Пиши Дома Нужные Работы

Обратная связь

ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Протокол, витяг із протоколу – це документ, у якому фіксують хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У протоколах відображають усі виступи з питань, що розглядають, а також рішення, прийняті в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова і секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени комісій.

Текст протоколу складають із двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказують дату проведення зборів, зазначають прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їхній список складають окремо й додають, а в протоколі зазначать лише загальну кількість присутніх. У цій частині подають також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядають.

Основний текст протоколу поділяють на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:

• СЛУХАЛИ;

• ВИСТУПИЛИ;

• УХВАЛИЛИ.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкують великими літерами, після нього ставлять двокрапку. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладають основний зміст доповіді або вказують, що текст додається.

Так само оформляють розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ повністю записують прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин.

За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів:

1) короткі (записують обговорювані питання, прізвища доповідачів, прийняті рішення);

2) повні (відрізняються від коротких стислим поданням виступів доповідачів і учасників);



3) стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання).

Реквізити:

1. Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зборів (конференції, засідання, наради) із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).

4. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція.

5. Дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста).

6. Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників 10-12 осіб, то вказують усіх присутніх.

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання в порядку денному формулюють у називному відмінку.

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

11 .Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови йсекретаря).

Якщо на зборах проводять вибори таємним голосуванням, то результати оформляють окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначають склад комісії, а в другому - результати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури записують так:

За Василишина І. Г. – 50 голосів, проти – 0, утримався – 1.

Протоколи групують у хронологічному порядку й за номерами, документи, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним.

Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту й форми викладу, позиції учасників сторін.

 

ЗРАЗОК 1

 

Протокол № 17

загальних зборів трудового колективу

заводу будівельних конструкцій

10.02.2014.

м. Тернопіль

 

Присутні: генеральний директор заводу Федченко Є. П., заступник генерального директора з господарської роботи Петренчук І. Д.; начальники відділів: Шелеховський М.В., Піддубна К. Я., Цвіркун Г.П.; начальники цехів: Яременко Л.Ф., Зайчук С. О.; працівники заводу – 170 осіб (список додається).

Відсутні: Іваненко О. Д., Грачов Д. Ю.

Порядок денний:

1. Про провадження нових технологій у виробництво.

2.Про заходи щодо впорядкування навколишньої території.

СЛУХАЛИ:

1. Про підготовку до впровадження сучасних технологій у виробництво головного технолога Шелеховського М. В.

ВИСТУПИЛИ:

1. Піддубна К. Я. – запропонувала залучити до розробки нових моделей будівельних конструкцій (з урахуванням впровадження нових технологій) спеціалістів науково-дослідного підприємства “Спцбудмонтаж“.

2. Яременко Л. Ф. – нагадав про необхідність заміни старого обладнання на нове, яке б відповідало сучасним технологічним процесам.

УХВАЛИЛИ:

1. Залучити до виробничого процесу спеціалістів науково-дослідного підприємства “Спцбудмонтаж“.

2. Впровадити сучасні технології у виробництво (контроль доручити Шелеховському М. В.).

СЛУХАЛИ:

Заст. директора Петренчука С. О. з інформацією про заплановані заходи щодо упорядкування навколишньої території.

ВИСТУПИЛИ:

Зайчук С.О., Дьяченко В. Ю. з пропозицією розробити графік черговості робіт щодо упорядкування навколишньої території та призначити відповідальними за кожен із видів робіт конкретні цехи та відділи.

УХВАЛИЛИ:

Доручити складання графіка черговості щодо упорядкування навколишньої території Цвіркуну Г. П.

 

Додатки:

Список учасників зборів на 5 арк. в 1 пр.;

Текст виступу Шелеховського М. В. на 3 арк. в 1 пр.;

Текст виступу Петренчука І. Д. на 2 с. в 1 пр.

Голова зборів підпис С. А. Коломієць

 

Секретар підпис І. В. Донченко

 

 

Крім повного протоколу, є ще коротка форма – витяг з протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, через надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ впроваджують у життя наказами керівника установи.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зборів (конференції, засідання, наради).

4. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори.

5. Дата проведення зборів, засідання, наради.

6. Порядок денний, тобто питання, з приводу якого створений витяг.

7. Текст.

8 . Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови йсекретаря).

9. Дата створення витягу.

 

ЗРАЗОК 2

 

Витяг із протоколу № 17

засідання ради директорів ВАТ «Будівельник»

від 19 червня 2014 року

 

1. СЛУХАЛИ:

Вальчук С.М. – про виконання будівельних робіт з будівництва багатоповерхового житлового будинку.

УХВАЛИЛИ:

1. До 16.07.2014 р. підготувати всі необхідні для початку будівництва документи; завершити організаційну роботу до 26.07.2014 р. (відповідальний — Захаров П.Т.);

2. Будівельні роботи з будівництва багатоповерхового житлового будинку розпочати 01.08.2014.

3. Призначити відповідальним за початок будівельних робіт Вальчук С.М.

 

 

Голова засідання підпис В. І. Гордєєв

 

Секретар підпис Л. В. Нікітіна

 

26.06. 14 р.


Доповідна записка– це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описують певний факт, подію, повідомляють про виконання окремих завдань, службових доручень. Доповідну записку укладають із ініціативи її автора або за вказівкою керівника.

Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресують керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівнику вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру. Зміст доповідної записки повинен бути точним та лаконічним, поділеним на частини. У кінці подають висновки й пропозиції.

Реквізити:

1. Адресат (посада, прізвище та ініціали керівника, якому подають доповідну записку).

2. Назва виду документа.

3. Заголовок.

4. Текст.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (можна розташовувати після адресата).

6. Дата.

7. Підпис.

ЗРАЗОК

Голові правління ВАТ «Екорембуд»

Коваленкові М. П.

 

Доповідна записка

про економію коштів від реорганізації підприємства

 

За Вашим дорученням від 05.01.11 вивчено питання про можливість проведення реорганізації апарату управління і підприємством та визначити обсяги коштів, які можуть бути зекономлені при цьому. На мою думку, слід провести такі роботи:

1. Об'єднати відділи та визначити нову організаційну структуру управління підприємством, що дасть можливість скоротити близько 30% спеціалістів.

2. Офісні приміщення, площею 150 кв. м, що вивільняться у зв'язку зі скороченням штатів, можуть бути зданими в оренду, що дасть прибуток близько 9000 грн. на місяць.

3. Вивільнені офісні меблі та інше обладнання можна реалізувати підсобному господарству. Вартість отриманих від реалізації меблів коштів може скласти близько 200 тис. грн.

Загальна річна сума економії коштів від реорганізації може досягти 1 мільйона грн.

Розрахунки, пропозиції щодо нової організаційної структури управління підприємством наведено у додатках 1-5.

 

13.01.11

 

Старший економіст підпис Т. І. Рибалко

Пояснювальна записка– це письмове пояснення на вимогу керівника з приводу ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше - порушення дисципліни, невиконання службових посадових обов'язків).

Інколи пояснювальна записка – це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

Реквізити:

1. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому подать документ.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок.

4. Текст.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (можна розташовувати після адресата).

6. Дата.

7. Підпис.

Зверніть увагу!

ЗРАЗОК

Начальникові цеху № 4

Акціонерного товариства «Київбуд»

Матвійчуку К. Д.

 

Пояснювальна записка

№ 35

про порушення виробничої дисципліни

 

30 січня 2011 року в другій зміні виникла аварійна ситуація з вини робітника Швеця С.К., який порушив правила експлуатації устаткування.

Вважаю, що необхідно вжити суворих заходів дисциплінарного впливу щодо Швеця С.К.

 

Начальника зміни підпис І. П. Бойко

 

01.02.2011

 






ТОП 5 статей:
Экономическая сущность инвестиций - Экономическая сущность инвестиций – долгосрочные вложения экономических ресурсов сроком более 1 года для получения прибыли путем...
Тема: Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ - На основании изучения ФЗ № 135, дайте максимально короткое определение следующих понятий с указанием статей и пунктов закона...
Сущность, функции и виды управления в телекоммуникациях - Цели достигаются с помощью различных принципов, функций и методов социально-экономического менеджмента...
Схема построения базисных индексов - Индекс (лат. INDEX – указатель, показатель) - относительная величина, показывающая, во сколько раз уровень изучаемого явления...
Тема 11. Международное космическое право - Правовой режим космического пространства и небесных тел. Принципы деятельности государств по исследованию...



©2015- 2024 pdnr.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.