Обратная связь
|
ТЕМА 2. ОФІЦІЙНО-ДІЛОВІ ДОКУМЕНТИ МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ
з дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням)»,
розділ ІІ «Писемна професійна комунікація»
для студентів усіх спеціальностей денної форми навчання
Дніпропетровськ
Методичні вказівки з дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням)», розділ «Оформлення ділової документації» (для студентів усіх спеціальностей денної форми навчання) / Укладачі: Г. П. Євсєєва, А. В. Колесник. – Д. : ПДАБА, 2016. – 50 с.
Методичні вказівки з дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням)», розділ «Оформлення ділової документації» допоможе студентам опанувати основні правила ведення діловодства й оформлення документів, глибше засвоїти матеріал курсу і навчитися застосовувати отримані знання у повсякденній фаховій комунікації. У методичній розробці подаються зразки і загальні вимоги до оформлення основних видів ділових документів в офіційно-діловій діяльності та у сфері наукового спілкування.
Укладачі:
Євсєєва Г. П., д. н. держ. управ., професор, завідувач кафедри українознавства Придніпровської державної академії будівництва та архітектури;
Колесник А.В., асистент кафедри українознавства Придніпровської державної академії будівництва та архітектури.
Рецензент:
Затверджено на засіданні
кафедри українознавства
протокол № від
Метою другого навчального модулює підвищення рівня загальномовної підготовки, мовної грамотності, комунікативної компетентності студентів, практичне оволодіння основами офіційно-ділового, наукового, розмовного стилів української мови, що забезпечить професійне спілкування на належному мовному рівні.
Основними завданнями навчального модулю є:
ü сформувати чітке і правильне розуміння ролі державних стандартів, укладаючи документи, у професійній діяльності;
ü виробити навички самоконтролю за дотриманням мовних норм у спілкуванні;
ü розвивати творче мислення студентів;
ü виховати повагу до української літературної мови, до мовних традицій.
ü ознайомити студентів зі стильовим різноманіттям української літературної мови, зокрема зі стилями, що є основою для професійного спілкування, - науковий та офіційно-діловий;
ü систематизувати знання з української мови взагалі й професійного спілкування зокрема;
ü збагатити запас наукової термінології з фаху;
ü сформувати вміння щодо написання та оформлення наукових робіт (звітів, анотацій, відгуків, рецензій, тез тощо);
ü розвинути у студентів навички перекладу та редагування професійних текстів;
ü сформувати вміння щодо оформлення документів, поширених у професійній діяльності, зокрема організаційних, інформаційних, розпорядчих та інших документів;
ü забезпечити оволодіння нормами сучасної української орфоепії, орфографії, граматики, лексики, стилістики і правилами мовного етикету в межах професійного спілкування.
І. Тематичний план 2 модулю
| Змістовий модуль 2. Писемна професійна комунікація.
Документообіг у будівельній галузі
| | №
| Тема лекції практичних занять та самостійної роботи
| Лекції (год)
| Практичні (год)
| Самостійна робота (год)
| | 1.
| Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації: Документообіг в управлінській комунікації. ДСТУ
|
|
|
| | 2.
| Офіційно-ділові документи в будівельній галузі: Технічні вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів.
|
|
|
| | 3.
| - Абревіатури та графічні скорочення в офіційних документах. ДСТУ 3582-97 «Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному описі. Загальні вимоги та правила»
|
|
|
| | 4.
| Електронний документообіг
|
|
|
| | 5.
| Основні види ділових документів і їх реквізити. Етикет службового листування
|
|
|
| | 6.
| Культура оформлення документації з особового складу та кадрово-контрактних питань
|
|
|
| | 7.
| Культура оформлення довідково-інформаційної документації
|
|
|
| | 8.
| Граматичні (морфолого-синтаксичні) норми у писемній професійній комунікації
|
|
|
| | 9.
| Підсумкова контрольна робота
|
|
|
| |
|
|
|
|
| | Всього
|
|
|
|
| №
тижнів
| Теми практичних занять
| Практичні (год)
| Самостійна робота
(год)
| | 1.
| Називання осіб та географічних назв в офіційно-діловому спілкуванні. Звертання. Кличний відмінок. Утворення назв мешканців населених пунктів України. Утворення назв посад та професій. Правопис власних назв (велика літера)
|
|
| | 2.
| Особливості правопису та відмінювання імен, імен по батькові та прізвищ: Нормативність імен та імен по батькові та прізвищ,
|
|
| | 3.
| Граматичні норми прикметника (нормативність у межах ступеня прикметника)
|
|
| | 4.
| Граматичні норми числівника. Відмінювання числівника. Сполучення числівників з іменниками. Культура вживання окремих числівників та числівникових слів та займенників (пара – кілька, декілька; один – самий; другий – інший; котрий – який тощо)
|
|
| | 5.
| Граматичні особливості дієслова. Наказовий спосіб: форми способи утворення. Складні випадки дієслівного керування (завдавати, вжити, дотримати, шкодувати чого)
|
|
| | 6.
| Культура вживання прийменників. Вживання прийменників в, на з назвою Україна. Уживання прийменників по, при. За. Проблема синонімічного вживання займенників: біля – близько; через завдяки; поруч з поряд з; на – для.
|
|
| | 7.
| Культура оформлення довідково-інформаційної документації: службові, доповідні, пояснювальні записки; листи (інформаційні, рекомендаційні, запити, відповіді); звіти ( про проведену роботу, про практику); прес-реліз; план роботи;
|
|
| | 8.
| Культура оформлення документів щодо особового складу:заява, характеристика, доручення,, резюме, контракт, трудовий договір.
|
|
| | 9.
| Підсумковий контроль та підготовка до підсумкового контролю
|
|
| | Всього
|
|
|
ІІ. ЗМІСТ ДИСЦИПЛІНИ
ТЕМА 1. ДІЛОВІ ПАПЕРИ ЯК ЗАСІБ ПИСЕМНОЇ
ПРОФЕСІЙНОЇ КОМУНІКАЦІЇ
Як свідчить практика, переважну і найважливішу частину інформації на підприємствах і установах фіксують. Фіксування інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності у підприємствах, оскільки без цього немає можливості її зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати. Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. В історичному аспекті документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім як засіб комунікацій, передавання ділової інформації. Нині документи розглядають як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності. Етимології слова «документ» - «спосіб доказу». Так саме за допомогою документу ми можемо довести чи спростувати той чи інший факт виробничого життя. Саме тому сьогодні в епоху розвинути інформаційних технологій документи є обов’язковим елементом будь-якого виробництва.
Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлену у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Матеріальним об’єктом на якому може бути зафіксована інформація це:
ü письмові документи – рукописні й машинописні (рукописні) документи;
ü графічні документи – карти, плани, схеми, малюнки, рисунки;
ü фото- і фотодокументи – це документи, створені способом фотографування, відео зйомки;
ü фотодокументи – документи, створені способом звукозаписування (наприклад звукозапис зборів колективу; звукозапис публічного захисту дисертації).
Документи виконують офіційну й оперативну функції, оскільки вони є писемним доказом, джерело інформації довідкового характеру. Тому кожен документ повинен відповідати таким основним вимогам:
ü видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;
ü не суперечити чинному законодавству;
ü містити конкретну та змістовну інформацію;
ü бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів
Документи є основним засобом управлінської діяльності й необхідними елементами офіційно-ділового спілкування. В управлінській діяльності за допомогою документів оформлюються усі рішення: як розпорядчі, так і організаційні, кадрові та установчо-правові. Не є виключенням і будівельна галузь діяльності, адже будь-який об’єкт будівництва повинен мати як проектні, так і дозвільні документи, що створюються при взаємодії з органами державного управління.
Тому дуже важливо, щоб документи створювались за встановленими правилами і зразками, що дає можливість упорядкування інформації, полегшує пошук і доступ до неї.
На сьогодні в Україні існують нормативні документи, в яких викладені основні правила оформлення документів:
- Постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. N 1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”;
- Національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”;
- Державний стандарт України ДСТУ 3582-97 “Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному описі. Загальні вимоги та правила”;
- Державний стандарт України ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять”;
- Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг”, 2003 р. N 851-IV.
Терміни та визначення понять у галузі метрології та метрологічного забезпечення регламентовані у Державному стандарті України 2681-94 “Метрологія. Терміни та визначення”.
Серед функцій документа виділяють загальні і спеціальні.
Загальними функціями документа є:
інформаційна:будь – який документ створюється для зберігання інформації, оскільки необхідність її зафіксувати інформацію – причина укладання будь – якого документа;
соціальна:документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною проблемою;
комунікативна:документ є засобом зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури;
культурна:документ є засобом закріплення й передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де знаходить відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.
Спеціальнимифункціями документа є:
управлінська:документ єінструментом управління; цю функцію мають управлінські документи, що створені спеціально для реалізації завдань управління;
правова:документ є засобом закріплення й зміни правових норм і право взаємин у суспільстві; цю функцію мають законодавчі та правові нормативні акти, попередньо створені для фіксації правових норм і право взаємин, а також будь – які документи, які набувають правової функції на деякий час;
історична:коли документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства; цю функцію має лише частина документів, які створюються в суспільстві і тільки після того, як вони виконають свої оперативні функції і надійдуть до архіву на зберігання.
Будь-який документ є складовою частиною відповідної системи документації.
Система документації –це сукупність певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначенням, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.
Можна виділити функціональні системи документації, що мають міжгалузеве значення, але можна розглядати і галузеву систему документації в цілому. У ній знайде відображення специфіка будь-якої сфери діяльності.
Організація роботи з документами – це створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві. В організації роботи з документами важливе значення має підвищення оперативності проходження документів по стадіях управлінського процесу і зменшення витрат праці і часу на цю роботу. Від 30 до 45 відсотків свого робочого часу спеціалісти витрачають на виконання роботи з документами. Тому організація роботи з документами повинна бути суворо підпорядкована принципу ділової необхідності.
Документообіг – рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік. Завдання правильної організації документообігу є встановлення раціональної послідовності руху і опрацювання документованої інформації, досягнення необхідної точності, яка забезпечує швидке проходження документів від моменту їх одержання до виконання. Доцільно розробляти схеми проходження і опрацювання основних видів документів, що повинні ґрунтуватись на принципі однократної реєстрації документів і децентралізації відповідності при виконанні управлінських функцій.
Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства.
Увесь документообіг, який здійснюється на сучасному виробництві, за місцем створення поділяється на внутрішні документи – ті, які створені на одному підприємстві чи установі; зовнішні документи – ті, які створені у вищестоящих, нижчестоящих чи паралельних органах чи організаціях.
За напрямком руху документа документи є вхідними – ті, які приходять у підрозділ, організацію чи установу; вихідними – ті, які подаються, надсилаються зі структурного підрозділу чи вищестоящих, нижчестоящих чи паралельних органів чи організацій.
За формою документи поділяються на стандартні (типові), трафаретні, індивідуальні (нестандартні):
Стандартні – це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи,типові інструкції, типові положення);
Трафаретні – це документи, частина яких надрукована, а для змінної інформації залишено вільні місця ( ця інформація має бути вписана або вдрукована);
Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання конкретної виробничої ситуації,їх друкують або пишуть від руки (заяви, протоколи, записки).
За складністю: Прості – документи, які не мають додатків; Складні документи мають додатки.
За терміном зберігання: Постійні, тривалі (понад 10 років). Тимчасового зберігання (до 10 років).
За стадією створення:
Оригінал − це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис або засвідчений печаткою.
Копія точне відтворення оригіналу. На такому документі робиться помітка «копія». Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.
Дублікат − повторний примірник офіційного документу, який має юридичну силу оригіналу.
Витяг – відтворення частини документа.
За терміном виконання документи поділяються на звичайні безстрокові. Це документи,що виконуються у порядку загальної черги. Термінові – зі встановленим терміном виконання. Дуже термінові – потребують термінового, протягом 4 годин виконання.
Таблиця 1.
Критерії класифікації документів
| Ознаки класифікації
| Групи
| |
|
| | За найменуванням
(назвою)
| Автобіографія, акт, довідка, доручення, заява, інструкція, лист, протокол та ін.
| | За змістом і спеціалізацією
| Загальні;
з адміністративних питань;
з питань планування оперативної діяльності;
із питань підготовки та розподілу кадрів;
спеціалізовані: з фінансово-розрахункових і комерційних питань, бухгалтерського обліку, постачально - збутові, зовнішньоторговельної та кредитної діяльності та ін.
| | За призначенням
| Щодо особового складу: організаційно-розпорядчі, кадрово-контактні; довідково-інформаційні;
господарсько-договірні; обліково-фінансові, господарсько-претензійні, зовнішньоекономічні
| | За проходженням
| Службові (офіційні) – укладаються працівниками, які офіційні уповноваженні від імені установи, закладу це робити, для вирішення службових питань
Особисті (приватні) – укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних питань
| | За місцем укладання
| Внутрішні, що мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено
Зовнішні, що є чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, особами
| | За напрямом
(спрямуванням)
| Вхідні, що надходять до закладу, підприємства, фірми
Вихідні, що адресовані за межі установи, організації
| | За способом виготовлення,
структурними ознаками
(формою) і ступенем
стандартизації та регламентації
| Стандартні, типові – укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовій квиток тощо)
Нестандартні, нерегламентовані – лише певна частина даних готується заздалегідь (довідка, перепустка, типові листи, положення, інструкції тощо)
Індивідуальні – укладаються за загальними принципами й формою, але автор-укладач довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення та ін.)
| | За ступенем складності
(кількість відображених
питань, фактів)
| Прості (односкладні) – відображають одне питання чи один факт
Складні – відображають два й більше питань чи фактів
| | За стадіями створення
| Оригінали;
копії (відпустки, витяги, дублікати)
Звичайні безстрокові (нетермінові) – виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги
| | За терміном виконання
| Термінові – укладаються за визначеним завчасно терміном виконання, а також телеграми, телефонограми й под.
Дуже термінові – зі спеціальною позначкою терміну
| | За ступенем гласності
(секретністю)
| Звичайні (несекретні) – для загального користування;
для службового користування (ДСК)
Секретні (С)
та цілком секретні (ЦС) – для обмеженого користування
| | За юридичною силою
| Справжні – чинні, нечинні;
підробні - фальсифікати
| | За технікою відтворення
| Рукописні;
відтворені механічним способом
| | За терміном зберігання
| Тимчасового (до 10 р.) зберігання;
тривалого (понад 10 р.) зберігання;
постійного зберігання
|
Таблиця 2
Критерії класифікації документів
| Призначення
(спеціалізація)
| Назва
(найменування)
| | Організаційні документи
| Положення
Статут
Інструкція
Правила
| | Розпорядчі документи
| Постанова
Ухвала
Розпорядження
Накази та витяги з наказу
Вказівки
| | Довідково-інформаційні документи
| Акти
Відгуки
Висновки
Довідки
Доповіді
Службові, доповідні та пояснювальні записки
Запрошення (повідомлення)
Пропозиції
Звіти
Огляди
Плани робіт
Оголошення
Протоколи та витяги з протоколу
Службові листи (офіційна кореспонденція)
Телеграми
Факси
Телефонограми
| | Документи з кадрово-контрактових питань (документи щодо особового складу)
| Автобіографії
Заяви
Контракти
Особові листки (анкети)
Трудові угоди
Характеристики
Посвідчення
|
ТЕМА 2. ОФІЦІЙНО-ДІЛОВІ ДОКУМЕНТИ
У будівельній галузі
Вимоги до оформлення документів викладені в Національному стандарті України ДСТУ 4163-2003, чинному від 01.09.2003 р., який поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, що створюються в результаті діяльності:
- органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;
- підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності.
Стандарт установлює склад реквізитів документів, вимоги до їх змісту і розташування, вимоги до бланків та оформлення документів, вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.
Водночас, стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
|
|