ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ ДЛЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ

Инструкция по выполнению задания

Изучите требования к оформлению дел временного хранения.

Отчёт должен содержать: оформленные в соответствии с требованиями обложку дела, внутреннюю опись дела, лист-заместитель и карту-заместитель.

Время на выполнение практической работы: 2часа

Условия выполнения задания:

-Задание выполняется в кабинете Документационного обеспечения управления.

- Отчёт должен быть оформлен на ПК и распечатан.

Исходные данные:

Отчеты по практическим работам по дисциплине «Документационное обеспечение управления» студентов группы Д-2-(индекс группы) включены в номенклатуру дел учебной группы с присвоением индекса 06-(порядковый номер студента по списку в учебном журнале группы).

1. Оформите обложку дела (Приложение 1) для отчетов по практическим работам по дисциплине «Документационное обеспечение управления», при условии хранения этого дела в течение 5 лет после окончания студентом колледжа.

2. Выполните систематизацию практических работ внутри дела в хронологическом порядке.

3. На каждой выполненной практической работе поставьте отметку об исполнении и направлении ее в дело. (Реквизит 28 ГОСТ Р 6.30 -2003)

4. Составьте внутреннюю опись дела «Отчеты по практическим работам» (Приложение 2).

5. Оформите лист-заместитель и карту заместитель (Приложение 3, 4).

Основные сведения

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть через определенное время.

Быстрый поиск и использование таких документов, возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Стандарт дает определение дела как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.

Исполненные документы должны иметь отмету об исполнении, и помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

Использованных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы в них легко было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как «группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел». Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документов, но и исключает его потерю.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются «Основные правила работы архивов организаций», «Государственная система документационного обеспечения управления» и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен на основании указанных нормативных актов, в инструкциях по делопроизводству предприятия с указанием специфики формирования отдельных категорий дел.

В каждом структурном подразделении выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка - скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела (см. Приложение 1 к работе) указывается название предприятия. Если предприятие имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например, Бухгалтерия или Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело № 09-34, где 09 обозначает индекс структурного подразделения, 34 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела переносится полностью из номенклатуры Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить, исполнен ли он (о чем должна быть пометка). Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа, то есть еще раз перед подшивкой проверяется наличие подписей, отметок, дат, индекса и т.д.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два и более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и завершения работы такие дела переформируются.

Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключением из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учебным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятельность в течение театрального сезона, и ряд других.

Документы помещают в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако, если приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.

Например, к приказам часто подбирают различные заявления, справки, записки, послужившие основанием для их издания. Их можно сгруппировать отдельно: «Приказы за 2003 г.» - одно дело, и «Документы к приказам за 2003 г.» - второе.

Также часто формируют протоколы и документы к ним.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки сметы и пр.) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны комбинации.

Систематизация отдельных категорий документов имеет особенности.

Распорядительные документы формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения.

Документы коллегии группируются в два дела:

- протоколы и решения коллегии;

- документы к заседаниям коллегии (доклады, справки, заключения).

Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным письмам.

Свою специфику имеет формирование бухгалтерских документов.

Для дел содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа (см. Приложение 2 к работе).

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику предприятия. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственными за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист заменитель, в котором указывается: когда, кому и на какой срок выдан документ (см. Приложение 3 к работе).

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель (см. Приложение 4 к работе), в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Дело может быть выдано сотруднику структурного подразделения на срок не более одного месяца.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Приложение 1

Оформление обложки дела

Приложение 2

Форма внутренней описи

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №_____________

Приложение 3

Форма листа-заместителя

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Документ от________________ №_______ , поступивший

наименование корреспондента_______________________________

по вопросу______________________________________________

Выдан дата кому

Выдал_____________________

Получил___________________

Приложение 4

Форма карты-заместителя

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Дело №_____________________________________________________________ 2003 г.

Структурное подразделение

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАНЯТИЯ