Вимоги до кадрової документації та її види

Коло питань: вимоги^лш оформлення документації, -вЩ°<ШІШ реквізитів кадрових ЩЙІІ&Й& вимоги ЩШпексту кадрдЩШ документів, уніфікаціщстандаргп^^^^^^^Ші[докуменщШ ції, класифікування кадрової докушщщщі, псртціно-облікова кадрова документація, особова докум^Нма^я.,^:Щ^Щац^^М розпорядча документація, звітно-стат^пшчііа гАЗЇа цента? ція, поді/Щжументаціїза функціональнцміі'ійЖашміііг ~

ммиїїіііііІІІі^

Вимоги до оформлення документації

Кадрова документація зазвичай оформляєшся на бланках ус­танов форматів А4 та А5, що є уніфікованою формою службово­го документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації.

Виготовлення бланків конкретних видів документів друкар­ським способом виправдане, якщо їх створюється понад двісті на рік. Окрім вищезазначених форматів, дозволяється використову­вати бланки формату АЗ (297x420 мм) для оформлення докумен­тів у вигляді таблиць та А6 (105x148 мм) — для написання резо­люцій.

Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починаєть­ся від лівої межі площі) способом. Дозволяється розміщувати реквізити в межах, установлених пропонованими схемами з до­пуском 2 мм. Друкуються бланки в друкарні на білому папері ви­сокої якості (світлих) тонів фарбами насиченого кольору, пере­важно чорного, синього або зеленого.

Деякі внутрішні та особові документи (заяви працівників, ок­ремі службові довідки тощо) оформляються на звичайних арку­шах паперу.

Важливе значення має зовнішній вигляд документа, що уна­очнює стиль роботи апарату управління, дисципліну та особисту культуру його працівників. Якщо документ оформлений неохай­но, це значить, що у кадровій службі низька культура праці, і це викликатиме недовіру до всієї організації.

Порядок ведення діловодства, в тому числі й кадрового, на під­приємствах визначається спеціальними нормативно-правовими актами, зокрема постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства» від 17 жовтня 1997 р. № 1153 (далі Примірна інструкція), де визначається поря­док складання документш, ведення справ, створення архіву для забезпечення зберігання найцінніших документів [112].

Вимоги до складання документів, побудови формулярів-зраз-ків, правила написання реквізитів, вимоги до створення доку­ментів, що містяться в чинних стандартах з діловодства та архів­ної справи, є необхідною умовою автоматизації роботи з ними, розуміння їх змісту й забезпечують уніфікованість та одноманіт­ність ведення документації.

Так, назви та позначення уніфікованих форм документів, у то­му числі кадрових документів, що входять до класу уніфікованих систем документації (УСД), можна знайти в класифікаторі ДК 010-98: Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) [176].

Використовують ДКУД усі суб'єкти господарювання в проце­сі виконання відповідних управлінськиих функцій під час ство­рення та обробки документш за відповідними уніфікованими формами. Державний класифікатор управлінської документації зорієнтовано на точне визначення (ідентифікацію) уніфікованих форм документш, їх облік і систематизацію, контроль складу та зміст уніфікованих форм у кожному класі документації, забезпе­чення автоматизованого пріпуку необхідних документів.

Загальні вимоги щодо оформлення документів містяться у ви­пущеному Держстандартом ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення» [173]. У цьому доку­менті визначено загальні положення щодо уніфікації управлін­ської документації та правила розроблення, узгодження, затвер­дження, реєстрації та ведення уніфікованих форм документш (УФД) у складі Державної уніфікованої систему документації (ДУСТ).

З 1 вересня 2003 р. наказом Державного комітету України з пи­тань технічного регулювання та споживчої політики введено Націо­нальний стандарт України ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система оргашзащйно-розпо-рядчої документації. Вимоги до оформлювання документш» [175],

який містить нові, раціональні підходи до змісту й оформлення організаційно-розпорядчих документів (ОРД); випущено також збірник нових форм організаційно-розпорядчої документації.

У новій редакції перевидано ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять», який за нака­зом Держкомстандарту набрав силу в червні 2005 р.; в стандарті наведено 158 основних понять в діловодстві [180].

У 2008 році вийшов гармонізований з 180-15489 власний дер­жавний стандарт «Інформація та документація — Управління до­кументацією. ДСТУ 4423:2005» з упровадженням у ньому міжна­родних термінів. У зазначеному стандарті управління документа­цією розглядається як частина системи управління якістю, що ґрунтується на вимогах стандартів 180 9001 та 180 14001. Зазначе­ні стандарти вже використовують провідні підприємства України.

Стандарт ДСТУ 4423:2005 [177, 178] — виклад оптимальної методики управління документацією, що призначена як для фа-хівщв у галузі управління документацією, так і для спеціалістів з інших сфер діяльності, зокрема розробників нових шформацій-них програм і систем.

Вимоги до реквізитів кадрових документів

Різні види кадрових документів мають свій набір реквізитів. Кількість реквізитів документа визначається вимогами до його змісту, форми конкретного вигляду документа, способу докумен­тування, метою його створення.

Більшість видів кадрових документів мають певний набір обов'язкових реквізитів. Відсутність або неправильне написання чи розташування реквізиту в кадровому документі може зробити його недШсним або таким, що не має юридичної сили. При цьо­му для певних видів документів склад обов'язкових реквізитів встановлюється в законодавчих і нормативних актах.

Реквізити оформлюються на документі в процесі не лише створення, але й здійснення подальшої роботи з документом аж до списання в справу; необхідні вони для його ідентифікації, ор­ганізування обігу та надання юридичної сили.

Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів і вимо­ги до & оформлення встановлюються, як уже зазначалося Національ­ним стандартом України ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпо-

рядчої документації. Вимога до оформлювання документш» [175}. У додатку 2.1 наведений формуляр-зразок із 32 реквізитів, які вико­ристовуються під час підготовки та оформлення оргашзащйно-роз-порядчих документів та роботи з ними.

Зазначений стандарт має рекомендаційний характер. Проте це не означає, що його вимоги не слід виконувати. У будь-якому стан­дарті викладені найнеобхідніші вимоги, дотримання їх вказує на рівень культури роботи з документами.

Щоб зобов'язати процівників організації дотримуватися по­ложень стандарту, необхідно в інструкції з діловодства, що є внут­рішнім нормативним документом, створеним на основі Примір-ної шструкції, закршити положення ДСТУ 4163-2003.

Крім того, вимога даного стандарту можуть стати обов'язко­вими для певного кола організацій під час видання нормативно­го акта, що регламентує дотримання його положень. Прикладом такого акту може бути Інструкція з діловодства в районних, місь­ких (міст обласного значення), районних у містах відділах дер­жавної виконавчої служби [135].

Оформлюючи кадрову документацію, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого поля:

♦ 12,5 мм — для початку абзаців у тексті;

♦ 92 мм — для реквізиту «Адресат»;

♦ 104 мм — для реквізитів «Гриф обмеження доступу до доку­мента» та «Гриф затвердження документа»;

♦ 125 мм — для розшифрування особистого підпису в реквізи­ті «Підпис».

Не роблять відступш від межі лівого поля, оформлюючи рекві­зити «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзацш), «Відмітка про наявність додатків», «Іриф погоджен­ня», «Візи документа», «Відмітка про засвідчення копії», «Прізви­ще виконавця і номер його телефону», назву посади у реквізиті «Підпис», а також слова СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИ­ЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ тощо.

Вимоги до написання реквізитів, які можуть використовува­ти під час підготовки й оформлення організаційно-розпорядчих документів в кадрових службах та роботи з ними, наведено в до­датку 2.2.

Більш детально з вимогами до написання реквізитів можна оз­найомитися за посібником автора «Організація загального діло­водства» цієї самої серії під назвою «Культура діловодства».

Вимоги до тексту кадрових документів

Сьогодні окреслилася тенденція до уніфікації засобів мови на всіх її рівнях: синтаксису, стилю, термінологічної лексики, фра­зеології, морфології, словотворення. У практиці документування роботи з кадрами насамперед слід дотримуватися загальних ви­мог щодо підготовки тексту документів.

Одним із основних завдань письмового ділового мовлення має стати подолання мовних стереотипів, а необхідною умовою й ко-муніхативними якостями повинні бути [256]:

1) достовірність — зміст тексту має точно відтворювати об'єк­тивну дійсність, а всі викладені в ньому факти відповідати реаль­ному стану справ, тобто текст має бути адекватним: ясно виражати думку, почуття й волевиявлення засобами мови, бути зрозумілим для адресата. Адекватність мовлення стосується як повноти само­вираження, так і забезпечення повноти сприйняття, оскільки для тих, хто готує текст, кожне написане слово завжди зрозуміле, але не завжди воно зрозуміле для тих, кому воно адресоване. Причи­ною помилок часто бувають неуважність тих, хто готує документ, їхнє небажання або невміння перевірити факти, підкріпити за­гальну думку точними даними, тобто відсутність культури доку­ментування;

2) послідовність викладу — матеріал тексту має бути логічно по­будованим, мати смислову точність і влучність думок та повноту, тобто найповніше відображувати всі об'єктивні обставини, пов'язані з вирішенням того чи іншого питання. Закони логіки не можна порушувати ні в загальній системі викладу, ні в переходах • від однієї частини тексту до іншої, ні в окремих формулюваннях.

Готуючи складний за змістом документ, слід добре продумува­ти його логічну структуру. А оскільки головною частиною будь-якого документа є виклад його мети, то вона і є основою логічної побудови змісту. Як свідчить практика, вміщення в один доку­мент кількох тематично різнорідних, логічно не пов'язаних між собою положень призводить до того, що частина їх не врахову­ється в ході подальшої роботи з ним.

Невисока стандартизація нормативно-правових та організацій­но-розпорядчих документів має компенсуватися чіткістю, точніс­тю, суворою логічною послідовністю викладу, їх смисловим та сло­весним ототожненням. Документи цього типу покликані відобра­жувати всю складність діяльності підприємств і установ, динаміку

руху і зміни, що там відбуваються, розкривати й допомагати вирі­шенню непередбачених ситуацій та проблем, що повсякчас вини­кають в управлінській діяльності [188];

3) стислість — текст документа має бути написаний якісно, простою й зрозумілою мовою, без зайвого багатослів'я, повторень і неточних висловів. Саме текст і фактична його реалізація — це та проблема вироблення культури ділового мовлення, розв'язання якої передбачає знання законів логічного й лексичного сполу­чення слів, умінь користуватися словесними формулами, розріз­няти стильові особливості текстів, добирати до них відповідний мовний матеріал. Вдале розміщення матеріалу, послідовний вик­лад, оптимально визначені характер та обсяг відомостей надають діловим паперам композиційної стрункості. У процесі викладу змісту не слід перевантажувати текст другорядними деталями, дрібницями, зайвими словесними прикрасами й надлишковими трафаретними формулами. Автор документа мусить уміти виді­ляти головне, наводити вирішальні аргументи, підкріплюючи їх лише найнеобхіднішими фактами і цифрами;

4) переконливість — текст службового документа має бути офі­ційним, виразним і обгрунтованим вагомими доказами. Зазначе­не повинне знаходити своє вираження в мовних конструкціях і словесних формулах текстів різного рівня стандартизації (звіт, діловий лист, акт, договір, наказ тощо), в їх логічних елементах (вступі, доказах, висновках). Урахування всіх фактів, повнота відо­мостей, всебічний розгляд проблеми особливо важливі у створенні нормативно-розпорядчих документів. На їх підставі вирішуються практичні актуальні питання політичного, суспільного і господар­ського життя, судові справи, конфліктні ситуації. При цьому по­няття «актуальність фактів» має характеризувати ступінь їх важли­вості саме в даний момент, за умов конкретної ситуації;

5) нормативність — це дотримання правил писемного мов­
лення: правильне слововживання, побудова речень, всього тек­
сту тощо. Нормативність — це «технічний» аспект мовлення, дот­
римання певних загальноприйнятих стандарти*. Мові властиві
розвинена синоніміка та варіантність на фонетичному, лексич­
ному і граматичному рівнях.

Оскільки існують граматичні, стилістичні, орфографічні й пун­ктуаційні норми слововживання, то й помилки у документі відоб­ражуються в порушенні цих норм. При документуванні можуть

траплятися такі помилки: змістові (зайві слова, перекручення по-
дій, відсутність мовної ідеї, невідповідність інформації певній дум­
ці тощо); мовленнєві (лексичні, фразеологічні, стилістичні); гра­
матичні (морфологічні й синтаксичні); пунктуаційні (неправильна
розстановка розділових знакш). Автору документа треба вміти ви­
бирати оптимальні мовні засоби відповідно до предмета й мовлен­
нєвої ситуації, уникати помилок, що є порушеннями певного рів­
ня культури ділового мовлення; •> ."г*

б) етичність — текст документа має відповідати прийнятим у суспільстві нормам мовного етикету, що включає в себе і перед­бачає найрізноманітніші типові ситуації, за яких використовують­ся ті чи інші сталі мовні одиниці, шаблони — типові висловлюван­ня, закришені національно-культурними традиціями і ситуаціями в певному мовному середовищі. Питання мовного етикету, як ві­дображення культури ділового мовлення, набувають особливої актуальності й гостроти в роботі кадрової служби.

Саме під час складання кадрової документації треба особливо ретельно й творчо вишукувати належну форму для оптимального викладу своєї думки, застосовувати стійкі мовні словосполучення, вилучати зайві слова, впроваджувати складні синтаксичні конс­трукції. Для цього укладачеві документа необхідно мати відповід­ний ршень внутрішньої культури, бути об'єктивним в оцінці тієї чи іншої ситуації;

7) естетичність мовлення — це реалізація естетичних уподо­бань автора документа шляхом використання естетичних можли­востей мови. Оптимально підібраний текст, уникнення нагромад­ження приголосних, різноманітність синтаксичних конструкцій, доречність цитат чи фразеологізмів, взагалі нестандартність мов­лення — усе це резерви мови. Словесний бруд, суржик, мовленнє­вий примітивізм, вульгарщина залишаються тривожними сим­птомами низької культури підготовки кадрової документацій;

8) поліфункціональність — це забезпечення застосування ділової мови в усіх видах кадрової документації. Культура писемного діло­вого мовлення в будь-якому документі, що створюється кадровою службою, несумісна з багатослів'ям, надмірним використанням термінів та професіоналізмш, фальшивою патетикою тощо.

Уніфікація і стандартизація кадрової документації

Вдосконалення кадрове^ документації потрібно здійснювати головним чином шляхом її уніфікації та стандартизації, що не тільки зменшує матеріальні й часові витрати та забезпечує інфор­мативність документації, а й закріплює у вигляді нормативних вимог найбільш удалі рішення, в том^ числі завдяки можливос­тям застосування засобів комп'ютерної техніки.

Стандартні вислови — явище культури писемного мовлення, вони виникають як наслідок опису однотипних, неодноразово повторюваних виробничих ситуацій. Слова й словосполучення, особливо часто вживані у певних типах докумешів, утворюють своєрідний каркас їх змісту. В таких випадках складання доку­ментів має бути зведене до заповнення змінної частини.

Застосування в кадровій документації стандартних (паперових чи електронних) заготовок з трафаретними текстами, в яких за­лишаються місця для вставок, дає змогу значно зменшити час на підготовку документів, підвищити оперативність їх підготовки, опрацювання та сприйняття інформації.

Процес підготовки стандартного тексту документа необхідно зводити до вибору словесних формул, але вибір має проходити серед досить обмеженої кількості стандартних конструкцій, пот­рібних у тому чи іншому випадку, заповнення пропусків форму­ляра та побудови за готовими зразками словосполучень і речень, не передбачених формулярами бланків.

Оскільки документування залишається одним із основних за­собів реалізації управлінських функцій, то при уніфікації кадрової документації потрібно передусім встановити чітку відповідність між управлінською функцією та змістом документа, в якому її має бути відображено. У зв'язку з цим під час здійснення уніфікації документів важливою передумовою є проведення обліку стану і, в разі потреби, уточнення організаційних аспектів управління персоналом, прав видання тих чи інших номінали* документів.

Уніфікація кадрової документації — відносно самостійна час­тина єдиного процесу вдосконалення документації на певному етапі розвитку культури документування в цілому. її можна роз­глядати як один із головних методи? стандартизації, що поклика­на забезпечити зведення об'єктів до раціональної номенклатури

за формою й типорозмірами відповідно до функціонального приз­начення. Завданням удосконалення форм документів мусять стати формування та впровадження обов'язкової норми обмежень, що дає змогу відбирати найефективніші форми і правила зіставлення та оформлення документів, забезпечити їх подальше застосування.

Завданням удосконалення кадрової документації при уніфіка­ції має стати зменшення різноманітності документів за формою, типорозмірами та правилами оформлення. Це забезпечить ско­рочення часу на складання документів, їх оптимізацію, ущіль­нення записів, можливість вибіркового опрацювання, організа­цію багатоаспектного пошуку інформації та пристосування сис­тем документації до умов функціонування систем електронного діловодства та процесш активного їх використання.

Культура документування вимагає створення єдиних правил складання і оформлення документів, застосування формулярш-зразків, які б визначали оптимальне розташування кожного еле­мента документа, склад шформації, характер її викладу і логічну послідовність оформлення. Важливу роль у зменшенні витрат ча­су на оформлення документів і раціоналізацію роботи кадрової служби має відіїравати впровадження різноманітних фірмових бланків, застосування набору штампів, печаток та інших допо­міжних засобш.

З метою підвищення рівня культури документування в кадро­вій службі потрібно активно впроваджувати сучасні технології обробки пгформації, вводити електронні облисово-реєстращйні картки, автоматизоване друкування і зчитування надрукованих матеріаліїз, ширше застосовувати технічні засоби: запис інформа­ції на диктофонах, сканування, фотографування, ксерокошю-вання, перенесення інформації на електронні носії.

Класифікування кадрової документації

Для розв'язання більшості завдань з управліїшя персоналом недостатньо використання окремих форм документа, необхідно спиратися на групи кадрової документації, що перебувають у вза­ємному зв'язку. Незважаючи на відмінності між ними, результа­тивність цієї роботи визначається знаходженням точок дотику, що в змозі забезпечити ефективне використання різних докумен­тів у межах певної установи, галузі чи економіки країни в цілому.

Для розуміїшя технологічного процесу опрацювання кадрової документації необхідно оперувати певними ознаками докумен­тш, покладених в основу їх групування.

Первинне групування кадрової документації забезпечує швид­кий пошук, підвищує оперативність роботи з нею, прискорює виконання та здшснення належного контролю. Починається групування зі встановлення зовшшньої подібності документш, тобто зі з'ясування належності об'єкта як цілісності до тієї чи пі­шої якісної визначеності. Однак яку б із ознак ми не брали, ко­жен документ має свою назву. Доки він не має назви, його не від­різниш від піших, він начебто розчиняється в їх загальній масі.

Так, за найменуванням номінала розрізняють: подання, рапорт,

заяву, протокол, довідку, характеристику, службовий лист, наказ,

пояснювальну чи доповідну записку, запрошення, звіт, акт тощо.

Відповідно до первинних ознак класифікації розрізняють такі

групи кадрових документш, зокрема:

За місцем укладення документи поділяють на внутрппні, що не виходять за межі установи, та зовнішні, які за напрямом руху від­носно організації, поділяються на вхідні та вихідні.

До внутрішніх документів відносяться документи, що створені посадовими особами, виходячи з потреб та завдань управління (посадова інструкція, положення про кадрову службу і т. п.).

Вхідні документи поділяють на документи, що підлягають та не підлягають реєстрації

До вихідних документів належать:

♦ документи, що створюються всередині установи і відправля­ються за її межі для кершництва підлеглими органами управлін­ня чи посадовим особам (накази, розпорядження, вказшки);

♦ документи, що були підготовлені на виконання розпоряджень вищих органш управлишя (шформаційні листи, рішення пра­вління, протокол засідання колегіальних органш тощо);

♦ документи, що були підготовлені у відповідь на іїгщіативний лист, скаргу, заяву чи пропозицію (листи — відповіді, листи ~ заявки, ріїпення, наказ тощо).

За складністю побудови: прості (односкладні) та складні. Пере­вага надається простим (односкладним) документам — їх легше обробляти, контролювати виконання, шукати, зберігати.

За технологією реєстрування: вихідні документи та похідні до­кументи.

Так, вихідні облікові документи заповнюють відповідно до осо­бистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кад­рів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спе­ціалізовані облікові документи.

Похідні облікові документи призначені забезпечити повну, ймо­вірну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контроль­ної та звітної роботи щодо кадрових питань.

До похідних облікових документів належать: алфавітна книга; спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів; жур­нальні (книжкові) форми реєстрації облікових відомостей ( вка­зівні списки, книги та журнали обліку тощо).

За юридичною силою: справжні (істинні), яийожуть бути чинні та нечинні (втратили юридичну чинність), і підроблені (фальпшві).

За технікою відтворення: рукописні та відтворені механічним способом.

За способом документування розрізняють такі документи:

♦ знакові (письмові), до яких належать усі рукописні й маши­нописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки;

♦ зображальні, в яких зображення об'єктів передане за допо­могою ліній, штрихів. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю. Сюди відносять також фото- і відеодокументи — тобто такі, що створені способами фотографування й відеотехніки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо, а також фотодокументи — такі документи, що створюються за допомогою будь-якої системи звукоза-писування й відтворюють звукову інформацію.

За ступенем гласності: конфіденційні та секретні.

На секретних документах проставляється гриф обмеженості доступу «таємно», «цілкомтаємної, «особливої важливості». Цей гриф означає, що з документом може бути ознайомлене тільки обмежене коло осіб.

За розголошення інформації документів з грифом секретнос-ті, а також за& зникнення винні притягаються до відповідаль­ності згідно із Законом України «Про державну таємницю»[18].

За призначенням створення: оригінали (дублікати) та копії. , # Оригінал — документ, у якому відомості про автора, час та місце створення, що містяться в ньому або виявлені іншим шляхом, відповідають дійсності. Оригінал офіційного доку­мента — це перший і єдиний його примірник. На оригіналі проставляються підпис відповідальної особи і в разі потре­би — відбиток печатки.

♦ Дублікат — повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу. Видається дублікат у ра­зі втрати оригіналу і має однакову з ним юридичну силу. В правому верхньому куті ставиться відмітка — «Дублікат».

♦ Копія — точне відображення оригіналу. На копії в правому верхньому куті проставляється відмітка «Копія».

Засвідчують копію проставленням нижче реквізиту «Підпис» засвідчуваного надпису «Згідно з оригіналом» із зазначенням назви посади відповідального працівника, який засвідчив копію, його підпису і дати. Аналогічно засвідчуються й ксерокопії.

♦ Витяг з організаційного документа відображає тільки части­
ну певного документа (наприклад, витяг з наказу, рішення
колегії тощо). На відміну від копії витяг лише засвідчується.

За джерелами виникнення: первинні та вторинні.

За формою подання: іїздивідуальні та уніфіковані (в т.ч. трафа­ретні).

Перші створюються у кожному окремому випадку для розв'я­зання конкретної управлшської ситуації. Другі відображають од­норідні питання й складаються за певними зразками (типові по­ложений, типові інструкції і т. ін.).

Уніфіковані (трафаретні) документи виготовляються друкар­ським способом, постійна інформація в них віддрукована, а для змінної залишаються вільні місця чи робляться пропуски.

За характером знакових засобів: текстові та нетерстові. Тексто­вий документ — це документ, зміст якого зафіксовано письмови­ми знаками. Нетекстові — це зображальні та аудіовізуальні доку­менти.

За призначенням до сприйняття: машиночитані, тобто ті, що читаються машиною, та ті, що читаються людьми»'

За терміном зберігання: постійного, тривалого (понад 10 ро-юв) і тимчасового зберігання (до 10 років).

За доступом до користуванням інформацією: ті документи, що містять відкриту (загальнодоступну) інформацію, та документи з обмеженим доступом (для службового користування).

За терміном виконання: звичайні або безстрокові, термінові і дуже термінові. Термін виконання документів встановлюється законом, відповідними правовими актами чи керівником.

Рис. 2.1. Групування кадрової документації (за інформаційною складовою)

За базовими для кадрової служби ознаками можна виділити чо­тири основні класи кадрової документації:

первинно-облікова документація

організаційно-розпорядча документація

Крім перелічених функцій управління, кадрова документація реалізує цілий ряд таких не менш важливих функцій: планову, з юридичного підтвердження трудових відносин, з питань організації праці та заробітної плати, соціального розвитку та забезпечення, організації навчання (підготова, перепідтотова, підвищення кваліфікації) тощо.

Навіть наведені на рис. 2.1 позиції не дають вичерпної інфор­мації щодо ознак класифікації кадрової документації. Наприк­лад, за призначенням кадрова документація може поділятися на директивні (накази, розпорядження, вказівки) та запитальні до­кументи (листи-запити, листи-вимоги) документи, а також на ті, що слугують для передання інформації (інформаційні листи, рек­ламації) і ті, що призначені для її фіксування (акти, звіти).

Крім того, наведений поділ кадрової документації є досить умовним, оскільки кожна з ознак може мати певну кількість оз­нак будь-якого іншого блоку.

Первинно-облікова кадрова документація

Первинно-облікова кадрова документація забезпечує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первин­на реєстрація, та наступне оновлення необхідних відомостей про склад і переміщення кадрів.

За призначенням первинно-облікОва кадрова документація є найбільшою за обсягом її поділяють на такі групи документа:

1) з обліку особового складу;

2) з обліку використання робочого часу;

3) з фіксації заробітної плати;

4) з оформлення дисциплінарних стягнень;

5) з організації навчання;

6) з оформлення відпусток, відряджень тощо;

7) щодо проведення службової атестації кадрів;

8) щодо роботи з резервом кадрів;

9) з призначення пенсій та соціальних допомог;

10) з нагороджень, присудження державних премій тощо.
Значна частина первинно-облікових кадрових документів

входить до складу уніфікованої управлінської документації, що призначена для заповнення змінною інформацією. Так, у чинно­му Державному класифікаторі управлінської документації (ДК 010-98) первинно-облікова кадрова документація розміщена в класі 03 й складається з двох підкласів: облік особового складу (підклас 0301) та облік використання робочого класу (підклас 0302). Перелік документів, що належать до первинно-облікової документації з обліку особового складу та обліку використання робочого часу з їх кодами наведено на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Підкласи первинно-облікової кадрової документації

Первинно-облікові кадрові документи містяться також у під­класі 0714 «Освіта та культура» (документи щодо підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів), а також серед документа­ції з праці, соціальних питань і соціального захисту населення в підкласах 1501 та 1502 (документація з призначення пенсій та до­помог).

Особова документація

До особової документації умовно віднесено особові та особисті документи, оригінали або копії яких зберігаються в кадровій службі.

До особових документів за юридичним призначенням можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переміщення, автобіографію, а також документи особової спра­ви, що характеризують ділові та моральні якості працівника — атестащійний лист, подання про призначення на посаду, докумен­ти про нагородження, присвоєння почесних звань, рангу тощо.

До особистих документів працівників належать такі докумен­ти: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, сві­доцтво про освіту, атестат та копії інших документів, які юридич­но підтверджують відомості, що їх працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, докумен­ти про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність, наукове зван­ня тощо.

Особистими також є документи, видані установами своїм пра­цівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвід­чення, довідка, що підтверджує місце роботи, посаду, заробітну плату, сертифікат про курсову підготовку тощо.

Користувачами особової документації можуть бути юридичні і фізичні особи, які звертаються до її власника за отриманням необ­хідних даних без права передання та розголошення. До таких ко­ристувачів належать державні та недержавні функціональні структури — органи статистики, податкові інспекції, правоохорон­ні органи та органи безпеки, відділи місцевих держадміністрацій, військкомати, страхові агенцїї, туристичні фірми та організації ре-акреаційной сфери. Ними також можуть бути співробітники фун­кціональних підрозділів, яким ці дані необхідні для виконання службових обов'язків (бухгалтерія, плановий відділ, спецслужба).