Оформление проживания российских граждан

Оформление проживания российских граждан в гостинице про­изводится по их прибытии администратором. Граждане представляют документы, удостоверяющие личность: паспорт; свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14-летнего возраста; удостоверение личности (офицеры, пра­порщики, мичманы); военный билет (солдаты, матросы, сержанты и старшины, проходящие военную службу по призыву или контракту).

Судьи, сотрудники ОВД, ФСБ, ПС РФ, прокуратуры, тамож­ни, органов юстиции, налоговой службы, военнослужащие вооруженных сил, находящиеся в командировке, обязаны предъяв­лять также командировочное удостоверение.

При оформлении проживания дежурный администратор обязан проверить, принадлежат ли предъявителю документы, явля­ются ли они подлинными, имеют ли необходимые реквизиты — подписи, печати, фотографии по достижении определенного воз­раста. Администратор и гость оговаривают условия проживания, а именно: категорию и цену номера, порядок и форму расчета (на­личный, по кредитным картам), предварительный или при выезде. По просьбе гостя можно предоставить в одно-двухместном номере дополнительное место с оплатой, многоместный номер при условии оплаты всех мест.

Когда номер занимает семья с ребенком до 7 лет, его прожи­вание не оплачивается, если ребенку не предоставляется отдельное место.

На один документ предоставляется только один номер. МВД РФ (Федеральная миграционная служба РФ) контролируют работу гостиниц, устанавливают порядок оформления проживания российских и иностранных граждан и ведения документации (обязательных журналов, анкет, ведомостей и др., их поря-, док хранения и обработки).

Оформление проживания в гостинице, расчеты с гостями, взи­мание оплаты за дополнительные услуга осуществляются по спе­циальным формам документов. Они представлены в «Формах пер­вичного учета для гостиниц РФ и кратких указаниях по их приме­нению и заполнению», утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 13.12.1993 г. № 121.

На граждан РФ по прибытии заполняется по форме № 1-Г анкета в двух экземплярах (рис. 6.7).

Для хранения анкет и работы с ними в администраторской должно быть две картотеки. В первой хранятся анкеты на прожи­вающих в гостинице, во второй — на лиц, выбывших из гостини­цы в течение месяца. Анкеты в картотеке расставляются в алфа­витном порядке. Второй экземпляр анкет в суточный срок после заполнения пересылают в территориальные ОВД для направле­ния их в двухдневный срок в республиканские, краевые, област­ные, окружные адресно-справочные бюро. В гостинице анкета хра­нится один год в архивной картотеке.

Дежурный администратор вносит сведения о госте в анкету, форма которой представлена в специализированных программных продуктах для гостиниц. Далее дежурный администратор выписывает Карту гостя (рис. 6.8). Она является основанием для получения ключа от номера. На числовой сетке Карты гостя отмечается период проживания. При выезде гостя персонал делает отметку с указанием даты и часа освобождения номера (места), наименования и количества мест багажа.

Оформление проживания иностранных граждан

Законодательство различает несколько категорий иностранных граждан: постоянно проживающих на территории государства, временно прибывших на территорию РФ, обладающих дипломатическим суверенитетом, беженцев.

Правовое положение иностранных граждан каждой категории имеет свои особенности и определяется:

Конституцией РФ (ст. 62 — 63);

Федеральным законом от 01.04.1993 г. «О государственной границе» (с изменениями от 26.06.2007 г. № 118-ФЗ);

Федеральным законом от 18.07.1996 г. «О порядке выезда из РФ и въезда в РФ» (с изменениями от 10.01.2007 г. № 4 — ФЗ);

Федеральным законом от 25.07.2002 г. № 115 «О правовом по­ложении иностранных граждан в Российской Федерации»;

Постановлением Совета Министров СССР «Об утверждении правил пребывания иностранных граждан в СССР» (с изменени­ями, внесенными решением Верховного Суда РФ от 13.08.1998 г. № ГКПИ 98-218);

международными договорами РФ;

межведомственным приказом МВД, МИД, Минтранса, МПС, ГТК и ФПС РФ от 11.11.2002 г. № 1095/16531/143/49/1189/692 «О введении в действие миграционных карт»;

приказом МВД РФ от 21.11.2002 г. № 1137 «Об утверждении инструкции по выдаче, оформлению и учету миграционных карт».

В соответствии с Конституцией РФ на иностранных граждан распространяется национальный режим, т. е. они пользуются пра­вами и несут ответственность наравне с российскими граждана­ми, кроме случаев, установленных федеральными законами или международными договорами РФ.

Все иностранные граждане подлежат ответственности по уго­ловному и административному кодексам РФ. Их политические права и свободы ограничены:

они не имеют доступа к государственной службе и государ­ственному управлению;

не имеют права принимать участие в отправлении правосудия;

не могут избираться и быть избранными;

не могут проводить собрания, митинги и другие политические акции. Для оформления проживания иностранные граждане предъявляют заграничный паспорт с визой, миграционную карту. Виза — разрешение на въезд в какое-либо иностранное государ­ство или выезд из него. Она выдается консульской службой по­сольства принимающей страны. Для въезда на территорию России выдают частные, деловые (коммерческие), служебные, студенче­ские визы. Визы бывают однократными, предоставляющими право на въезд на территорию РФ и выезд на срок до трех месяцев; мно­гократные — предоставляют право пересечения границы неогра­ниченное количество раз, их срок действия — до двенадцати меся­цев. Прибывший на территорию РФ иностранный гражданин в те­чение трех дней должен быть зарегистрирован Федеральной мигра­ционной службой на время, не превышающее срок действия визы. За два дня до окончания срока регистрации администрация гос­тиницы обязана предупредить об этом иностранных граждан.

Иностранные граждане приезжают по приглашению организа­ций, частных лиц, туристским путевкам, проезжают транзитом.

При оформлении проживания иностранных граждан дежурный администратор заполняет «Уведомление о прибытии иностранного гражданина»

Этот документ пересылается в Управление Федеральной миграционной службы (УФМС) вместе с копией пас­порта и миграционной карты. В УФМС корешок с печатью регистрации выдается иностранному гражданину.

Учет иностранных граждан ведется по журналу их регистрации (рис. 6.9). Журнал должен быть постранично пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью руководителя предприятия. Срок хранения журнала — три года. На титульном листе раз­мещают даты начала и окончания заполнения журнала, первый и последний порядковые номера записей.

Администрация гостиницы обязана своевременно сообщать в органы внутренних дел о совершении иностранными гражданами административных правонарушений и порядка проживания, воз­буждении против них уголовных дел и о фактах их гибели или исчезновения.

Расчет с клиентами

Расчет с клиентами производит кассир-оператор. По Общерос­сийскому классификатору профессий рабочих, должностей слу­жащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) кассир относится к ка­тегории служащих. В административном отношении он подчинен J дежурному администратору, а в финансовом — старшему касси­ру, который является сотрудником бухгалтерии. Кассир-оператор несет ответственность за полученные им материальные ценности и деньги. Он обязан производить взаимные расчеты между гости­ницей и проживающими с оформлением необходимых документов, вести счета проживающих по фамилиям и номерному фонду, I контролировать оплату за проживание и другие услуги. Кассиры пользуются персональными компьютерами (ПК), контрольно кассовыми машинами (ККМ), детекторами денежных знаков, терминалами. Они должны знать нормативные документы, в том числе положения, инструкции по ведению кассовых операций, прейс­куранты цен на номера и места, дополнительные услуги, формы кассовых и денежных документов, основные отличительные признаки денежных знаков. Должности администратора и кассира взаимозаменяемые, в некоторых гостиницах они совмещены. При расчете по платежным картам и наличном расчете оплата за проживание и другие услуги может производиться предварительно или при выезде гостя. Этот порядок устанавливает исполнитель услуг (гостиница).

Кассир оформляет счета, кассовые отчеты, квитанции. При предварительной оплате по форме № 3-Г оформляется счет (рис. 6.10) в трех экземплярах. Все они имеют одинаковый номер. На первом экземпляре ставят штамп гостиницы с надписью «оплачено», он выдается на руки гостю. Второй экземпляр остается у кас­сира и хранится в контрольной картотеке счетов. Третий экземп­ляр остается в книжке счетов и сдается в бухгалтерию старшему кассиру вместе с кассовым отчетом, деньгами, а также нулевым кассовым чеком. Одновременно со счетом клиенту выбивается на ККМ и выдается на руки чек. Счет выписывается на основании «Карты гостя». Если гость желает продлить проживание, то в графе «заезд» указывается доплата. При предварительном расчете счет оформляется только при фактической оплате за конкретный период. При расчете при выезде гостя счет оформляется в двух эк­земплярах, один из которых выдается на руки гостю, второй сдается в бухгалтерию гостиницы.

Кассовый отчет (рис. 6.11) по форме № 5-Г сдается в бухгалте­рию ежедневно вместе со счетами и контрольно-кассовой лентой. Старший кассир сверяет форму № 3-Г с формами № 5-Г и № 1-Г. Квитанция (рис. 6.12) на возврат денег по форме № 8-Г выпи­сывается при досрочном выезде гостя, предварительно оплатившего проживание. Она выписывается в одном экземпляре и сдается вместе с кассовым отчетом. При оформлении возврата денег кассир делает отметки об этом на первом и втором экземплярах счета. Старший кассир сверяет идентичность подписи гостя (фор­му № 8-Г с формой № 1-Г), после чего анкета возвращается в службу приема и размещения.

При наличном расчете и расчете с использованием платежной карты кассир заполняет счет на основании «Карты гостя». В счете указываются дата его заполнения, Ф. И. О. гостя, номер комнаты, срок проживания, индекс поселения, оплата по каждому виду услуг и общая сумма, которая записывается цифрами, затем прописью (с заглавной буквы) и удостоверяется подписью кассира. При безналичном расчете дежурным администратором заполня­ется по форме № 7-Г «Расчет оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету» (рис. 6.13).

Правила ведения денежных расчетов определены: Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 г. № 171 «Об утверждении положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (в ред. от 05.12.2006 г. № 743);

Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 г. № 470 «Обутверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуаль­ными предпринимателями».

Въезд и выезд гостей

При предъявлении Карты гостя сотрудник службы приема или сотрудник на этаже" выдает гостю ключи от номера. Они ведут журнал регистрации проживающих на этаже (рис. 6.14) и ведо­мость учета номерного фонда (рис. 6.15), при выезде гостя делают запись в списке лиц, выбывших из гостиницы.

Дежурный администратор вносит запись о выезде гостя в Карту учета движения номерного фонда и анкету (форма № 1-Г). Сотрудники службы приема сверяют список выбывших из гостиницы с этой картой.

К отчетным документам службы приема и размещения относят Карту учета движения номерного фонда, список выбывших из гостиницы, список свободных номеров, расчеты оплаты за бро­нирование и проживание по безналичному расчету, счета, кассо­вые отчеты. Эти документы передают в бухгалтерию предприятия.

Карта учета движения номерного фонда — основной документ, с которым работает дежурный администратор (рис. 6.16). Ее со­ставляют ежедневно на каждый этаж. В 24.00 закрывают предыду­щую карту и открывают новую, в которую администратор из предыдущей карты выписывает свободные номера по мере их освобождения. Одноместный номер вписывают один раз, двухмест­ный — два раза и т.д. Затем вписывают тариф номера, дату и время его освобождения.

По мере заполнения номеров в течение текущих суток админи­стратор делает записи в правой части карты: вписывает Ф.И.О. гостя, время занятия номера. По мере освобождения номеров заполняют левую часть карты.

В 12.00 и 24.00 Карта учета движения номерного фонда сверяется со списками выбывших из гостиницы и свободных номеров, которые составляют сотрудники службы приема или службы номерного фонда (администратор этажа).

В 24.00 эту карту «закрывают», т.е. подсчитывают численность выбывших и заселившихся гостей, количество занятых и свободных номеров на этаже.

Отчет о заполняемое номерного фонда составляет дежурный администратор (ночной аудитор) за сутки, декаду, месяц.

Коэффициент использования номерного фонда определяют отношением количества занятых номеров к общему их количеству.

Этот показатель часто отражают в процентах.

Путем сложения коэффициентов за каждые календарные сутки и деления на общее число дней получают средний коэффициент использования номерного фонда за месяц. Эти данные позволяют администрации гостиницы принимать оперативные реше­ния по управлению номерным фондом, рассчитывать премию персоналу гостиницы.