ОФОРМЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ РАБОТНИКОВ СЛУЖБ ДОУ Специальность 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Методические указания
Для практических занятий по
МДК 01.01. Документационное обеспечение управления
РАЗДЕЛ ПМ 2
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
г. Сыктывкар
2013 г.
ОДОБРЕНЫ
На заседании предметно-цикловой комиссии
дисциплин и междисциплинарных курсов
профессионального цикла ОПОП СПО
Протокол от ____ ____ 2013 № ______
Председатель ПЦК ___________ М.А. Канева
| Разработчики:
| Кузьмина В.П., преподаватель ГПОУ «СКСиС
Сидорова Т.А., преподаватель ГПОУ «СКСиС
Силкина Л.П., преподаватель ГПОУ «СКСиС
| |
Рецензент
|
Пыстина Л.И., заведующий заочным отделением
ГПОУ «СКСиС»
|
Рекомендованы Методическим советом ГПОУ «СКиС»
СОДЕРЖАНИЕ
|
| ВВЕДЕНИЕ
|
| |
| Тема 2.1. Организация службы документационного обеспечения управления
|
| |
| Тема 2.2. Организация документооборота
|
| |
| Тема 2.3. Регистрация документов
|
| |
| Тема 2.4. Контроль исполнения документов
|
| |
| Тема 2.5. Номенклатура дел организации
|
| |
| Тема 2.6. Организация оперативного хранения документов
|
| |
| Тема 2.7. Подготовка дел для длительного хранения
|
| |
| Тема 2.8. Организация работы с обращениями граждан
|
|
ВВЕДЕНИЕ
УВАЖАЕМЫЙ СТУДЕНТ!
Методические указания для практических занятий по междисциплинарному курсу 01.01 «Документационное обеспечение управления» ПМ.01 «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации» составлены в соответствии с требованиями ФГОС третьего поколения к уровню подготовки выпускников по специальности 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение».
Приступая к практическим занятиям, Вы должны ознакомиться с требованиями, установленными государственным стандартом третьего поколения (ФГОС-3) к уровню Вашей подготовки, методическими указаниями, содержанием предложенных источников, основными сведениями по теме.
Все задания на практическом занятии Вы должны выполнять самостоятельно, в соответствии с инструкцией. Отчет о выполненной работе необходимо оформить в соответствии с установленными требованиями.
Наличие положительной оценки за практические занятия является обязательным для получения допуска к экзамену по МДК 01.01. Документационное обеспечение управления, поэтому в случае отсутствия на уроке по любой причине или получения неудовлетворительной оценки за практические занятия,Вы должны найти время для
его выполнения или пересдачи.
Внимание!Если в процессе подготовки к практическим занятиям или при их выполнении у Вас возникают вопросы, разрешить которые самостоятельно не удается, необходимо обратиться к преподавателю для получения разъяснений или указаний в дни проведения дополнительных занятий.
Желаем Вам успехов!
ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАНЯТИЯ
ПО ТЕМЕ 2.1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
| Наименование
результата обучения
| Оформление организационных документов службы ДОУ в соответствии с нормативно-правовыми актами в управленческой деятельности.
Осуществление поиска и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач.
Использование информационно-коммуникационных технологий в профессиональной деятельности
|
Вы можете воспользоваться следующими источниками:
1. ГОСТ Р 6.30. - 2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации.
2. ИПС «ГАРАНТ» / Примерное положение о службе ДОУ.
3. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003. М.. 2003. 111 с.
4. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30 - 2003 / ВНИИДАД. М., 2003.
5. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76).
6. Конспекты лекций по МДК 01.01. Документационное обеспечение управления.
7. Основные сведения, изложенные в методических указаниях.
Практическое занятие № 1
ОФОРМЛЕНИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О СЛУЖБЕ ДОУ
Инструкция по выполнению задания:
Оформить Положение об Отделе ДОУ на основе Примерного положения (ИПС ГАРАНТ), добавить необходимые для положения реквизиты, выполнить редактирование текста.
Отчёт должен содержать: Положение об Отделе документационного обеспечения управления
Время на выполнение задания: 2 часа
Условия выполнения задания:Задание должно быть оформлено на ПК и распечатано на принтере.
Исходные данные:
Расположение реквизитов заголовочной части – угловое.
Наименование организации – произвольно.
Наименование должности руководителя организации – директор.
Наименование должности руководителя службы ДОУ – заведующий отделом ДОУ
Текст примерного положения о службе ДОУ:
Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
1.2. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.
1.3. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций создаются следующие службы документационного обеспечения:
- в министерствах и ведомствах – управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководители ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
- на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел ДОУ или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально- множительное бюро, архив;
- в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;
- в совместных предприятиях – правлением;
- в акционерных обществах – учредительной конференцией;
- в кооперативах – общим собранием членов кооператива;
- в аппарате управления общественных организаций – общим отделом.
В состав общего отдела включается: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
- в организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
1.4. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
1.5. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуются законодательными актами и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Республики Коми, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Национальной архивной службы Республики Коми и другими действующими нормативами по вопросам ДОУ.
1.6. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
1.7. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
2. Цели и задачи службы ДОУ
2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи.
2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами.
2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов.
2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе ( для организаций, имеющих подведомственную систему ) прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники.
3. Функции службы ДОУ
3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.
3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и
учётно–справочной работы по документам.
3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
3.1.4. Регулирование хода исполнения документов; контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов; систематическое информирование руководства по этим вопросам.
3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
3.1.7. Организация работы по предложениям, заявления и жалобам граждан.
3.1.8. Организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях.
3.1.9. Разработка ( совместно с соответствующими структурными подразделениями организации ) мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.
4. права и ответственность службы ДОУ
4.1.Служба ДОУ имеет право:
4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль над сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему).
4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации.
4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организации сведения, необходимые для работы службы ДОУ.
4.1.4. Проводить проверку организации ДОУ в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи ДОУ, подлежащие автоматизации.
4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам.
4.1.10. Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а так же совершенствования форм и методов работы с ними.
4.1.12.Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении ,перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
4.2.Служба ДОУ несёт ответственность:
4.2.1.За выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников служба ДОУ.
5.Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.
5.1.Со структурными подразделениями организации – по вопросам документационного обеспечения управления
5.2.С юридической службой - по правовым вопросам ,связанный с подготовкой документов
5.3.Со службами кадров , труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники , разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами
5.4.Со службами хозяйственного обслуживания – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов , канцелярскими принадлежностями ; бытового обслуживания работников ДОУ
5.5.С вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения новых технологий с применением средств ВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.
6. Заключительные положения
6.1. Настоящее Положение вводится в действие со дня издания приказа директора.
6.2. Уточнения, дополнения, изменения к тексту Положения готовятся и вносятся на рассмотрение директору при наличии соответствующих оснований и вступают в силу со дня издания приказа директора.
6.3. Настоящее Положение подлежит переутверждению в срок, не превышающий 5-ти лет со дня введения его в действие.
Основные сведения
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы службы ДОУ.
Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведённых в ГСДОУ, типовых и примерных инструкциях по делопроизводству. Положение имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:
1. Общие положения - в разделе определяется роль службы ДОУ, её структура, подчинённость, перечень документов, которыми регламентируется её деятельность, содержатся указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.
2. Цели и задачи - формулируются следующим образом:
Цели: организация, руководство, координация и выполнение работ по ДОУ;
Задачи:организация единой системы делопроизводства, единого порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов, по совершенствованию ДОУ в организации.
Функции
3.1.Документирование управленческой деятельности: разработка и ведение табеля форм документов, альбома унифицированных форм, разработка и тиражирование бланков, их выдача и учёт, составление и оформление документов.
3.2. Организация документооборота: приём и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, их оперативное хранение, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов (с грифом ограничения доступа, обращениями граждан).
3.3. Документационное обеспечение совещаний, приёма посетителей, телефонных переговоров, разработка и внедрение новейших технологий в делопроизводства, повышение квалификации работников в области ДОУ.
Права и обязанности
К ним относятся:
- право иметь доступ к информации (документам и базам данных);
- право запрашивать сведения, необходимые для работы;
- право осуществлять контроль за ведением делопроизводства, соблюдением правил оформления документов;
- ответственность за невыполнение обязанностей;
- основания для привлечения к ответственности (например, за несвоевременную сдачу документов в архив или их утерю) в соответствии с действующим законодательством.
Руководство
Должностные обязанности руководителя службы (управляющего делами, начальника канцелярии, начальника общего одела), кому он подчиняется, требования к уровню квалификации, обязанности и права, ответственность.
Взаимоотношения
С какими подразделениями и по каким вопросам взаимодействует служба ДОУ (например, с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов).
Организация работы
Раздел содержит информацию об отраслевых особенностях в работе службы ДОУ, графике работы, правилах внутреннего распорядка; ссылки на нормативные документы, в соответствии с которыми организуется работа, порядок реорганизации службы.
Заключительные положения
Раздел определяет порядок внесения изменений, переутверждения или отмены положения о службе ДОУ.
Практическое занятие № 2
ОФОРМЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ РАБОТНИКОВ СЛУЖБ ДОУ
Инструкция по выполнению задания:
Оформить должностные инструкции работников службы ДОУ на основе должностных инструкций, приведённых в ИПС «ГАРАНТ», добавить необходимые реквизиты, выполнить редактирование текста.
Отчёт должен содержать: Должностные инструкции документоведа и делопроизводителя.
Время на выполнение задания: 2 часа
Условия выполнения задания:Задание должно быть оформлено на ПК и распечатано на принтере.
Исходные данные для оформления должностных инструкций:
Расположение реквизитов заголовочной части – угловое.
Наименование организации – произвольно.
Примерный текст должностной инструкции делопроизводителя скопировать из ИПС «ГАРАНТ».
Примерный текст должностной инструкции документоведа:
Общие положения
1.1. Документовед службы документационного обеспечения управления является специалистом отдела делопроизводства службы ДОУ (далее – отдел).
1.2. Документовед подчиняется начальнику отдела делопроизводства службы ДОУ.
1.3. Документовед назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя Предприятия по представлению начальника отдела.
1.4. Документовед отвечает:
1.4.1. За работу порученного ему участка, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.
1.4.2. За соблюдение исполнительской и трудовой дисциплины.
1.4.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну, к которым он имеет доступ при исполнении должностных обязанностей.
1.4.4. За соблюдение мер безопасности труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности на порученном ему участке работы (рабочем месте).
1.5. Квалификационные требования: документовед первой категории – высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа второй категории не менее трёх лет; документовед второй категории – высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее трёх лет; документовед – высшее или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
1.6. В практической деятельности документовед должен руководствоваться:
1.6.1. Постановлениями, распоряжениями, приказами и другими федеральными и ведомственными руководящими документами, регламентирующими его деятельность.
1.6.2. Нормативными актами, методическими рекомендациями, непосредственно устанавливающими порядок выполнения порученной ему работы.
1.6.3. Правилами внутреннего трудового распорядка.
1.6.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.6.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.6.6. Приказами и распоряжениями руководства предприятия, руководителя службы ДОУ и начальника отдела делопроизводства.
1.7. Документовед должен знать:
1.7.1. Законодательные, нормативно-правовые и нормативно-методические акты по вопросам делопроизводства.
1.7.2. Организационную структуру службы, схему её документационного взаимодействия со структурными подразделениями и должностными лицами Предприятия, другим организациями с которыми Предприятие поддерживает деловые контакты и осуществляет обмен документированной информацией.
1.7.3. Требования к обращению с входящими, исходящими и внутренними документами.
1.7.4. Порученные ему задачи по документационному обеспечению управления.
1.7.5. Правила формирования номенклатуры дел.
1.7.6. Порядок осуществления контроля над исполнением документов.
1.7.7. Документоведение.
1.7.8. Требования к документам планирования и отчётности по вопросам деятельности отдела.
1.7.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.7.10. Правила и нормы охраны труда.
Должностные обязанности
2.1. Документовед обязан:
2.1.1. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение порученных ему задач в строгом соответствии с утверждённым порядком работы.
2.1.2. По указанию начальника отдела осуществлять разработку служебной документации, участвовать в разработке, внедрении и обеспечении функционирования технологии делопроизводства на порученном ему участке работы.
2.1.3. Рационально использовать материальные, технические и иные средства отдела в интересах выполнения порученных ему задач.
2.1.4. Обеспечивать сохранность документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
2.1.5. По указанию руководителя Предприятия принимать участие в обучении технических исполнителей отдела, повышать свою квалификацию.
2.1.6. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, требования техники безопасности.
2.1.7. Осуществлять подготовку документов планирования и отчётности по вопросам деятельности отдела.
2.1.8. Участвовать в создании оптимальных условий для целенаправленного перемещения документированной информации между структурными подразделениями и должностными лицами Предприятия (между Предприятием и сторонними адресатами).
2.1.9. Оказывать методическую помощь в организации делопроизводства в структурных подразделениях Предприятия.
2.1.10. Участвовать в разработке унифицированных текстов документов, элементов систем документации, разделов табелей документов, компонентов классификаторов документной информации, необходимых для обеспечения деятельности Предприятия, а также предложений к проектам внутренних нормативно-методических документов по вопросам ДОУ.
2.1.11. Принимать участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании автоматизированных информационных систем и систем управления предприятия, базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
2.1.12. Представлять начальнику отдела предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест отдела.
Права документоведа
3.1.Документовед имеет право:
3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности отдела по вопросам, относящимся к его компетенции, в соответствии с настоящей инструкцией и технологией работы отдела.
3.1.2. Готовить и представлять начальнику отдела свои предложения по совершенствованию работы отдела.
3.1.3. Участвовать в работе совещаний отдела при рассмотрении вопросов, касающихся порученной ему работы.
|