификации Коммерческого директора и достоверности данных, сообщаемых бухгалтером.

На основе сформированных планов и графиков поставок, поставщики осуществляют поставку ТМЦ на ООО «Шарм».

4. Осуществление поставок.

После получения планов закупок, поставщики осуществляют поставки, либо по согласованным графикам, либо по мере получения оперативных заказов.

Осуществление поставок товарно-материальных ценностей на ООО «Шарм» может осуществляться двумя путями:

1. за счет продавца - продавец осуществляет поставку материальных ресурсов собственными силами, право собственности передается на складе покупателя;

2. за счет покупателя (ООО «Шарм») - поставка осуществляется транспортом покупателя или сторонней транспортной компанией (право собственности передается перевозчику).

В случае, если ООО «Шарм» самостоятельно осуществляет поставки товарно-материальных ценностей, то большая часть поставок осуществляется грузовым автомобилем организации. При невозможности выполнить весь объем перевозок собственным транспортом, поставщик по согласованию с ООО «Шарм» может доставить груз своим транспортом.

Основным критерием выбора перевозчика для менеджмента ООО «Шарм» является стоимость предоставляемых услуг. Оперативность (срочность) становится превалирующим критерием выбора перевозчика только в случае наличия острого дефицита в товарных запасах, требующих восполнения запасов в максимально сжатые сроки.

При поступлении ТМЦ в ООО «Шарм» осуществляется их приемка по количество и качеству. Однако следует заметить, что в организации не обеспечивается 100% количественная приемка поступающих ТМЦ. Основные причины этого - отсутствие технических средств измерения в необходимом количестве, а в ряде случае и нехватка персонала на этом процессе. Это не дает возможности обеспечить высокий уровень учета и контроля за поступившими товарно-материальными ресурсами. В результате наиболее часто учитывается то количество и вес, которые указаны в поступивших накладных. Это ведет к снижению точности учета движения товарно-материальных ценностей и приводит к расхождению данных по количеству (весу) поступивших товарных запасов, которые числятся на складе и которые поступают в реализацию. В результате имеются конфликты при обнаружении отклонений и поиски виновных.

Таким образом, отсутствие должного учета при приемке создает предпосылки неконтролируемых хищений. Поскольку либо получатели, либо отправители не могут должным образом определить наличные и перемещаемые товарно-материальные ценности при отсутствии необходимых технических средств. В результате становится проблематичным определить: поставщик недопоставил ТМЦ, либо это потери в бизнес-процессах ООО «Шарм».

Приемка по качеству проявляется во входном контроле поступающих товарно-материальных ценностей. Проведением входного контроля в ООО «Шарм» занимается непосредственно кладовщик-товаровед совместно с Коммерческим директором.

5. Мониторинг и оценка деятельности поставщиков.

В ходе осуществления закупочной деятельности производится оценка поставщиков, которая осуществляется на основе мониторинга их деятельности с пользованием интегрального показателя, как результат оценки четырех частных показателей: качества поставленной продукции; уровня организации поставок; лояльности поставщика; перспективности поставщика.

На основе оценки поставщику присваивается одна из категорий: отличный, надежный, ненадежный.

Следует отметить, что в ООО «Шарм» в целом отсутствует налаженная система выявления и проработки мероприятий по устранению неликвидных товарных запасов.

Далее осуществляется отгрузка товарно-материальных ценностей со склада непосредственно в реализацию.

С переходом товарно-материальных ценностей непосредственно в процесс реализации, можно говорить о том, что категория «товарных запасов» переходит в категорию «товаров в реализации».

Одной из проблем в складской службе ООО «Шарм» является недостаток весового оборудования, тары и персонала (на предприятии всего одна должность кладовщика-товароведа) для формирования партий для отгрузки в реализацию, что приводит к отгрузке в реализацию больших, чем требуется, партий товарных запасов со склада. Это приводит к локальным дефицитам и создает предпосылки для возможных хищений по причине ослабления контроля за большими партиями товарных запасов.

Проведем АВС-анализ материальных ресурсов по исследуемой торговой организации (таблица 6).

Согласно таблице 6 произведем классификацию товарных запасов ООО «Шарм». В графе «Количество» отражено закупленное число товарно-материальных ценностей, отнесенных к каждой из исследуемых категорий. Категория «Прочие ресурсы и материалы» в основном включает запасные части к офисному оборудованию, канцтовары и прочие товары преимущественно для делопроизводственных целей.

Таблица 6 - Структура годовых затрат на товарно-материальные ресурсы

ООО «Шарм» в 2015 г.

Таким образом, проанализировав с использованием АВС-анализа структуру основных товарно-материальных запасов ООО «Шарм», можно выделить их наиболее значимые категории: для класса А - элитная парфюмерия, в т.ч. бренды Chanel, Loreal, MaxFactor, для класса В - элитная косметика, в т.ч. бренды Loreal, Chanel, MaxFactor, для класса С - парфюмерные и косметические товары других производителей, остальное (в основном запасные части к офисному оборудованию, канцтовары, и пр.).

Таким образом, судя по проведенному анализу, в ООО «Шарм» наибольшее внимание необходимо уделять контролю над состоянием товарных запасов элитной парфюмерии, т.к. она имеет наибольший удельный вес (83,09 %) от всей суммы затрат на покупку товаров.

На складе ООО «Шарм» находится запас элитной парфюмерии основных брендов на один квартал, что позволяет ООО «Шарм» эффективно работать.

По данным таблицы 7 можно проследить структуру продаж элитной парфюмерии ООО «Шарм».

На первом месте по величине продаж духи Chanel № 5 - ежемесячно продаваемая в количестве 4487 упаковок, что в стоимостном выражении составляет 14751 тыс. руб. в год или более 20% доли в реализации.

Таблица 7 - Структура продаж элитной парфюмерии (класс А) ООО «Шарм» в 2015 г.

На втором месте в структуре продаж товаров категории A находится Chanel Parfum Chanel № 22, ее потребление ежемесячно около 2414 штук, в стоимостном выражении 7857 тыс. руб. в год, что составляет 11% реализации. Именно этим номенклатурным позициям необходимо уделить повышенное внимание при управлении товарными запасами.

Перейдем к анализу класса В для ООО «Шарм», рассмотрим структуру реализации элитной косметики, представленную в сводной таблице 8.

Таблица 8 - Структура продаж элитной косметики (класс B) ООО «Шарм» в 2015 г.

Из таблицы 8 следует, что наиболее значимый товар товарного класса B - это губная помада Loreal Color Rich, среднемесячно реализуется около 425 штук этого товара, что в стоимостном выражении составляет 34% доли в реализации. На втором месте - губная помада Loreal Rouge Caresse.

С точки зрения материального обеспечения необходимо прежде всего обращать внимание на те виды товаров, реализация которых интенсивна и постоянна, для таких видов ресурсов объективно необходимо формирование товарных запасов, и как следствие - требуется оптимизация затрат на их закупку и содержание.