Выставочная деятельность гостиницы

Выставочная деятельность современных гостиничных предприятий носит целенаправленный и постоянный характер. Ее направленность — реклама инноваций в виде товаров или услуг, заключение долговременных договоров по сотрудничеству с туроператорами, поставщиками и др.

К характеристикам выставок относят: количество экспонентов (отечественных и зарубежных), посетителей (специалистов и неспециалистов). Выставки предлагают участникам открытые площадки и павильоны. В павильонах размещаются оборудованные стенды различной комплектации и площади. Участие в выставке предполагает оплату регистрационного взноса и оборудованной или необорудованной выставочной площади. Регистрационный взнос обеспечивает размещение информации в официальном каталоге, получение именных нагрудных значков и пригласительных билетов. Оплата стенда включает стоимость фризовой надписи с наименованием предприятия, размещения информации в официальном каталоге выставки. Отдельно оплачивается участие вразличных выставочных мероприятиях, дополнительная реклама, аренда конференц-зала, охрана стенда. Для участников туристских выставок организуется деловая программа: круглые столы, научно-практические конференции, семинары, проводимые различными организациями, презентации.

Выставки способствуют изучению спроса и потенциального рынка для нового продукта в процессе презентации его посетителям, обмену опытом работы. Участие в выставках помогает выйти на новый рынок, в том числе зарубежный. Благодаря публикациям о выставке в СМИ, появляются возможности для встреч с потенциальными партнерами или клиентами. Специалисты считают, что предвыставочный и послевыставочный маркетинг не менее важны, чем сама выставка.

Информация о туристских выставках размещается в Интернете, СМИ. Участие в выставочных мероприятиях планируется заранее, определяются выставки, в которых будет участвовать гостиница, формируется выставочный бюджет. В него входят затраты на участие, рекламные материалы, персонал (командировочные расходы, стоимость проживания, питания, передвижения), транспорт (доставка на выставку необходимых материалов). Заранее оформляется заявка на выставку, определяются сотрудники (работающие на стенде, участвующие в переговорах и встречах, готовящие до­говоры о сотрудничестве).

Рекламные материалы готовят сотрудники рекламного отдела по утвержденной концепции, они сотрудничают с дизайнерами, согласуют и утверждают представленные проекты. Количество, качество и содержание рекламных материалов определяются целями участия гостиницы в выставке и выделенными средствами.

Службы маркетинга и связей с общественностью рассылают сообщения в СМИ, оповещают об участии в выставке партнеров, клиентов, журналистов. Эти службы организуют монтаж стенда, готовят необходимые материалы, во время работы выставки обеспечивают прием посетителей, проведение деловых встреч и переговоров, посещают мероприятия, проходящие в рамках выстав­ки, стенды конкурентов, обмениваются информацией с потенциальными партнерами и клиентами. Персонал, работающий на выставке, должен быть тщательно подготовлен и проинструкти­рован.

По окончании выставки подводят ее итоги, составляют отчет для администрации гостиницы, организуют пресс-конференцию, рассылают итоговую информацию в СМИ, поддерживают и развивают связь с новыми деловыми партнерами.

Гостиничный выставочный, туристский бизнес оказывают вли­яние на социально-экономическое развитие территории в целом, поэтому некоторые страны и города мира проводят политику, направленную на поддержку данных видов деятельности.

Финансовая служба

Финансовая служба гостиницы управляет денежными потоками. Ее деятельность направлена на повышение результативности гостиничного бизнеса. В отличие от бухгалтерской службы финансисты контролируют деятельность с точки зрения эконо­мической прибыли, т.е. учета соотношения реальной прибыли и всех ресурсов, потраченных на ее получение.

Одним из методов деятельности финансовой службы является бюджетирование, т.е. построение внутреннего экономического учета доходов и расходов по предприятию в целом и по подразделениям, что позволяет выявить реальный финансовый результат работы. На предприятии, кроме финансовой службы, работает бух­галтерское подразделение, которое структурно может входить в ее состав.

Все организации обязаны вести бухгалтерский учет. Ответствен­ность за его ведение несет руководитель организации. За уклоне­ние от бухгалтерского учета, искажение отчетности и несоблюдение сроков ее представления руководители и лица, отвечающие за постановку бухгалтерского учета, привлекаются к административной и уголовной ответственности.

В зависимости от организационно-правовой формы организации, объема учетной работы, степени механизации и автоматизации обработки экономической информации руководитель может:

создать бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

ввести в штат должность бухгалтера; передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета Централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

вести бухгалтерский учет лично.

Бухгалтерский учет — это пунктуальное и непрерывное отражение в установленных документах хозяйственной деятельности Предприятия, регистрации на основании документирования хозяйственных процессов в денежном выражении. Законодательное регулирование бухгалтерского учета на территории России осу­ществляется на основе Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129 «О бухгалтерском учете», Гражданского и Налогового кодексов, Плана счетов и Положения по ведению бухгалтерского учета. Система ведения бухгалтерского учета включает документирование и инвентаризацию; оценку и калькулирование; счета и двойную запись; баланс и отчетность.

Возглавляет бухгалтерскую службу главный бухгалтер. В его под­чинении находятся заместитель, бухгалтер-калькулятор, бухгалтер материальной группы, бухгалтер по заработной плате, старший кассир.

Правовой статус главного бухгалтера определяется действующими нормативными актами, трудовым договором и должностной инструкцией, утвержденной генеральным директором гостиницы. Главный бухгалтер непосредственно подчиняется генераль­ному директору гостиницы, им же назначается и освобождается от должности. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению) (п. 3 ст. 7 ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 14 Положения по Видению бухгалтерского учета). В случае разногласий между директором гостиницы и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения директора гостиницы, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Главный бухгалтер отвечает за формирование всей учетной политики организации, выбор форм и методов бухгалтерского Кета, организацию документооборота, своевременное представ­ление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер контролирует исполнение законодательства по всем вопросам хозяйственной деятельности организации, следит за движением и хранением имущества (активов) и выполнением обязательств. Назначение и увольнение материально-ответственных лип обязательно согласовывается с главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в аппарат бухгалтерии необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Главный бухгалтер визирует заключаемые хозяйственные договоры и приказы, связанные с финансово-производственной деятельностью. Кроме того, главный бухгалтер разрабатываем порядок оформления и график движения учетных и других документов, сроки и адреса их поступления для дальнейшей обработки и сдачи в архив.

Распределение обязанностей между работниками бухгалтерии обусловлено последовательностью операций или специализацией выполнения операций по конкретному участку учета. Чем крупнее организация, тем более разветвленную структуру имеет бухгалте­рия. В бухгалтерии могут выделяться следующие участки учета:

внеоборотных активов (основных средств, нематериальных активов);

учета товарно-материальных ценностей;

учета затрат на производство;

учета готовой продукции и реализации;

учета расходов с персоналом по оплате труда;

учета кассовых операций;

учета финансово-расчетных операций;

составления отчетности;

налоговых расчетов.

В последнее время в составе бухгалтерской службы принято выделять подразделение, занимающееся управленческим учетом. Каждая группа бухгалтерии имеет свои цели и задачи, но все груп­пы тесно взаимосвязаны. На каждого работника бухгалтерии со­ставляется должностная инструкция.

В бухгалтерию поступают первичные документы как со стороны (от внешних организаций и лиц), так и оформленные в самой гостинице (от различных служб). Их проверяют по форме и существу операций, затем обрабатывают. Обработка закладывается в группировки данных, занесении информации в соответствующие регистры сполитического и синтетического учета, последующем све­дении в информацию, пригодную для принятия управленческих решений и составления отчетности. Крупные компании, имеющие филиалы или дочерние организации, выделенные на само­стоятельные балансы, обычно используют децентрализованную форму ведения бухгалтерского учета. Отдельные предприятия передают в бухгалтерию головной организации свои итоговые финансовые показатели в виде отчетности, а в бухгалтерии материнской компании ведется сводная консолидированная отчетность по всей компании с учетом результатов деятельности всех предприятий.

Служба безопасности

Служба безопасности гостиницы создается в целях охраны имущества, защиты жизни, здоровья проживающих и персонала. Служба безопасности функционирует в соответствии с Законом РФ от 11.03.1992 г. № 2487 «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации». В законе она определена как оказание на возмездной договорной основе услуг физическим и юридическим лицам предприятиями, имеющими специальное разрешение (лицензию) органов внутренних дел, в целях защиты законных прав и интересов своих клиентов. Общее руководство службой безопасности осуществляет генеральный директор, организацией и контролем деятельности — ее руководитель. Он имеет право самостоятельно набирать сотрудников, к которым предъявляются следующие требования:

соответствующие физические данные;

возраст не менее 21 года;

медицинское освидетельствование;

лицензия на право заниматься охранной деятельностью и на право ношения оружия.

Для сотрудников службы безопасности составляются графики выхода на работу, они распределяются по постам. За каждым постом закреплена определенная территория. Старший смены по ее окончании представляет рапорт о деятельности смены, ведется мина рапортов. Руководитель службы безопасности должен иметь список охраняемых объектов, где описаны все охраняемые участии и помещениях гостиницы и на ее территории. Деятельность службы безопасности осуществляется на основании Устава, в копиром отражены: общие положения, задачи, виды деятельности, Правовые основания, права и обязанности сотрудников, трудовые правоотношения, социальные гарантии, механизм управленияслужбой и контроля ее деятельности, основания для реорганизации и ликвидации.

Имущество службы, прежде всего ее техническое оснащение оружие, средства видео- и радиосвязи, сигнализации), должно быть зарегистрировано документально.

Служба безопасности обеспечивает:

защиту жизни и здоровья граждан;

разработку процедур реагирования на чрезвычайные происшествия и обстоятельства;

повседневную безопасность номеров, общественных и других помещений;

контроль ключей;

предотвращение краж;

контроль доступа в здание гостиницы и на ее территорию;

работу системы тревожной сигнализации;

состояние наружного освещения и системы видеонаблюдения;

охрану сейфов и камер хранения.

Служба безопасности разрабатывает и выполняет программу профилактики и предотвращения чрезвычайных ситуаций, про­цедуры адекватного реагирования на каждую чрезвычайную ситуа­цию.

Гостиничное предприятие может не создавать собственное под­разделение безопасности, а заключить договор с охранным агент­ством на предоставление охранных услуг.

Лекция 5