Сущность инвентаризации, ее виды и порядок проведения

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Основные цели инвентаризации:

1) выявление фактического наличия имущества;

2) сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

3) проверка полноты отражения в учете обязательств.

Инвентаризации подлежат:

- все имущество, принадлежащее организации, независимо от его местонахождения;

- все виды финансовых обязательств организации (кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы);

- другие виды имущества, не принадлежащие организации, но отраженные в бухгалтерском учете (обычно это имущество отражается на забалансовых счетах, например, 001, 004);

- имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Различают полную и частичную, плановую и внезапную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества или обязательств (например, только денежные средства).

Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки.

Внезапные инвентаризации проводятся неожиданно для материально-ответственного лица, чтобы установить наличие ценностей (например, инвентаризацию кассы проводят внезапно).

Проведение инвентаризации обязательно:

1) при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

3) при смене материально-ответственного лица (на день приема-передачи дел);

4) при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей;

5) в случае стихийных бедствий, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

6) при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

7) в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Рассмотрим общие правила (порядок) проведения инвентаризации.

1. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

2. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

1) представители администрации организации;

2) работники бухгалтерской службы;

3) другие специалисты (инженеры, экономисты и т.д.).

3. До начала проверки материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

4. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера при обязательном участии материально ответственных лиц.

5. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

6. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от конкретных единиц измерения.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

7. В случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в его получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

8. По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости, в которых отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Выявленные при инвентаризации расхождения регулируются в следующем порядке:

- излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации:

Дт 10, 41 … Кт 91 – выявлен излишек имущества при инвентаризации;

- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (Дт 20, 23 … Кт 10), сверх норм – на счет виновных лиц (Дт 94 Кт 10, 41 …, Дт 73 Кт 94).

9. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации (Дт 91-2 Кт 73).

Контрольные вопросы

1. Что представляет собой хозяйственная операция?

2. Какие обязательные реквизиты должны иметь первичные документы?

3. В какой момент времени должны быть составлены первичные документы?

4. Как классифицируются документы по объему отраженных операций?

5. Как классифицируются документы по назначению?

6. Что представляет из себя документооборот в организации?

7. Основные этапы создания системы управления документооборотом в организации.

8. В каких случаях проведение инвентаризации обязательно?

9. Общие правила проведения инвентаризации.

10. Какой проводкой приходуют излишки имущества?

11. Какой проводкой отражают недостачу имущества?

УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ, СПОСОБЫ ЗАПИСЕЙ

И ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОК В НИХ

Под техникой бухгалтерского учета понимается способ его проведения, то есть способ регистрации учетной информации, которая осуществляется вручную или с использованием средств автоматизации. Для этой цели разработаны учетные регистры.

1. По своему внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

- книги,

- журналы,

- карточки,

- свободные листы.

Карточки для ведения бухгалтерского учета изготавливают из плотной бумаги или картона. Они предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), товарно-материальных ценностей по местам хранения (карточки складского учета товаров, материалов). Каждой карточке присваивается порядковый номер, указывается дата ее открытия. Хранят карточки в ящиках – картотеках.

Существуют различные формы карточек. Контокоррентные карточки применяются для учета в денежном выражении расчетов с разными дебиторами и кредиторами (например, с подотчетными лицами).

Форма контокоррентной карточки приведена ниже (рис. 23).

Рис. 23. Контокоррентная карточка

Карточки натурально-стоимостного, или количественного учета применяются для учета товаров, тары и материалов. В карточке количественного учета нет денежного измерителя (рис. 24).

Рис. 24. Карточка натурально-стоимостного учета

Многоколончатые (многографные) карточки применяются для учета издержек обращения, прочих расходов и потерь (рис. 25).

Рис. 25. Многоколончатые (многографные) карточки

Книги (журналы) представляют собой сброшюрованные листы определенного формата и графления. Их используют на тех участках, где необходим усиленный контроль. Применение их ограничено, так как работу по их ведению нельзя разделить между счетными работниками. Например, обязательно на любом предприятии ведется кассовая книга. Ее листы должны быть прошнурованы и пронумерованы, а на последней странице указывается общее количество страниц за подписями руководителя и главного бухгалтера, скрепленными печатью. Преимущество книг (журналов) состоит в том, что исключается возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях.

Свободные (отдельные) листы представляют собой учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по сравнению с карточками. Они предназначены для синтетического и аналитического учета или выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся журналы-ордера и ведомости. Они удобны для использования, так как позволяют более рационально распределять обязанности между работниками бухгалтерии.

2. По видам учетных записей регистры делятся на:

- хронологические;

- систематические;

- комбинированные.

Хронологические регистры используются для регистрации хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию. Такие регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих документов и полнотой бухгалтерских записей. Примером хронологического регистра служит регистрационный журнал – Книга учета хозяйственных операций.

Систематические регистры применяются для записей однородных по содержанию хозяйственных операций. Это регистры для ведения бухгалтерских счетов. Примером может служить Главная книга. На каждый синтетический счет в ней открывается отдельная страница.

В комбинированных регистрах сочетаются хронологическая и систематическая записи. Например, в журналах-ордерах записи ведут по синтетическим счетам в хронологическом порядке.

3. По объему сведений (назначению) регистры делят на:

- аналитические,

- синтетические,

- комбинированные.

Аналитические регистры используют для записей по аналитическим счетам. В них указывается номер и дата документа, краткое содержание хозяйственной операции. При учете товарно-материальных ценностей указывают денежные и натуральные измерители. Примером аналитических регистров служат карточки, книги, ведомости.

В синтетических регистрах записи ведут в денежном выражении с указанием даты, номера документа, но, как правило, без пояснительного текста. К таким относятся Главная книга и большинство журналов-ордеров.

Регистры, в которых совмещается синтетический и аналитический учет, называютсякомбинированными.

Записи в учетные регистры делают вручную (шариковой ручкой, чернилами), на пишущей машинке или с помощью ЭВМ. Записи бывают простыми и копировальными. Простые записи осуществляются в одном учетном регистре, а копировальные с помощью копировальной бумаги одновременно в нескольких регистрах. Записи в учетных регистрах следует вести аккуратно на каждой строке, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Для исправления допущенных ошибок в учетных регистрах применяют следующие способы:

- корректирующий;

- дополнительной проводки;

- «красное сторно».

Корректирующий способ – это зачеркивание неправильной записи одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При необходимости над зачеркнутым пишут правильную сумму или текст, рядом ставят дату исправления и ставится подпись лица, внесшего исправление. Этот способ применяется в том случае, когда ошибка обнаружена до составления баланса и не требуется изменения корреспонденции счетов.

Способ дополнительной проводки применяется в том случае, если корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следовало, или ошибка обнаружена после подведения итогов. Ошибка исправляется путем составления дополнительной бухгалтерской проводки.

Например, была составлена проводка: Дт 10 «Материалы» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – на сумму 200 руб., а следовало указать сумму 250 руб.

Для исправления ошибки составляют дополнительную проводку на сумму разницы (250-200) = 50 руб. Дт 10 «Материалы» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на сумму 50 руб.

Способ «красное сторно» (аннулирование) применяется при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры, записанные красными чернилами на счетах, при подсчете итогов вычитаются.

Например: на расчетный счет поступил платеж от покупателя на сумму 500 руб.

По этой операции была составлена проводка:

1. Дт 51 «Расчетный счет» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – на сумму 500 руб. Для исправления ошибки составляют такую же проводку, но красными чернилами:

2. Дт 51 «Расчетный счет» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 500 руб. Затем составляют правильную проводку:

3. Дт 51 «Расчетный счет» Кт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – на сумму 500 руб.

Контрольные вопросы

1. Как подразделяются учетные регистры по своему внешнему виду?

2. Как подразделяются учетные регистры по объему сведений?

3. Что представляет собой корректирующий способ исправления ошибки в учетном регистре?

4. Что представляет собой способ «красное сторно» исправления ошибки в учетном регистре?