Документування атестації кадрів

> Коло питань: загальні положення шиди проиеікшія атес­тації, підготовиа Лі ипатаЦи, п/юінгкчіня атчтаци, офо/>-і/ кчшн та рса З/типі ;к лі; чсіідаиш апп і тниішюі кпчи її

Загальні положення щодо проведення атестації

Атестація персоналу — це кадрові заходи, що покликані оці­нити відповідність рівня праці, якостей і потенціалу особистості вимогам виконуваної діяльності. Атестація персоналу — це спо­сіб визначення спроможності працівників ефективно виконува­ти покладені на них функціональні обов'язки.

Метою атестації працівників є:

♦ визначення ділових якостей і організаційних здібностей працівників, ступеня відповідності їх займаній посаді;

♦ оцінювання рівня професійної підготовки, здатності самос­тійно вирішувати поточні питання та вміння мобілізувати колектив на виконання виробничих завдань (якщо атесту­ють керівника);

♦ перегляд кандидатур, розстановка і використання керівників, спеціалістів та службовців, підвищення їхньої кваліфікації;

♦ відбір перспективних працівників для зарахування до резер­ву кадрів на заміїцення вищих посад;

♦ вироблення рекомендацій щодо підвищення кваліфіїсапш-ного і фахового ршня працюючих;

♦ виявлення та усунення недоліків у роботі з кадрами в підроз­ділах.

Функції з проведення атестації необхідно розподіляти між лі­нійними кершниками (менеджерами) і кадровими службами (ме­неджерами з персоналу).

Функції лінійних керівників:

♦ консультують щодо визначення істотних параметрш оццжи;

♦ беруть участь в атестацшних процедурах в якості експертів;

♦ готують цадивідуальні ощнні матеріали (анкети, характерис­тики, рекомендації) для тих, кого атестують;

♦ беруть участь у роботі атестаційних комісіїї.
Функції кадрових служб:

♦ розробляють, базуючись на корпоративної політиці, загаль­ні принципи оцінки персоналу;

♦ готують нормативні і методичні матеріали щодо атестації;

♦ організовують атестащйні процедури;

♦ навчають ліїзійних менеджери* ефективній роботі в рамках атестаційних процедур і сшвбесід.

З урахуванням цілей проведення атестації можна говорити про дві її складові частини: оцінку праці та оцінку персоналу.

Оцінка праці спрямована на зіставлення якості та обсягу фак­тичної праці з планованим результатом праці, що подана в техно­логічних картах, планах і програмах роботи підприємства. Оцінка праці дає можливість оцінити її кількість, якість та іїчтенсивність.

Оцінка персоналу дозволяє вивчити ступінь підготовленості працівників до виконання саме того виду діяльності, яким вони

займаються, а також виявити рівень їх потенційних можливостей для оцінки перспектив росту.

Практика управління показує, що організації використовують у більшості випадки? одночасно обидва види ощнки діяльності працівників, тобто оцінку праці та оцінку якостей, що впливають на досягнення результатів.

Атестація призначена сприяти поліпшенню якісного складу працівників, їхньому ефективному використанню, росту професій­ної компетентності, підвищенню кваліфікації, посиленню органі­зованості, відповідальності, дисциплінованості. Під час атестації перевіряють, чи відповідають займаній посаді ділова кваліфіїсащя, рівень знань і навичок, інші суспільно значущі якості працівника.

Атестація має здійснюватися на засадах законності, об'єктив­ності, гласності, колегіальності та неупередженості.

Атестація працшників, як правило, проводиться раз у три роки. Виняток становлять лінійні кершники (майстри, старші майстри, начальники цехш та дільниць), яких атестують раз у два роки.

Атестації підлягають пращвники всіх сфер господарювання й рингів управління згідно з чинними нормативно-правовими актами.

Проведення атестації державних службовців регулюється від­повідним Положенням, затвердженим постановою Кабінету Мі­ністрів України від 28 грудня 2000 р. N 1922 [101].

Державні службовці ^керівники атестуються, як правило, комісіями тих органів, керівники яких призначають їх на посади та звільняють з посад. Водночас можуть бути прийняті ишгі рі­шення. Наприклад, заступників голш районних державних адмі­ністрації* за рішенням голів обласних, Київської та Севастополь­ської міських державних адміністрацій можуть атестувати комі­сії, створені відповідними обласними, Київською та Севасто­польською міськими державними адміністраціями.

Проводиться атестація державних службовщв один раз на три роки. Державні службовці, які не підлягають атестації у поточно­му році, мають проходити атестацію в наступний атестаційний період, тобто через два роки на третій.

Існують також свої особливості проведення атестації в медич­ній, освітянській та інших сферах життєдіяльності країни відпо­відно накази? галузевих міїгістерств та відомств. Підприємства недержавної форми власності самостійно розробляють положен­ня про проведення атестації працівників керівного складу.

Підготовка до атестації

Атестація передбачає проведення кадровими службами різних за змістом і трудомісткістю організаційних робіт, а саме:

♦ складання проекту відповідного наказу та додатків до нього;

♦ визначення кількості та складання списків працівників, які підлягають атестації,

♦ підготовка пропозиції! щодо складу атестаційних комісій, терміїгів та графіїсш проведення атестації;

♦ перегляд основних положень посадових інструкції*, озна­йомлення з ними працівники?, роз'яснення працівникам ці­лей та порядку проведення атестації;

♦ уточнення тексту положень про підрозділи, що застосову­ються на підприємстві, з метою приведення цих документи? у відповідність до фактичного стану справ і перерозподілу обов'язків між пращвниками;

♦ підготовка необхідних для атестації документш: комплекту службових характеристик працівників та посадових інструк­ції!; атестащйного листа попередньої атестації та бланки? атестацШного листа чергової атестації.

Щорічні оцінки виконання працшником покладених на нього завдань та обов'язків за період, що минув після попередньої атес­тації, повинні подаватися до атестащйних комісш при проведен­ні наступних атестащй, тобто після запровадження таких оціїгок.

Складання проекту наказу. Розпочинається підготовка до атес­тації з видання відповідного наказу керівника підприємства.

В наказі про проведення атестації зазначають:

♦ дату початку і закінчення атестащі;

♦ склад атестащйних комісШ з визначенням днів тижня, часу і місця проведення засідань;

♦ графіїс проведення атестації, в якому вказують початок і кі­нець засідання атестащйної комісії для кожного підрозділу. У графіїсах проведення атестації, як правило, зазначається:

♦ назва підрозділу де працює атестований, його прізвище, ш'я, по батькові, посада, дата і час проведення атестації;

♦ строки підготовки поіменних графіїсй? атестації у підрозді­лах, відгуки? та характеристик на тих, кого атестують;

♦ завдання кершникш підрозділи, у тому числі кадрової служ­би у проведення атестації.

Доцільно також передбачити проведення заходів щодо вдос­коналення організації колективної та індивідуальної праці керів­ників, професіоналів та фахівців, усунення паралелізму та дублю­вання в їхній діяльності, виключення з посадових обов'язків ро­біт, не властивих виконавцям відповідної кваліфікації.

Зразок наказу про проведення атестації наведено в додатку 5.1.

Визначення кількості атестованих. Список осіб, які підляга­ють черговій атестації, складається по підрозділах організації. Не слід виключати з числа атестованих тих фахівців, як не мають від­повідної освіти для посади, яку обіймають.

Не підлягають атестації:

♦ особи, які займають посаду менше року;

♦ молоді спеціалісти, строк обов'язкової роботи яких за приз­наченням після закінчення вищого навчального закладу ще не минув;

♦ жінки, які перебувають у відпустках по вагітності і родах, з догляду за дітьми. їх атестують, як правило, не раніше ніж через рік після закінчення встановленої відстрочки.

♦ пенсіонери та особи, які працюють за контрактом і терміно­вим договором, та особи, посади яких підлягають скороченню.

Особи, які згідно з чинним законодавством призначаються або обираються на посаду на певний термін (визначений Зако­ном, положенням про орган), передпенсійного віку, вагітні жін­ки проходять атестацію за власним бажанням.

Положенням про проведення атестації, як правило, передба­чається, що у період між атестаціями під час підбиття підсумків роботи органу за ріїс проводиться щорічна оцінка виконання його працівниками покладених на них завдань та обов'язків.

Створення атестаційної комісії. Атестаційна комісія призна­чається у складі голови, заступника голови, секретаря і декількох членів. Вона має відповідні права тільки на період атестації.

До складу комісії* доцільно включати кваліфікованих пращв-ншав державних органш з досвідом роботи у відповідних сферах. Залежно від кількості пращвникш, які підлягають атестації, наяв­ності територіальних та підпорядкованих органш, специфіїси ор­гану управліїия утворюються одна чи декілька атестащйних ко­місій непарною чисельністю (як правило, від 5 до 11 чоловіїс).

Кількісний та персональний склад атестащйних комісШ, тер­мії™, місце проведення атестації, графіїс її проведення, як уже

зазначалось, затверджуються наказом (розпорядженням) керів­ника установи. Цим наказом також можуть надаватися відповід­ні доручення і встановлюватися терміїш подання необхідних до­кумента до атестащйних комісш.

За ріїпенням кершника установи до роботи в комісіях можуть за­лучатися незалежні експерти (наукові пращвники, психологи, пред­ставники системи навчання державних органш та іїшгі фахшці).

Оцінка експертами якостей пращвника не може бути домоту­ючою, а враховується як один із аргументи), що характеризує йо­го роботу.

Для проведення чергової атестації спеціалістів, які своєчасно не пройшли її з поважних причин, а також повторної атестації кадрш за ріїпенням комісії через рік, керіїшики підприємств призначають нові комісії, якщо навіть їх склад залишається незміїшим.

Поіменний графік проведення атестації доводять до відома пращвникш за місяць до дня її проведення.

Строки проведення атестації затверджуються кершником ор­ганізації, виходячи зі строків, визначених у наказі вищої устано­ви. Вони повинні включати час на підготовку до атестації, час на атестацію і час на прийняття ріїпень.

Оптимальним можна вважати три-шестимісячний строк, про­тягом якого має проводитись атестація. Це залежить від кількос­ті працівників, які підлягають черговії! атестації, та кількості створених атестащйних комісш.

Ознайомлення з посадовими інструкціями. Для атестації У кершни­ка мають бути в наявності положення про очолюваний ним підроз­діл і комплект посадових інструкцій підпорядкованих пращвникш.

З огляду практичного впливу змісту посадової шструкції на пращвника можна назвати декілька аспектш. Зокрема, посадова інструкція:

♦ допомагає визначити орієнтири (ким є і яким повинен бути працшник в організації і на обШмаємш посаді);

♦ намічає шлях для формування напряму діяльності;

♦ конкретизує в уяві старт, маршрут, фіїгіш різних аспектш ді­яльності;

♦ допомагає розставити уявні етапи на шляху кар'єри, що не­обхідно у праці кожного управлінця;

♦ має спонукальну властивість;

♦ є пам'яткою для остороги.

Усі особи, які атестуються, мають бути ознайомлені з посадо­вою інструкцією під розписку із зазначенням дати; невиконання цієї вимоги буде перешкоджати проведенню атестації.

Зразок посадової інструкції працівника наведено в додатку 5.2.

Підготовка службових характеристик. Кершники структурних підрозділів апарату управління готують службову характеристику (характеристику-відгук, атестаційну характеристику) на кожного працівника, який підлягає атестації.

У службовш характеристиці зазначають сильні та слабкі сто­рони працівника відповідно до вимог посадової шструкції, вис­вітлюють його виробничу діяльність. Висновок про відповідність чи невідповідність займаній посаді не записується.

Доцільно, щоб службова характеристика містила:

♦ загальні відомості (прізвище, ім'я, по батькові, посада, стаж роботи на посаді);

♦ професшні знання, ршень володшня державною та шозем-ними мовами;

♦ аналіз виконання посадових обов'язків, досвід роботи за фахом;

♦ ділові якості (профеойна компетентність, відповідальність, іїтцціативність, самостійність у роботі, оперативність у прий­нятті ріїпень і здатність до контролю за їх реалізацією, вмш-ня акумулювати необхідну шформаціїо та виділяти найго-ловніше, працювати з нормативно-правовими актами, ін­шими документами);

♦ особисті якості (працездатність, комунікабельність, уміння керувати підлеглими, вмшня встановлювати взаємовідноси­ни з колегами, творчий підхід до справи, принциповість, послідовність у роботі, самокритичність);

♦ результативність роботи, що виконується;

♦ підвищення кваліфікації (види професійного навчання, що проходив або причини, з яких навчання не проводилося, ви­користання одержаних знань у роботі, здатність до самоос­віти, ставлення до профеойного навчання підлеглих тощо);

♦ можливості професійного і службового просування (за яких умов, на яку посаду, коли);

♦ зауваження і побажання працшникові, якого атестують;

♦ висновок про відповідність займашй посаді.
Працівника ознайомлюють із службовою характеристикою

під розпис під час співбесіди з безпосереднім керівником. У ході

співбесіди повинні обговорюватися позитивні й негативні ре­зультати роботи працівника, визначатися недоліки та шляхи їх подолання. При цьому працівнику має бути надана можливість ставити запитання, коментувати зауваження та висновки щодо своєї роботи. Уразі незгоди зі змістом характеристики працівник може подати до атестацшної комісії відповідну заяву із зауважен­нями чи додатковими відомостями.

Службова характеристика повинна бути подана до атестацш­ної комісії не пізніше, ніж за два тижні до дня атестації.

Зразок атестацшної характеристики працівника наведено в до­датку 4.13

Проведення атестації

Порядок атестування. Проводять атестацію по окремих під­розділах або групах підрозділів у спеціально підготовленому для засідань атестаційної комісії приміщенні. Не рекомендується пе­реносити встановлений час проведення засідань.

Протягом одного засідання комісії атестують не більше як 12 чоловік. Заміна члени комісії іншими посадовими особами мож­лива лише у виняткових випадках і тільки згідно з наказом керів­ника організації.

Як правило, атестацію проводять у присутності працівника та його безпосереднього керівника. Водночас у випадку, коли пра­цівник, якого атестується, не з'явився на засідання атестацшної комісії без поважних причин, комісія може провести атестацію за його відсутності. До поважних причин у цьому випадку можна віднести: хворобу, відпустку за сімейними обставинами, відряд­ження тощо

Про те, що працшник не з'явився на засідання комісії, хоча на роботі вш був, відзначають у протоколі. Працівникові знову по­відомляють дату і час наступного засідання, на яке він повинен з'явитись. Якщо ж він і вдруге на засідання не приходить, його атестують на підставі поданих документів.

Документи, що підтверджують відсутність працдшика на атес­тації, мають бути надані атестацдшій комісії його безпосереднім керівником. За відсутності безпосереднього кершника на засіданні комісії може бути присутнім його заступник або кершник вищого рівня (наприклад, начальник управління чи начальник відділу).

Члени атестаційної комісії проходять атестацію в першу чергу. При цьому участі в голосуванні вони не беруть. Професійна ети­ка передбачає, що на період голосування член комісії, якого атес­тують, залишає примицення. Якщо член комісії буде визнаний таким, що не відповідає займанії! посаді, він має бути виведеним зі складу комісії (замилений) ріїиенням кершника установи.

Робота атестаційної комісії у кожному конкретному випадку розпочинається з того, що секретар ознайомлює членш комісії з даними атестацшного листа, а безпосереднії! керівник зачитує службову характеристику атестованого.

Кершники підрозділи* проходять атестаціїо після своїх пдлег-лих. Це сприяє об'єктивному аналізу діяльності того чи іїшюго пщрозділу й всебічному ощнюванню результати* роботи як керш­ника, так і працшникш підрозділу в цілому.

Розмова з атестованим та запитання до нього мають стосува­тися його конкретної роботи, наприклад:

♦ як розуміє свої обов'язки, права і відповідальність;

♦ у чому полягає його особиста іїгіціатива;

♦ що конкретно зроблено атестованим особисто;

♦ якою мірою віїі розуміє основні завдання підрозділу;

♦ які бачить вади у своїй роботі;

♦ як працює над підвищенням культурного ршня і кваліфіїсації;

♦ які має пропозиції щодо поліїтшення організації праці тощо. Запитання повинні стимулювати працівника до аналізу своєї

роботи. Атестація має проходити в умовах доброзичливості, неу­передженості, що забезпечує об'єктивний аналіз ділових якостей працівника, його трудової, творчої і громадської діяльності. Пщ час засідання мусить вщбуватись обміїг думками, всебічне обго­ворення успіхів та недоліків у роботі працшника.

Винесення рішень атестаційною комісією. Атестащйна комісія може дати одну з таких ощнок діяльності спеціаліста:

♦ відповідає займашй посаді;

♦ вщповідає займати посаді за умови виконання рекоменда­ції! комісії і повторної атестації через ріїс;

♦ не відповідає займанш посаді.

За результатами атестації кожного працшника атестаціїіна ко­місія може також вносити на розгляд кершника рекомендації що­до його подальшої роботи: зарахувати до резерву кадрів; підвищи­ти за посадою; підвищити фахову кваліфікацію; перевести на іншу роботу; зняти з посади (роботи).

Наприклад, комісія може рекомендувати: вдосконалити на­вички використання комп'ютерної техніки та шформацшних тех­нологій, підвищити кваліфіїсаціїо з метою забезпечення якісного виконання посадових обов'язків певного фахового напряму тощо.

За згоди працівника здобути такі знання або навички комісія приймає рішення про відповідність займаній посаді за певних умов (неповна службова вщповідність) і рекомендує кершникові призначити повторне атестування через конкретний період, але не пізніше ніж через рік.

У разі відмови працівника виконувати дані йому рекомендації комісія, як правило, приймає ріїпення про його невідповідність займанш посаді.

Комісія повинна враховувати таке: якщо ощнка діяльності спеціаліста — остаточне ріїпення, то рекомендації є лише пропо­зиціями, які в кожному конкретному випадку розглядаються ке­рівником організації чи шдприємства з метою прийняття відпо­відного рішення.

Рекомендації атестацшної комісії мають бути досить конкрет­ними для того, щоб можна було перевірити їх виконання пщ час проведення наступної атестацї. _!0^-

Ведення протоколу засідання комісії. Результати атестації пра­цівника (ріїиення і рекомендації) фиссуються у протоколі засі­дання атестаціїшої комісії. Це основний робочий документ, який містить інформаціїо, необхщну для підбиття підсумків атестації, складання звігів про хід її проведення і виконання.

Рішення атестаційної комісії правочинне за умови присутнос­ті на її засіданні не менш двох третин загального числа членш ко­місії. Кожну оцінку голосуєють окремо. Приймається та ощнка, за яку подано біїїьшу кількість голосів. Протокол засідання атес­тацшної комісії підписують усі члени комісії.

У разі таємного голосування всш членам атестацшної комісії роздаються вщцовідні бюлетені й ведуться протоколи засідань лі­чильних комісш (див. додаток 5.3 та 5.4). Зразок протоколу засі­дання атестаційної комісії наведено в додатку 5.5.

Ознайомлення з результатами атестації. Після проведення атестації працшника ознайомлюють із змістом атестащйного лис­та під розпис з проставлянням дати ознайомлення. Якщо атестація працівника проводилася за його відсутності, ріїиення і рекомен­дації комісії доводить до відома такого працівника безпосереднії!

керівник. У разі відмови працівника від підпису про ознайомлен­ня складається відповідний акт.

Усі формулювання висновків комісії в атестаційному листі не­обхідно починати словами: «Комісія вважає за необхідне рекоменду­вати...»; «Комісія вважає за необхідне розглянути питання...» тощо.

У разі, якщо спеціаліст не згоден з висновками атестаційної комісії, він може викласти свою думку в атестаційному листі або в заяві до голови комісії. Комісія зобов'язана розглянути заяву і дати працівникові відповідь. Якщо працівник відмовився від письмого викладу своєї думки, голова комісії дає вказівку про за­несення усного зауваження до протоколу засідання.

Результати роботи комісії доводять до відома працшника у день атестації відразу після голосування.

Зразок атестаційного листа працшника наведено в додатку 5.6.

Складання звіту про роботу атестаційної комісії. Після закін­чення атестації чергового підрозділу організації всі матеріали за­сідання комісії, атестащйні листи, відгуки, характеристики (під­шиті із переліком необхідних документи?) секретар комісії пере­дає у кадрову службу разом зі звітом.

Кадрова служба разом з головою атестаційної комісії узагаль­нює та аналізує її результати і готує відповідний звіт.

У звіті про роботу атестацшної комісії відображають такі пи­тання:

♦ кількість спеціалістів, кого повинні атестувати;

♦ кількість спеціалістів, яких фактично атестували;

♦ кількість спеціалістів, які відповідають займаним посадам;

♦ кількість спеціалістів, які відповідають займаним посадам за умови поліпшення роботи, виконання рекомендації! комісії і повторної атестації через рік;

♦ кількість працшникш, які не відповідають займаним посадам;

♦ зауваження щодо роботи комісії, порушення, недоліїси;

♦ зміст пропозиції! щодо поліїтшення роботи.

У пропозиціях комісії вказують прізвища пращвників, зарахо­ваних до резерву кадрш, підвищених у посаді, направлених на підвищення фахової кваліфіїсації, переведених на іїппі роботи, звільнених з посади тощо.

Зразок звіту про роботу атестащйної комісії наведено в додат­ку 5.7.

Оформлення та реалізація рекомендацій атестаційних комісій

На підставі рекомендації! атестаційних комісій кершник уста­нови може прийняти рішення щодо заохочення, підвищення за­робітної плати, переведення на іїппу роботу працшникш тощо у строк, що не перевищує два місяці з дня закіїгчення атестації..

Ріїпення кершника установи щодо результати атестації офор­мляється згідно з відповідним наказом, в додатку до якого визна­чаються заходи щодо поліїшіення роботи з кадрами на відповід­ний період.

У додатках до вказаного наказу (розпорядження):

♦ зазначаються всі працівники, які проходили атестаціїо з від­повідним ріїпенням щодо них;

♦ перелічуються працівники, які відповідають займати поса­ді, у тому числі працшники, які зараховуються до кадрового резерву, кому дозволяється пройти стажування на відповід­ній посаді; ,

♦ встановлюються надбавки або змінюється їх розмір, присво­юються ранги;

♦ визнаються ті працшники, які відповідають займанії! посаді за певних умов і порядку виконання рекомендації! атеста­ційної комісії;

♦ вказується коло осіб, які переводяться за їх згодою на іншу посаду, а також тих, кого буде в зв'язку з невідповцщістю займанії! звільнено.

У разі неможливості переведення працшника на іїшгу роботу трудовий договір з ним розривається відповідно до закону з іїиці-ативи власника або уповноваженого органу. Не допускається пе­реведення працшника на іїшгу роботу або його звільнення за ре­зультатами атестації після закінчення двох місяців з дня її про­ходження.

Рішення кершника, пов'язані з атестацією, у тому числі з пи­тання звільнення працшникш, визнаних такими, що не відпові­дають займанії! посаді, можуть бути оскаржені працшником без­посередньо до суду.

Зразок наказу про результати роботи атестаційної комісії на­ведено в додатку 5.8.

5.2. Документування роботи з резервом кадрів

>Ш\ф питань: формування р^^^Шадрів; ііщіф^шія робо-1
"тф з" резервом кадрів; оргйнізаційно-методйчШ^о^Щфіїення 1
_гдЩ^в]іЩЇ*резсрву кадрів І

^ішиїІіііініШІЩііі^ і'і мі ................... п....... її іііііііідіім^

Формування резерву кадрів

Кадровий резерв — це група керівників і спеціалістів, які воло­діють спроможністю до управлінської діяльності, відповідають вимогам, запропонованим посадою того або іншого рангу, підля­гають відбору й пройшли цільову кваліфікаційну підготовку.

До резерву кадрів зараховують професійно підготовлених пра­цівників, які успішно справляються з виконанням службових обов'язків, проявляють ініціативу, мають організаторські здіб­ності і необхідний досвід роботи, певні успіхи в навчанні, отри­мали на це право а результаті проходження атестації.

Резерв кадрів для державної служби формується згідно з положен­ням, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 19грудня 1994 року № 853 [101]. За цим положенням резерв кадрів для державної служби створюється для заміщення посад державних службовців, а та­кож для їхнього подальшого просування по службі.

Формується резерв кадрів державним органом з:

♦ керівників і спеціалістів підприємств, установ, організацій, сфера діяльності яких належить до компетенції відповідного (галузевого) державного органу та інших органів;

♦ працівників місцевих органів державної виконавчої влади і органів самоврядування;

♦ випускників вищих навчальних закладів відповідного про­філю;

♦ державних службовцш, які підвищили кваліфікацію, пройшли стажування або рекомендовані для просування на вищі посади;

♦ осіб, рекомендованих конкурсними комісіями для зараху­вання до резерву кадрів.

На кожну посаду державного службовця формується резерв кадрів з двох працівників і більше. Проводиться зарахування до резерву керівником державного органу за пропозиціями керівни­ків структурних підрозділш.

Керівництво за місцем роботи зарахованого дістає повідомлен­ня про зарахування працівника до резерву кадрів. Для зарахування працівника до резерву кадрш повинна бути його письмова згода.

Робота, що проводиться з особами, зарахованими до резерву кадрів, має сприяти підвищенню професійного рівня працівни­ків та підготовці їх до виконання функцій на майбутній посаді.

Планування роботи з резервом кадрів

План роботи з резервом керівних кадрів повинен включати про­ведення таких заходів:

1. Визначення потреби в кершних кадрах.

2. Добір і вивчення кершних кадрш для зарахування в резерв.

3. Комплектування резерву, розгляд, узгодження і затвердження резерву.

4. Контроль за підготовкою резерву кершних кадрів.

5. Визначення готовності резерву керівних кадрш для призна­чення на посаду.

Плани кадрового резерву можуть складатися у виді схем замі­щення, що мають різноманітні форми залежно від особливостей і традицій різноманітних організацій. Можна сказати, що схеми заміщення являють собою варіант схеми розвитку організаційної структури, орієнтованої на конкретні особистості з різноманіт­ними пріоритетами.

В основі індивідуально орієнтованих схем заміщення повинні лежати типові схеми заміїцення, які розробляються кадровими службами під організаційну структуру і являють собою варіант концептуальної моделі ротації робочих місць.

Керівники державних органів та структурних підрозділів про­водять роботу з працшниками, зарахованими до резерву кадрів згідно із затвердженими особистими річними планами, в яких не­обхідно передбачати:

♦ систематичне навчання шляхом самоосвіти;

♦ періодичне навчання і підвищення кваліфікації у відповід­них навчальних закладах (у тому числі зарубіжних);

♦ участь у роботі семінарів, нарад, конференцій з відповідних проблем та питань діяльності державних органів і структур­них підрозділів;

♦ стажування у відповідному державному органі строком до 2 міс.;

♦ заміщення на період відсутності державного службовця по­сади, на яку зараховано працівника з резерву кадрів;

♦ участь у підготовці проектів актів законодавства та інших нормативних документів тощо;

♦ вивчення і аналіз виконання законів України, указів і розпо­ряджень Президента України, постанов і розпоряджень Ка­бінету Міністрів України, у тому числі на місцях.

Рішення про зарахування до резерву кадрів приймається за умо­ви знання предентентом основних вимог до майбутньої роботи. Так, керуючий з персоналу (тапа§ег НК) повинен знати:

♦ законодавчі та нормативно-правові акти, методичні матері­али, які регламентують діяльність підприємства, установи, організації з управління персоналом;

♦ цілі, стратегію розвитку та бізнес-план підприємства;

♦ трудове законодавство;

♦ основи ринкової економіки, підприємництва та ведення біз­несу;

♦ кон'юнктуру ринку праці та освітніх послуг;

♦ методику планування і прогнозування потреб персоналу;

♦ методи аналізу кількісного та якісного складу працюючих;

♦ сучасні концепції управління трудовими ресурсами (пшпап гезошзез);

♦ систему стандартів з праці, трудових і соціальних нормативів;

♦ основи технології виробництва та перспективи розвитку;

♦ структуру управління та кадровий склад;

♦ основи соціології та психології праці, етику ділового спілку-

♦ передові технології кадрової роботи;

■ <* стандарти з діловодства та уніфіковані форми кадрової доку­ментації;

♦ методи оброблення інформації із застосуванням сучасних технічних засобів комунікацій та зв'язку, обчислювальної техніки;

♦ правила та норми охорони праці, пожежної безпеки та ви­робничої санітарії.

Організаційно-методичне забезпечення формування резерву кадрів

Організаційно-методичне керівництво формуванням резерву кадрів і контроль за виконанням особистих річних планів його підготовки здійснюється кадровою службою. Цей підрозділ сис­тематично аналізує та узагальнює практику формування резерву кадрів і роботи з ним, вносить керівництву установи пропозиції щодо її вдосконалення.

Кадрова служба виконує такі основні етапи роботи з резервом кадрів:

Етап 1. Аналіз потреби в резерві кадрів.

Етап 2. Формування та впорядкування списку резерву.

Етап. З- Підготовка кандидатів для зарахування до резерву.

Якщо посада, на яку до резерву кадрів зараховано працівника, стає вакантною, то цей працівник має право на її заміщення за результатами конкурсу.

Просування по службі зарахованого до резерву кадрів держав­ного службовця або такого, який пройшов стажування, може здійснюватися за рішенням керівника відповідного державного органу поза конкурсним відбором.

Картки обліку осіб, зарахованих до кадрового резерву, склада­ють картотеку резерву, в середині якої формуються розділи, що відповідають затвердженим номенклатурам посад. Розділи кар­тотеки резерву кадрів за номенклатурами поділяються на групи за конкретними посадовими ознаками кандидатів на висунення.

Картки обліку осіб, зарахованих до резерву кадрів, крім соці­ально-демографічних даних претендентів, повинні містити відо­мості про підвищення їхньої кваліфікації та загальноосвітнього рівня, тимчасове заміщення інших посад, відрядження і стажу­вання, виконання спеціальних доручень.

Зразок картки обліку осіб, зарахованих до резерву кадрів, на­ведено у додатку 5.9.

У відділі кадрів складають також списки резерву кадрш на просування. Ці списки підлягають затвердженню та узгодженню з вищою організацією.

Список осіб, зарахованих до резерву кадрів, мусить щороку переглядатись керівником державного органу після проведення їхнього тестування. Форма списку осіб, зарахованих до кадрово­го резерву, наведена в додатку 5.10.

5.3. Документування призначень допомог і пенсій

Коло питань: основні поняття і правове регулюванн^Шн-сійноШШзабезпечення, особливості солідарної системііЩшалЬг необов'язкового державного пенсійного страхування, порядок^: оформлення документів; для призначення пенсій,, порядок за§. повнення подання для призначення пенсії

Основні поняття і правове регулювання пенсійного забезпечення

Пенсія — це соціальна допомога людям, які за віком або за ста­ном здоров'я не можуть забезпечити своє проживання.

Сьогодні пенсійна система України перебуває у складному становищі, яке проявляється у двох аспектах. З одного боку, уже сьогодні середній розмір пенсії пересічного українця явно зали­шає бажати кращого. З іншого боку, сьогоднішні пенсії не забез­печують достатньої залежності між трудовим внеском працівни­ка, який мав місце в період його активного трудового життя, та обсягом матеріальної винагороди у старості.

Пенсійна система, що діє в Україні, базується на принципах солідарності поколінь, коли пенсіггромадян, які закінчили свою трудову діяльність, фінансує нинішнє покоління працюючих, внески до Пенсійного фонду України в повному обсязі йдуть на виплати нинішнім пенсіонерам. Таким чином, при постійному прирості непрацездатного населення і зниженні кількості пра­цюючих, збільшення розміру відрахувань до Пенсійного фонду України не буде приводити до збільшення пенсій.

Приріст населення України сьогодні значно знизився, співвід­ношення між кількістю пенсіонерів та працюючих в Україні стано­вить на сьогоднішній день близько 40% і ця цифра постійно зрос­тає, темпи старіння населення створюють маловтішну перспективу.

Негативний вплив демографічної ситуації підсилюється проб­лемами економічного і соціального характеру. Зараз вихід на пен­сію означає втрату в середньому приблизно двох третин доходу. Низький рівень пенсій змушує багатьох людей продовжувати ро­боту після досягнення пенсшного віку, а це в свою чергу створює проблеми з працевлаштуванням молодого покоління.

Розмір пенсій мало залежить від виробничого стажу і суми сплачених пенсшних внесків. Через таку незбалансованість дві третини колишніх робітників та службовців одержують майже однакові пенсії. Це сприяє незацпсавленості як роботодавців, так і працшників, у сплаті внесків до Пенсійного фонду. Крім того, значна частина фізичних і юридичних осіб взагалі не платять чи платять мінімальні пенсійні внески.

Усі ці об'єктивні демографічні й економічні дані свідчать про те, що держава найближчим часом зможе забезпечити лише міні­мальний розмір пенсш людям, що досягли пенсійного віку.

Назріла необхідність прискорення проведення пенсшної ре­форми, виконання якої забезпечується введенням в дію з 1 січня 2004 року двох важливих нормативних актів:

Закону України від 09.07.2003 р. №1058-IV «Про загальноо­бов'язкове державне пенсійне страхування» [19];

Закону України від 09.07.2003 р. №1057-1У «Про недержавне пенсійне забезпечення» [35].