Пиши Дома Нужные Работы

Обратная связь

ОФОРМЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ РАБОТНИКОВ СЛУЖБ ДОУ

Специальность 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение

 

Методические указания

Для практических занятий по

МДК 01.01. Документационное обеспечение управления

РАЗДЕЛ ПМ 2

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

 

г. Сыктывкар

2013 г.

ОДОБРЕНЫ

На заседании предметно-цикловой комиссии

дисциплин и междисциплинарных курсов

профессионального цикла ОПОП СПО

Протокол от ____ ____ 2013 № ______

Председатель ПЦК ___________ М.А. Канева

 

 

Разработчики:   Кузьмина В.П., преподаватель ГПОУ «СКСиС Сидорова Т.А., преподаватель ГПОУ «СКСиС Силкина Л.П., преподаватель ГПОУ «СКСиС
    Рецензент     Пыстина Л.И., заведующий заочным отделением ГПОУ «СКСиС»

 

     

Рекомендованы Методическим советом ГПОУ «СКиС»

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

  ВВЕДЕНИЕ
Тема 2.1. Организация службы документационного обеспечения управления
Тема 2.2. Организация документооборота
Тема 2.3. Регистрация документов
Тема 2.4. Контроль исполнения документов
Тема 2.5. Номенклатура дел организации
Тема 2.6. Организация оперативного хранения документов
Тема 2.7. Подготовка дел для длительного хранения
Тема 2.8. Организация работы с обращениями граждан
     

ВВЕДЕНИЕ

УВАЖАЕМЫЙ СТУДЕНТ!

Методические указания для практических занятий по междисциплинарному курсу 01.01 «Документационное обеспечение управления» ПМ.01 «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации» составлены в соответствии с требованиями ФГОС третьего поколения к уровню подготовки выпускников по специальности 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение».



Приступая к практическим занятиям, Вы должны ознакомиться с требованиями, установленными государственным стандартом третьего поколения (ФГОС-3) к уровню Вашей подготовки, методическими указаниями, содержанием предложенных источников, основными сведениями по теме.

Все задания на практическом занятии Вы должны выполнять самостоятельно, в соответствии с инструкцией. Отчет о выполненной работе необходимо оформить в соответствии с установленными требованиями.

Наличие положительной оценки за практические занятия является обязательным для получения допуска к экзамену по МДК 01.01. Документационное обеспечение управления, поэтому в случае отсутствия на уроке по любой причине или получения неудовлетворительной оценки за практические занятия,Вы должны найти время для
его выполнения или пересдачи.

Внимание!Если в процессе подготовки к практическим занятиям или при их выполнении у Вас возникают вопросы, разрешить которые самостоятельно не удается, необходимо обратиться к преподавателю для получения разъяснений или указаний в дни проведения дополнительных занятий.

 

Желаем Вам успехов!

 


ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАНЯТИЯ

ПО ТЕМЕ 2.1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Наименование результата обучения   Оформление организационных документов службы ДОУ в соответствии с нормативно-правовыми актами в управленческой деятельности. Осуществление поиска и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач. Использование информационно-коммуникационных технологий в профессиональной деятельности

 

Вы можете воспользоваться следующими источниками:

1. ГОСТ Р 6.30. - 2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации.

2. ИПС «ГАРАНТ» / Примерное положение о службе ДОУ.

3. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003. М.. 2003. 111 с.

4. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30 - 2003 / ВНИИДАД. М., 2003.

5. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76).

6. Конспекты лекций по МДК 01.01. Документационное обеспечение управления.

7. Основные сведения, изложенные в методических указаниях.

 

Практическое занятие № 1

ОФОРМЛЕНИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О СЛУЖБЕ ДОУ

Инструкция по выполнению задания:

Оформить Положение об Отделе ДОУ на основе Примерного положения (ИПС ГАРАНТ), добавить необходимые для положения реквизиты, выполнить редактирование текста.

Отчёт должен содержать: Положение об Отделе документационного обеспечения управления

Время на выполнение задания: 2 часа

Условия выполнения задания:Задание должно быть оформлено на ПК и распечатано на принтере.

Исходные данные:

Расположение реквизитов заголовочной части – угловое.

Наименование организации – произвольно.

Наименование должности руководителя организации – директор.

Наименование должности руководителя службы ДОУ – заведующий отделом ДОУ

Текст примерного положения о службе ДОУ:

 

Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

1.2. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.

1.3. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций создаются следующие службы документационного обеспечения:

- в министерствах и ведомствах – управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководители ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

- на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел ДОУ или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально- множительное бюро, архив;

- в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

- в совместных предприятиях – правлением;

- в акционерных обществах – учредительной конференцией;

- в кооперативах – общим собранием членов кооператива;

- в аппарате управления общественных организаций – общим отделом.

В состав общего отдела включается: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

- в организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

1.4. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

1.5. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуются законодательными актами и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Республики Коми, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Национальной архивной службы Республики Коми и другими действующими нормативами по вопросам ДОУ.

1.6. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.7. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи.

2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами.

2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов.

2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе ( для организаций, имеющих подведомственную систему ) прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники.

3. Функции службы ДОУ

3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и

учётно–справочной работы по документам.

3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

3.1.4. Регулирование хода исполнения документов; контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов; систематическое информирование руководства по этим вопросам.

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

3.1.7. Организация работы по предложениям, заявления и жалобам граждан.

3.1.8. Организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях.

3.1.9. Разработка ( совместно с соответствующими структурными подразделениями организации ) мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

4. права и ответственность службы ДОУ

4.1.Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль над сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему).

4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации.

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организации сведения, необходимые для работы службы ДОУ.

4.1.4. Проводить проверку организации ДОУ в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи ДОУ, подлежащие автоматизации.

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам.

4.1.10. Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а так же совершенствования форм и методов работы с ними.

4.1.12.Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении ,перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2.Служба ДОУ несёт ответственность:

4.2.1.За выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников служба ДОУ.

5.Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

5.1.Со структурными подразделениями организации – по вопросам документационного обеспечения управления

5.2.С юридической службой - по правовым вопросам ,связанный с подготовкой документов

5.3.Со службами кадров , труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники , разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами

5.4.Со службами хозяйственного обслуживания – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов , канцелярскими принадлежностями ; бытового обслуживания работников ДОУ

5.5.С вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения новых технологий с применением средств ВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.

6. Заключительные положения

6.1. Настоящее Положение вводится в действие со дня издания приказа директора.

6.2. Уточнения, дополнения, изменения к тексту Положения готовятся и вносятся на рассмотрение директору при наличии соответствующих оснований и вступают в силу со дня издания приказа директора.

6.3. Настоящее Положение подлежит переутверждению в срок, не превышающий 5-ти лет со дня введения его в действие.

 

Основные сведения

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы службы ДОУ.

Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведённых в ГСДОУ, типовых и примерных инструкциях по делопроизводству. Положение имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения - в разделе определяется роль службы ДОУ, её структура, подчинённость, перечень документов, которыми регламентируется её деятельность, содержатся указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.

2. Цели и задачи - формулируются следующим образом:

Цели: организация, руководство, координация и выполнение работ по ДОУ;

Задачи:организация единой системы делопроизводства, единого порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов, по совершенствованию ДОУ в организации.

Функции

3.1.Документирование управленческой деятельности: разработка и ведение табеля форм документов, альбома унифицированных форм, разработка и тиражирование бланков, их выдача и учёт, составление и оформление документов.

3.2. Организация документооборота: приём и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, их оперативное хранение, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов (с грифом ограничения доступа, обращениями граждан).

3.3. Документационное обеспечение совещаний, приёма посетителей, телефонных переговоров, разработка и внедрение новейших технологий в делопроизводства, повышение квалификации работников в области ДОУ.

Права и обязанности

К ним относятся:

- право иметь доступ к информации (документам и базам данных);

- право запрашивать сведения, необходимые для работы;

- право осуществлять контроль за ведением делопроизводства, соблюдением правил оформления документов;

- ответственность за невыполнение обязанностей;

- основания для привлечения к ответственности (например, за несвоевременную сдачу документов в архив или их утерю) в соответствии с действующим законодательством.

Руководство

Должностные обязанности руководителя службы (управляющего делами, начальника канцелярии, начальника общего одела), кому он подчиняется, требования к уровню квалификации, обязанности и права, ответственность.

Взаимоотношения

С какими подразделениями и по каким вопросам взаимодействует служба ДОУ (например, с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов).

Организация работы

Раздел содержит информацию об отраслевых особенностях в работе службы ДОУ, графике работы, правилах внутреннего распорядка; ссылки на нормативные документы, в соответствии с которыми организуется работа, порядок реорганизации службы.

Заключительные положения

Раздел определяет порядок внесения изменений, переутверждения или отмены положения о службе ДОУ.

Практическое занятие № 2

ОФОРМЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ РАБОТНИКОВ СЛУЖБ ДОУ

Инструкция по выполнению задания:

Оформить должностные инструкции работников службы ДОУ на основе должностных инструкций, приведённых в ИПС «ГАРАНТ», добавить необходимые реквизиты, выполнить редактирование текста.

Отчёт должен содержать: Должностные инструкции документоведа и делопроизводителя.

Время на выполнение задания: 2 часа

Условия выполнения задания:Задание должно быть оформлено на ПК и распечатано на принтере.

Исходные данные для оформления должностных инструкций:

Расположение реквизитов заголовочной части – угловое.

Наименование организации – произвольно.

Примерный текст должностной инструкции делопроизводителя скопировать из ИПС «ГАРАНТ».

Примерный текст должностной инструкции документоведа:

Общие положения

1.1. Документовед службы документационного обеспечения управления является специалистом отдела делопроизводства службы ДОУ (далее – отдел).

1.2. Документовед подчиняется начальнику отдела делопроизводства службы ДОУ.

1.3. Документовед назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя Предприятия по представлению начальника отдела.

1.4. Документовед отвечает:

1.4.1. За работу порученного ему участка, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.

1.4.2. За соблюдение исполнительской и трудовой дисциплины.

1.4.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну, к которым он имеет доступ при исполнении должностных обязанностей.

1.4.4. За соблюдение мер безопасности труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности на порученном ему участке работы (рабочем месте).

1.5. Квалификационные требования: документовед первой категории – высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа второй категории не менее трёх лет; документовед второй категории – высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее трёх лет; документовед – высшее или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.6. В практической деятельности документовед должен руководствоваться:

1.6.1. Постановлениями, распоряжениями, приказами и другими федеральными и ведомственными руководящими документами, регламентирующими его деятельность.

1.6.2. Нормативными актами, методическими рекомендациями, непосредственно устанавливающими порядок выполнения порученной ему работы.

1.6.3. Правилами внутреннего трудового распорядка.

1.6.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.6.5. Настоящей должностной инструкцией.

1.6.6. Приказами и распоряжениями руководства предприятия, руководителя службы ДОУ и начальника отдела делопроизводства.

1.7. Документовед должен знать:

1.7.1. Законодательные, нормативно-правовые и нормативно-методические акты по вопросам делопроизводства.

1.7.2. Организационную структуру службы, схему её документационного взаимодействия со структурными подразделениями и должностными лицами Предприятия, другим организациями с которыми Предприятие поддерживает деловые контакты и осуществляет обмен документированной информацией.

1.7.3. Требования к обращению с входящими, исходящими и внутренними документами.

1.7.4. Порученные ему задачи по документационному обеспечению управления.

1.7.5. Правила формирования номенклатуры дел.

1.7.6. Порядок осуществления контроля над исполнением документов.

1.7.7. Документоведение.

1.7.8. Требования к документам планирования и отчётности по вопросам деятельности отдела.

1.7.9. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.7.10. Правила и нормы охраны труда.

Должностные обязанности

2.1. Документовед обязан:

2.1.1. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение порученных ему задач в строгом соответствии с утверждённым порядком работы.

2.1.2. По указанию начальника отдела осуществлять разработку служебной документации, участвовать в разработке, внедрении и обеспечении функционирования технологии делопроизводства на порученном ему участке работы.

2.1.3. Рационально использовать материальные, технические и иные средства отдела в интересах выполнения порученных ему задач.

2.1.4. Обеспечивать сохранность документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.

2.1.5. По указанию руководителя Предприятия принимать участие в обучении технических исполнителей отдела, повышать свою квалификацию.

2.1.6. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, требования техники безопасности.

2.1.7. Осуществлять подготовку документов планирования и отчётности по вопросам деятельности отдела.

2.1.8. Участвовать в создании оптимальных условий для целенаправленного перемещения документированной информации между структурными подразделениями и должностными лицами Предприятия (между Предприятием и сторонними адресатами).

2.1.9. Оказывать методическую помощь в организации делопроизводства в структурных подразделениях Предприятия.

2.1.10. Участвовать в разработке унифицированных текстов документов, элементов систем документации, разделов табелей документов, компонентов классификаторов документной информации, необходимых для обеспечения деятельности Предприятия, а также предложений к проектам внутренних нормативно-методических документов по вопросам ДОУ.

2.1.11. Принимать участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании автоматизированных информационных систем и систем управления предприятия, базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

2.1.12. Представлять начальнику отдела предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест отдела.

Права документоведа

3.1.Документовед имеет право:

3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности отдела по вопросам, относящимся к его компетенции, в соответствии с настоящей инструкцией и технологией работы отдела.

3.1.2. Готовить и представлять начальнику отдела свои предложения по совершенствованию работы отдела.

3.1.3. Участвовать в работе совещаний отдела при рассмотрении вопросов, касающихся порученной ему работы.






ТОП 5 статей:
Экономическая сущность инвестиций - Экономическая сущность инвестиций – долгосрочные вложения экономических ресурсов сроком более 1 года для получения прибыли путем...
Тема: Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ - На основании изучения ФЗ № 135, дайте максимально короткое определение следующих понятий с указанием статей и пунктов закона...
Сущность, функции и виды управления в телекоммуникациях - Цели достигаются с помощью различных принципов, функций и методов социально-экономического менеджмента...
Схема построения базисных индексов - Индекс (лат. INDEX – указатель, показатель) - относительная величина, показывающая, во сколько раз уровень изучаемого явления...
Тема 11. Международное космическое право - Правовой режим космического пространства и небесных тел. Принципы деятельности государств по исследованию...



©2015- 2024 pdnr.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.