ПО ТЕМЕ 2.7 ПОДГОТОВКА ДЕЛ ДЛЯ ДЛИТЕЛЬНОГО ХРАНЕНИЯ

Вы можете воспользоваться следующими источниками:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1991. 75с.

2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.).

3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558).

4. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, М: ВНИИДАД, 2005, 30 с.

5. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76).

6. Информационно-правовая система «ГАРАНТ».

7. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30- 2003): Учебное пособие / М.И. Басаков. 7-е изд., переработанное и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К⁰», 2010. – 348 с.

8. Конспекты лекций по МДК 01.01. Документационное обеспечение управления.

9. Основные сведения, изложенные в практической работе.

Практическое занятие № 1

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ ДЛЯ ДЛИТЕЛЬНОГО ХРАНЕНИЯ

Инструкция по выполнению задания

Изучите требования к оформлению дел длительного хранения.

Отчёт должен содержать: подготовленное для передачи в архив дело долговременного хранения.

Время на выполнение практической работы: 2 часа

Условия выполнения задания:

-Задание выполняется в кабинете Документационного обеспечения управления.

- Отчёт должен быть оформлен на ПК и распечатан.

Задание:

Оформить дело для сдачи в архив организации.

1. Провести нумерацию листов;

2. Составить внутреннюю опись документов дела;

3. Провести подшивку дела;

4. Составить заверительную надпись

5. Оформить реквизиты обложки дела

Исходные данные:

Вы работаете секретарем руководителя в коммерческой организации
ООО «Олимпус». Ваша организация относится к организациям с небольшим объемом документооборота, количество персонала - 25 человек. Профиль деятельности - торговля спортивным инвентарем и аксессуарами. Срок существования на рынке – 8 лет.

Основные сведения

Сквозная нумерация листов -нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи. Нумеруют не каждую страницу, а только лист в правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитовым карандашом ставится номер листа по порядку, начиная с первого разворота папки. При этом документы подшиваются в хронологическом порядке таким образом чтобы более старые документы находились вначале, а более новые в конце подшивки.

Листы большего формата, подшитые за один край нумеруют в развернутом виде в правом верхнем углу. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.

Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.

Лист-заверитель дела может быть заранее вложен в дело последним листом, перед переплетом и подшивкой.

Если дело было переплетено (прошнуровано) или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе.

Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.

Составление внутренней описи документов дела -внутренняя опись документов дела (Приложение 1) выполняется по установленной форме, которая включает в себя следующие графы: порядковый номер документа дела;индекс документа;дата документа;заголовок документа;номера листов дела;примечания.

Прошивка (шнуровка) документов -в соответствии с правилами необходимо подшивать документы на четыре прокола в твердую обложку из картона.

Перед прошивкой (шнуровкой) из документов необходимо удалить все металлические скрепления.

К документам, имеющим маленькое поле для подшивки, слева нужно подклеить полоску бумаги в качестве поля документа.

Если в деле имеются личные документы (свидетельства, аттестаты, паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), их необходимо вложить в конверт, либо в полиэтиленовый "файл", а затем подшить в дело.

Пачку документов, составляющих дело, зажимают в струбцине и прокалывают шилом либо сверлят специальным устройством для прошивки документов (УПД), который позволяет сшить документы автоматически нитками. Затем, не вынимая из струбцины, пачку документов прошивают длинной иглой (цыганской) суровой нитью (шпагатом или лентой) следующим образом:

1. Продеть иглу во второе снизу отверстие с тыльной стороны.

2. Продеть иглу в нижнее отверстие с лицевой стороны.

3. Продеть иглу во второе снизу отверстие по тыльной стороне, выводя её на лицевую сторону.

4. Продеть иглу во второе сверху отверстие с лицевой стороны на тыльную.

5.Продеть иглу с тыльной стороны в верхнее отверстие

6. Продеть иглу во второе сверху отверстие с лицевой стороны на тыльную.

7. Связать два конца нити с тыльной стороны двойным узлом.

8. Наклеить на концы нити заверительную надпись.

Составление заверительной надписи - в заверительной надписи указывают:

-номер дела, к которому составлена надпись;

-количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;

-количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдельно, через знак "+";

-номера литерных листов и пропущенные номера;

-номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками;

-номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;

-номера листов-чертежей, фото и т.п.;

-номера конвертов с вложениями и количество вложений;

-номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями;

-должность составителя с расшифровкой подписи;

-дата составления.

Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.

При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняют в деле.

Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исключением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.

Окончательное оформление реквизитов обложки дела -обложки дел должны содержать следующие реквизиты:наименование организации;наименование структурного подразделения; индекс дела;номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;заголовок дела;аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);дата дела (тома, части);количество листов в деле;срок хранения дела;архивный шифр дела.

Приложение 1

Форма внутренней описи

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №_____________

Приложение 2

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано _________________________________листов

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов________________________

пропущенные номера листов ____________________

+ листов внутренней описи______________________

Дата

Практическое занятие № 2