РАЗРАБОТКА МАРШРУТНЫХ СХЕМ ДВИЖЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Инструкция по выполнению заданий:

Оформите маршрутную схему движения (оперограмму) и блок-схему исходящего письма, соблюдая правила и принципы документооборота.

Отчёт должен содержать: Маршрутную схему (оперограмму) и блок-схему движения исходящего письма.

Время на выполнение задания: 2 часа

Условия выполнения задания:Задания должны быть оформлены на ПК и распечатаны на принтере.

Исходные данные:

Технологические операции:Принятие управленческого решения о разработке документа. Передача задания на исполнение. Разработка исполнителем проекта документа. Контроль в процессе исполнения. Согласование содержания проекта документа со специалистами организации. Внесение исполнителем изменений в проект документа по представлению специалистов. Проверка правильности оформления документа. Визирование согласованного со специалистами документа.

Представление проекта документа и сопровождающих его материалов на рассмотрение руководителю. Внесение исполнителем изменений в проект документа по указанию руководителя. Подписание документа руководителем. Составление списка рассылки документа. Тиражирование документа. Регистрация исходящего документа в РКФ. Обработка отправляемой корреспонденции (сортировка, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдача в отделение связи). Оформление отметки об исполнении. Подшивка контрольного экземпляра документа в дело.

Исполнители:руководитель организации, секретарь руководителя, канцелярия, руководитель структурного подразделения, исполнитель, специалисты, экспедиция.

МАРШРУТНАЯ СХЕМА

Движения исходящего письма

Основные сведения

Исходящие документы–это документы, разработанные внутри организации и отправленные за её пределы по различным каналам связи.

К ним относятся документы, адресованные:

- органам управления – доклады, отчёты об исполнении распоряжений, приказов;

органам законодательной, исполнительной и судебной власти – иски, кассации;

- партнёрам предприятия – проекты планов, договоров, протоколы согласования;

- общественным организациям – ответные письма на обращения, запросы;

- гражданам – ответные письма на заявление, жалобу, просьбу.

Работа с исходящими документами включает в себя следующие этапы:

1. Разработка исполнителем проекта документа по поручению руководителя.

2. Проверка правильности оформления документа специалистом службы ДОУ.

3. Согласование содержания проекта документа со специалистами организации.

4. Внесение исполнителем изменений в проект документа по представлению специалистов (если есть необходимость).

5. Визирование согласованного со специалистами документа.

6. Представление проекта документа и сопровождающих его материалов на рассмотрение руководителю.

7. Внесение исполнителем изменений в проект документа по указанию руководителя (если есть необходимость).

8. Подписание документа руководителем.

10. Составление списка рассылки документа.

11. Тиражирование документа.

12. Регистрация в РКК или Журнале исходящих документов.

13. Окончательная проверка правильности оформления документа специалистом службы ДОУ: наличие подписи, даты, заголовка, правильности адресования, отметки об исполнителе, всех страниц документа и приложений.

13. Обработка отправляемой корреспонденции (ИД): сортировка, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдача в отделение связи.

14. Подшивка контрольного экземпляра документа в дело.

Документы должны быть обработаны и отправлены в день их подписания.

Отправка документов на небумажных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям к сохранности носителей и записанной на них информации.

Электронные документы отправляются с сопроводительным письмом.

Обработка исходящих факсограмм включает в себя следующие операции: проверка правильности их оформления, проверка наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документа, включение факсимильного аппарата, установление связи с адресатом, передача документа, отключение факсимильного аппарата.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАНЯТИЯ

ПО ТЕМЕ 2.3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Вы можете воспользоваться следующими источниками:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1991. 75с.

2. ГОСТ Р 6.30. - 2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. ГОСТ Р ИСО 15489-11-2007. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования (утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-СТ).

4. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30- 2003): Учебное пособие / М.И. Басаков. 7-е изд., переработанное и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К⁰», 2010. – 348 с.

5. ИПС «ГАРАНТ"

6. Конспекты лекций по МДК 01.01. Документационное обеспечение управления.

7. Основные сведения, изложенные в методических указаниях.

Практические занятия № 1,2

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Инструкция по выполнению задания

Изучите рекомендации по регистрации документов и выполните технологические операции регистрации документов.

Отчёт должен содержать: зарегистрированные в журналах входящий, исходящий и внутренний документ организации; перечень документов подлежащих и не подлежащих регистрации; документ с проставленными реквизитами регистрации: отметкой о поступлении документа в организацию и резолюцией; документ, зарегистрированный с использованием регистрационно-контрольной карточки.

Время на выполнение задания: 4 часа

Условия выполнения задания:Задания должны быть оформлены на ПК и распечатаны на принтере.

Задание 1: Оформите приложение к Инструкции по делопроизводству «Перечень нерегистрируемых документов организации» в соответствии с требованиями к оформлению приложений. (Приложение 1).

Задание 2:Рассортируйте документы на регистрируемые и не подлежащие регистрации:

а) приказ Министерства образования РК,

б) заявка на материально-техническое оборудование для учебной лаборатории, сообщение о заседании педагогического совета,

в) график дежурства работников в праздничные дни,

г) служебное письмо о сроках предоставления статистических отчетов,

д) акт приема-передачи,

е) приказ об увольнении преподавателя,

ж) докладная записка о нарушении работником правил внутреннего трудового распорядка,

з) учебный план и программа для подготовки по специальности «Документационное обеспечение управления и архивное дело»,

и) приказ директора о проведение аттестации по теоретическому обучению,

к) командировочное удостоверение,

л) телефонограмма,

м) факсимильное сообщение (факсограмма),

н) нормы расходов материалов.

Задание 3: Оформите регистрационный номер отправляемого письма, если;

3.1. Письмо подготовлено структурным подразделением, имеющим согласно штатному расписанию, код 02;

3.2. Письмо будет подшито в дело «Переписка по организационным вопросам», имеющее номер по номенклатуре дел 41.

3.3. Письмо имеет порядковый номер 143 в своем массиве.

Задание 4: Оформите регистрационную карточку (Приложение 2) в соответствии с

Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно - контрольных форм (РКФ)

(Приложение 3)

Исходные данные:

На имя директора «СКСиС» 10.12.2013 поступило письмо от 01.12.2013 №2054-02/ из Министерства образования РК, в котором заключалась просьба о предоставлении в адрес Минобразования РК информации об обеспеченности студентов колледжа местами в общежитии.

Директор «СКСиС» поставил резолюцию о подготовке справки (номер дела «Справки по основной деятельности СКСиС» согласно номенклатуре дел-30) по данному письму заведующему общежитием «СКСиС» (код структурного подразделения - 12) до 05.12.2013. Справка была подготовлена и отправлена электронным письмом 04.12.2013. Письмо Минобразования РК направлено на хранение в дело 02-36.

Задание 5:Провести предварительное рассмотрение документов и зарегистрировать входящий документ, используя журнальную форму регистрации (Приложение 4).

Задание 6:Зарегистрировать исходящий документ, используя журнальную форму регистрации (Приложение 5).

Задание 7: Подготовить документ для рассмотрения руководителю по существу содержащихся вопросов, оформить результаты рассмотрения (составить и оформить резолюцию) и внести данные сведения в журнал регистрации (Приложение 6)

Основные сведения

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, представления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационная поисковая система (ИПС) должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

Главное назначение регистрации - придание юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения.

Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, учебные, бухгалтерские и т.д. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие от вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень Не подлежат регистрации первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты (прайс-листы), нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, заявки, заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и некоторые другие.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии. Перечень утверждает руководитель организации. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству, но может разрабатывать как самостоятельный документ.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. Вместе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номер дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа №72/1-5 включает:

72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5 - номер дела по номенклатуре.

В некоторых организациях для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1 - 5/72 или 1-5-72.

Номер документа может также содержать по усмотрению организации условное обозначение (код) должностного лица, вопросов деятельности, вида документа и т.д. Например, № 72-БМ включает

72 - порядковый номер документа;

БМ - Борис Мишин (автор документа).

Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа, например, И-211, М-561.

К индексам приказов по личному составу допускается добавление букв «л/с» или «к».

Ввод сведений о документе в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.

Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрируемые формы могут наноситься цветные маркировальные полосы по верхнему краю или по диагонали; ручные и механизированные формы могут изготавливаться на бумаге различных цветов и тонов.

Введение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.) или в случаях минимального объема документооборота. Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью ПЭВМ.

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма РКК (Приложение1) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 *210) или А6 (105*148).

Все графы лицевой карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «Контрольные отметки» фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретную причину задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.

На карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.

Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются с документами по истечении срока их хранения в

текущей работе.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой - в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.

Ручная карточная система регистрации быстро заменяется сегодня регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе

Приложение 1

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,

НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

Графики, наряды, заявки.

Учебные планы, программы.

Сводки и информация, присланные для сведения.

Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т.д.

Прейскуранты, прайс-листы.

Технические условия.

Нормы и нормативы расходов материалов.

Поздравительные письма.

Пригласительные билеты.

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).

Формы статистической отчетности.

Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".

Объяснительные записки.

Приложение 2

Форма регистрационной карточки

Лицевая сторона карточки

Оборотная сторона карточки

Приложение 3

П Р А В И Л А

ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ

РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)

Приложение 4

ЖУРНАЛ