Регистрации входящей корреспонденции
| Входящий
№
и дата
поступления
документа
| Отметка о постановке на
контроль
| Сведения об отправителе
| Регистра-
ционный
№ и дата
поступившего
документа
(отправителя)
| Краткое
содержание
(заголовок
поступившего
письма)
| Количество
| Резолюция
| Дата
получения
документа на
исполнение
| Подпись
исполнителя
| Отметка об
исполнении
документа
и направлении
его в дело
| | | | | лист.
| экз.
| | |
| | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
Приложение
ЖУРНАЛ
регистрации исходящей корреспонденции
| Исходящий
№ и дата
документа
| Адресат
| Краткое
содержание
(заголовок к тексту)
| Количество
| Исполнитель
| Отметка об
отправке
| | листов
| экземпляров
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 6
| Министерство образования Республики Коми
Государственное образовательное учреждение
начального профессионального образования
ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ УЧИЛИЩЕ № 2
ул. Мира, 146, г. Сыктывкар, 167000,
тел.43-57-81
ОКПО 02527846, ИНН/КПП 1101483211/110101000
09.04.2009 №01-31/171
|
| Директору
Сыктывкарской базы
"Агрокомлекс"
К.О. Зосименко
|
Просим отпустить для учебных целей кабель телефонный КПП - 30х2х0,5 в количестве 210 метров.
Оплату гарантируем.
Директор К.П. Вергеев
А.В. Батонова
213-456
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ
ПО ТЕМЕ 2.4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
| Наименование
результата обучения
| Выполнение технологических операций контроля исполнения документов в соответствии с установленными правилами и нормами.
Осуществление поиска и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач.
Использование информационно-коммуникационных технологий в профессиональной деятельности
|
Вы можете воспользоваться следующими источниками:
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1991. 75с.
2. ГОСТ Р 6.30. - 2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
3. ГОСТ Р ИСО 15489-11-2007. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования (утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-СТ).
4. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30- 2003): Учебное пособие / М.И. Басаков. 7-е изд., переработанное и доп.–М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К0», 2010. – 348 с.
5. ИПС «ГАРАНТ"
6. Конспекты лекций по МДК 01.01. Документационное обеспечение управления.
7. Основные сведения, изложенные в методических указаниях.
Практическое занятие
ВЫПОЛНЕНИЕ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ОПЕРАЦИЙ
КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Инструкция по выполнению задания
Изучите рекомендации по контролю исполнения документов и выполните технологические операции контроля исполнения.
Отчёт должен содержать:
- перечень документов, поставленных на контроль;
- сроки исполнения документов к Заданию 2;
- документ, поставленный на контроль;
- оформленную контрольную карточку;
- сводку об исполнении документов.
Время на выполнение задания: 2 часа
Условия выполнения задания:Задания должны быть оформлены на ПК и распечатаны на принтере.
Задание 1.
Установите сроки исполнения документов, используя Перечень документов с указанием типовых сроков их исполнения (Приложение 1):
- Письма-поручения, письма запросы министерств.
- Письма организаций и предприятий.
- Критические замечания, содержащиеся в выступлении органов печати, не требующие дополнительно изучения и проверки.
- Акты приемки продукции.
- Предложение о расторжении или изменении договора.
- Предложения граждан, требующие дополнительного изучения.
Задание 3. Оформите на письме отметку о контроле.
Задание 4. Оформите регистрационно-контрольную карточку на входящее письмо, используя Приложения 2, 3. Добавьте нобходимые реквизиты. Внесите в РКК напоминание о сроках исполнения.
Задание 5. Оформите сводку об исполнении документов (Приложение 4).
Основные сведения
Контроль исполнения документов и решений за всеми зарегистрированными документами – одна из функций управления.
Цель контроля исполнения документов: своевременное и качественное их исполнение; получение информации для оценки деятельности структурных подразделений и сотрудников.
Контроль исполнения документов состоит из следующих этапов:
- постановка документа на контроль (руководитель делает отметку на документе о контроле, определяет исполнителей, срок исполнения; заполняет регистрационно-контрольную карточку, РКК);
- своевременное доведение документа до исполнителей (поступившие – в день поступления и регистрации, внутренние – после подписания);
- предварительная проверка и регулирование хода исполнения (устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документом – за 10, 5 и 2 дня, - запись о состоянии исполнения в «Контрольной отметке» РКК, внесение в карточку отметок об изменении сроков исполнения и т.д.);
- учет и обобщение результатов контроля (сведения о документах, выполненных и невыполненных к сроку, о причинах невыполнения и перенесения сроков исполнения);
- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
- информирование о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях.
Контролируют на разных уровнях: своевременность исполнения документов; соответствие форм и бланков действующим нормативам и образцам; соответствие формы созданных документов их содержанию; уровень и формы удостоверения документов; соответствие подписей их расшифровкам; идентичность всех экземпляров.
Контроль за документами осуществляют: служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей); руководители всех рангов (отвечают за содержание документа); исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).
При большом объеме контролируемых документов в организации создают специальное контрольное подразделение.
Руководитель может возложить контроль за исполнением документов на сотрудников. Эта практика распространяется на исполнение распорядительных документов.
Оптимальный вариант, когда под контролем находится исполнение всех документов. Но это очень трудоемкий процесс, ценность документов не одинакова. Поэтому на практике документы классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и контроль которых необязателен.
Руководство организации, исходя из специфики и опыта работы, составляет и утверждает перечень документов, подлежащих контролю и методику его организации.
К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся: документы вышестоящих органов; распорядительные документы данной организации; важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.
Снятие документов с контроля состоит из этапов:
- принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ;
- постановка отметки об исполнении («отметка об исполнении») в РКК и на документе информирования контрольной службы организации об исполнении документа, находящегося на централизованном контроле;
- перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел);
- подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.
Документы считают выполненными и снимают с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль.
Приложение 1
ПЕРЕЧЕНЬ
|