СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ

Инструкция по выполнению задания

Изучите требования к составлению описей дел долговременного и постоянного хранения, подготовке их к передаче на архивное хранение.

Отчёт должен содержать: опись дела долговременного / постоянного хранения

Время на выполнение практической работы: 2 часа

Условия выполнения задания:

-Задание выполняется в кабинете Документационного обеспечения управления.

- Отчёт должен быть оформлен на ПК и распечатан.

Задание: Составьте опись дел постоянного хранения за 2012 г.

Исходные данные

- Устав колледжа 20 января 2012 г., 25 л.;

- Положение о структурных подразделениях, 2012 г., 125л.;

- Постановления Совета колледжа. (Том 1) - 25.01.- 30.06.2012, 246+3 л.,

(Том 2) - 31.08. - 19.12. 2012, 239+2л.

- Штатное расписание, 2022 г., 5 л.

Отчёт должен содержать: оформленную опись дела долговременного / постоянного хранения.

Время на выполнение практической работы: 2часа

Основные сведения

На дела постоянного и долговременного хранения составляются описи дел. Составление описи - это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень единиц хранения (дел) и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Опись состоит из годовых разделов. Она составляется на дела: постоянного, долговременного хранения, по личному составу, состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты и т.п.), а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении. Они составляются работниками службы ДОУ. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурного подразделения несут их руководители. Описи на дела структурного подразделения являются основой для составления годового раздела сводной описи организации. В организациях, где нет структурных подразделений, на все дела постоянного хранения составляется единая опись.

Опись дел составляется ежегодно, через год после завершения дел в делопроизводстве.

Опись дел структурного подразделения и годовые разделы описей дел постоянного и долговременного хранения и по личному составу составляются по унифицированным формам, установленным Основными правилами работы архивов , организаций.

Совокупность элементов описания каждого дела описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

- дата дела (тома, части);

- число листов в деле (томе, части)4

- примечание.

При составлении описи следует придерживаться следующих правил:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, под самостоятельным номером вносится каждый том;

- порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет. Номера описям структурных подразделений присваиваются по согласованию с архивом организации;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;

- при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, все остальные обозначаются словами «то же», однако все другие сведения о делах вносятся в опись полностью. Полностью пишется тот же заголовок, если он начинает новый лист;

- в графу «Примечание» вносятся пометки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел в другие структурные подразделения со ссылкой на соответствующий акт и т.п.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи, фиксируется наличие литерных и пропущенных номеров.

Опись продолжается с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет до тех пор, пока количество внесенных в нее дел не достигнет тысячи томов. Тогда заводят следующую опись №2 с самостоятельной нумерацией.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения (если такая комиссия сформирована). Опись дел структурного подразделения составляют в 2-х экземплярах. Один оставляют в подразделении, а второй передается вместе с делами в архив организации, где на его основании составляется годовой раздел сводной описи дел организации.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации. В случае одобрения в конце раздела проставляется гриф «согласовано» с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором его рассматривали. Затем годовой раздел передается на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, и после его утверждения ЭПК он должен быть утвержден руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

Несколько годовых разделов сводной описи дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в котором достигло четырехзначной цифры, считаются законченной описью. Если в организации ежегодно образуется небольшое количество дел постоянного хранения (до 200 дел), опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы за 5 лет, законченной описи присваивается определенный номер, к ней составляется итоговая запись в заверительную надпись, которые имеют установленную форму.

Законченная опись оформляется следующим образом. Элементами оформления являются титульный лист (для описи дел постоянного хранения), предисловие, справочный аппарат, включающий оглавление, указатели и список сокращенных слов.

Титульный лист должен содержать:

- название фонда;

- номер фонда;

- номер описи;

- название описи, которое включает название категории документов, содержащихся в делах (постоянного, долговременного хранения);

- крайние даты дел, включенные в опись.

Кроме того, на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в который сдаются дела данной организации.

Предисловие содержит сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, охватывающий дела описи; краткую характеристику содержания и полноты документов, включенных в раздел, в нем указывается наличие дел, выходящих за хронологические рамки; отмечаются наиболее типичные группы дел по разновидностям документов и по их содержанию; освещаются вопросы формирования, описания и систематизации заголовков дел; указывается наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования. Предисловие подписывается его составителем и заведующим архивом или лицом, ответственным за архив организации, с указанием даты составления предисловия.

Если в описи встречаются сокращенные слова, из них составляют список сокращений, расположенных в алфавитном порядке. Например:

ИАИ - Историко-архивный институт

СТК — Сыктывкарский технологический колледж

Общепринятые сокращения, например «га», «ч», «ООО» в список не включают. Указатели - это перечень определенных понятий, которые встречаются в тексте описи, с указанием номеров листов, на которых они встречаются. Указатели могут быть именными, географическим, предметными и др. Например

Российский гуманитарный университет

• Институты - 9,19;

• Факультеты -10,14,15,36,42

или

• Арефьев В.М. - 5,12,15;

• Игнатов А.М. - 10,12,14.

Приложение

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Нумерация этой описи продолжается на следующий год

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ