|
|
РЕКВІЗИТИ ОФІЦІЙНО-ДІЛОВИХ ДОКУМЕНТІВ
Реквізити – це елементи, з яких складається документ, без реквізитів документ не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили. Готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити: 01- зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим 02- зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) 03- зображення нагород 04- код організації 05- код форми документа 06- назва організації вищого рівня 07- назва організації 08- назва структурного підрозділу організації 09- довідкові дані про організацію 10- назва виду документа 11- дата документа 12- реєстраційний індекс документа 13- посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь 14- місце складення або видання документа 15- гриф обмеження доступу до документа 16- адресат 17- гриф затвердження документа 18- резолюція 19- заголовок до тексту документа 20- відмітка про контроль 21- текст документа 22- відмітка про наявність додатків 23- підпис 24- гриф погодження документа 25- візи документа 26- відбиток печатки 27- відмітка про засвідчення копії 28- прізвище виконавця і номер його телефону 29- відмітка про виконання документа і направлення його до справи 30- відмітка про наявність документа в електронній формі 31- відмітка про надходження документа до організації 32- запис про державну реєстрацію. Схеми розташування реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового і поздовжнього бланка подано в додатку А Держстандарту ДСТУ 4163-2003.
Документи, які складають в організаціях будівельної галузі, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10) (не зазначають на листах), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). У документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22 - 28 проставляють після тексту (21), а 29 - 31 - на нижньому полі першої сторінки документа. ВИМОГИ ДО БЛАНКІВ ОФІЦІЙНО-ДІЛОВИХ ДОКУМЕНТІВ
Для виготовляння бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327 - А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм). Дозволено використовувати бланки А3 (297 х 420 мм) і А6 (105 х 148 мм). Бланки документів повинні мати такі поля (мм): 30 - ліве; 10 - праве; 20 - верхнє та нижнє. Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки. Можна використовувати два варіанти розташування реквізитів - кутовий і поздовжній. Встановлюють такі види бланків документів: - загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа), крім листа; - бланк листа; - бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа. На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи. Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить реквізити 01 - 04, 06 - 09, 14. Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11, 12, 19, 20. Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01 - 04, 06 - 09. На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для розташування реквізитів 11 - 13, 16, 18 - 21. Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01 - 08, 10, 14, а також обмежувальні позначки для розташування реквізитів 11, 12, 19, 20. На бланках організацій - суб'єктів України, що мають право згідно із Законом України "Про мови в Українській РСР" використовувати поряд з українською мови національних меншин, друкують реквізити 06, 07, 08, 09 українською мовою та мовою національної меншини, на одному рівні поздовжнього бланка. Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною. Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано. Залежно від характеру діяльності організації її бланки можна обліковувати. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, рекомендовано розташовувати на нижньому березі зворотного боку бланка.
|
|
