|
|
МОДУЛЬ 5. ДОКУМЕНТУВАННЯ РОБОТИКАДРОВЕДІЛОВОДСТВО (зі зразками сучасних ділових паперів) Рекомендовано Міністерством освіти і маужм України як посібник для вищих навчальних закладів (видання 5-е, перероблене і доповнене)
Київ-2009
МІНІСТЕРСТВО ОСВГГИІ НАУКИ.УКРАІНИ
Юрій Палеха
Серія посібників КУЛЬТУРА ДІЛОВОДСТВА
КАДРОВЕДІЛОВОДСТВО (зі зразками сучасних ділових паперів) Рекомендовано Міністерством освіти і маужм України як посібник для вищих навчальних закладів (видання 5-е, перероблене і доповнене)
Київ-2009
УДК651.5/.7.007:331.108](075.8) П14 Рецензенти: М. С. Слободяник — доктор історичних наук, професор; О. Б. Олійник — доктор філологічних наук, професор; Н. Д. Микитась — кандидат філологічних наук, доцент Рекомендовано Міністерством освіти і науки України як навчальний посібник для вищих навчальних закладів (Лист Міністерства освіти і науки України від 19.07.2004 р. № 14/18.2-1134) Дане видання продовжує серію навчальних посібників з Культури діловодства, кожен з яких є самостійним П 14 ПАЛЕХА ЮРІЙ. Кадрове діловодство: навч. посібник (зі зразками сучасних ділових паперів). — 5-те вид., доп. — К.: Ліра-К. — 2009. — 476 с. — Бібліогр.: 455 с. (Серія «Культура діловодства»). У посібнику всебічно розкриваються питання організації документаційно-го забезпечення кадрового менеджменту. Наведені зразки оформлення основних документів з роботи з персоналом. Детально описані технологія, порядок роботи з документами, організація контролю за їх виконанням, систематизація та збереження документів. Для керівників та працівників кадрових служб підприємств і установ державної і недержавної форм власності, студентів вищих навчальних закладів, викладачів, аспірантів, усіх тих, хто працює з кадровою документацією й прагне до високої культури діловодства. ББК 65.050.2я73 УДК 651.5/7.007:331.108](075.8) І5ВИ 978-966-2174-00-7 © Палеха Ю. І. ©Ліра-К, 2009 ЗМІСТ стор. Передмова ................................................................................... 8 Модульї. ОРГАНІЗАЦІЙНІЗАСАДИ РОБОТИ З КАДРАМИ.............................................................. 11 1.1. Робота з кадрами як багатограннийпроцес .................... 11 Основні терміни та поняття........................................ 11 Елементи системи управління персоналом.............. 14 Еволюція менеджменту персоналу ................................... 20 Розвиток підходів до управління персоналом.......... 25 Напрями та методи управління персоналом............. 27 ІД. Основи кадрової політики............................................... 31 Особливості розробки та завдання кадрової політики........................................................................ 31 Оосновні засади та принципи роботи з кадрами .... 34 Реалізація кадрової політики організації................... 36 1.3. Побудова роботи кадрової служби.......... ,т,.................... 37 Історія розвитку кадроових служб..................................... 37 Види кадрових служб та їх чисельність.............................. 42 Завдання, напрями роботи і обов'язки кадрових служб .............................................................. 46 Складові кадрової роботи.................................................. 49 Вимоги до працівників кадрових служб............................ 51 Розроблення посадової інструкції менеджера з персоналу.................................................................... 54 Організація праці співробітників кадрових служб... 56 Питання для самоперевірки..................................................... 57 Перелік додатків до розділу 1 .................................................. 58 З
КАДРОВИХ СЛУЖБ........ ,,...................................... 78 2.1. Особливості складання документації з кадрових питань ........................................................... 78 Визначення поняття «кадрового діловодства» .................. 78 Принципи роботи з кадровою документацією......... 79 Схеми опрацювання та обігу кадрової документації .. .81 2.2. Вимоги до кадрової документації та її види 86 Вимоги до оформлення документації........................ 86 Вимоги до реквізитів кадрових документів....................... 88 Вимоги до тексту кадрових документів ........................... 90 Уніфікація і стандартизація кадрової документації ... .93 Класифікування кадрової документації..................... 94 Первинно- облікова кадрова документація............... 99 Особова документація.................................................... 101 Організаційно-розпорядча документація................. 102 Звітно-статистична документація............................. 103 Поділ документації за функціональними ознаками...................................................................... 105 2.3. Створення організаційної документації............................ 109 Розробка регламенту ................................................. ПО Підготовка положень................................................. 111 Підготовка посадової інструкції............................... 112 Складання правил внутрішнього розпорядку......... 115 2.4. Складання колективних договорів.................................. 116 Суть колективного договору........................................... 116 Історія виникнення колективних договорів .......... 119 Колективні угоди та їх види ........................................... 120 Проведення колективних переговорів .................. .122 Порядок укладання колективного договору........... 124 Структура колективного договору............... .V,............... 126 Контроль за виконанням колективного договору ... .128 Питання для самоперевірки................................................... 130 Перелік додатків до модулю 2..................... ,......................... 131 Модуль 3. ДОКУМЕНТАЦІИНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РУХУ КАДРІВ......................................................... 163 3.1. Укладання трудового договору........................................ 164 Види трудових договорів................................................ 164 Контрактна форма трудового договору .................. 165 Оформлення трудового договору.................................... 167 Укладання трудового договору між фізичною особою (роботодавцем) та працівником.................. 1® Практика сумісництва та суміщення ....................... 170 3.2. Розірвання трудових договорів........................................ 174 Підстави розірвання трудового договору......................... 174 Розірвання договору з ініціативи працівника ... № .. .175 Розірвання договору з ініціативи власника........... .177 Документування розірвання договору з ініціативи власника................................................. 194 3.3. Підготовка тексту заяв ..../.'....................................... 196 Загальні вимоги до написання заяв.......................... 196 Подання заяви про прийняття на роботу................. 197 Написання заяви про переведення на іншу посаду .. .199 Написання заяви про звільнення ............................. 199 Написання заяви про прийняття на роботу за сумісництвом ......................................................... 200 Написання заяви про надання відпустки................ 202 3.4. Складання розпорядчої документації .............................. 205 Загальні вимоги до підготовка наказів з особового складу ..................................................... 205 Підготовка наказів про прийняття на роботу.......... 208 Підготовка наказів про переведення та переміщення............................................................ 2да Підготовка наказів про звільнення з роботи........... 210 Підготовка наказів (розпоряджень) про надання відпустки ....................................................................... 211 Підготовка наказів (розпоряджень) про відрядження......................................................... 213 Підготовка наказів про заохочення та стягнення... ?14 Підготовка вказівок та розпоряджень...................... 217
документації................................................................... 218 Складання довідок..................................................... 218 Підготовка доповідних і службових записок.................... 220 Оформлення подання та клопотання....................... 221 Підготовка рапортів та написання пояснювальних записок........................................................................ 223 Складання актів ......................................................... 223 Підготовка витягів з наказу та протоколу .............. 225 Складання службових листів .......................................... 226 Питання для самоперевірки................................................... 229 Перелік додатків до модулю 3................................................ 230 Модуль 4. ВЕДЕННЯ ОСОБОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ...................................................289 4.1. Ведення трудових книжок............................................. 289 Історія впровадження трудових книжок та особових документів................................................... 289 Особливості ведення трудових книжок .......................... 303 Заповнення трудових книжок ................................. 304 Оформлення дублікату трудової книжки......................... 316 Збереження трудових книжок ................................. 317 Облік трудових книжок.................................. '.'''.............. 318 4.2. Ведення особових справ............................................... 319 Вимоги до провадження особової справи .............. 320 Зберігання та передача особових справ в архів...... 323 Особливості складання документів особової справи . .324 4.3. Ведення особовихкарток, книг тажурналів обліку......... 337 Заповнення особової картки П-2 та П-2ДС 337...... 337 Ведення алфавітних, посадових та інших карток обліку............................................................... 340 Ведення штатно-посадової та алфавітної книг....... 341 Ведення журналу реєстрації наказів та інших облікових документів .................................................... 343 Питання для самоперевірки................................................... 346 Перелік додатків до модулю 4............................................... 347 МОДУЛЬ 5. ДОКУМЕНТУВАННЯ РОБОТИ З ПЕРСОНАЛОМ ............................................... 386 5.1.Документування атестації кадрів..................................... 386 Загальні положення щодо проведення атестації................ 386 Підготовка до атестації ............................................. 389 Проведення атестації................. ,............................... 393 Оформлення та реалізація рекомендацій атестаційної комісії .................................................... 397 5.2 Документування роботиз резервомкадрів...................... 398 Формування резерву кадрів ..................................... 398 Планування роботи з резервом кадрів...................... 399 Організаційно-методичне забезпечення формування резерву кадрів........................................ 401 5.3. Документування призначень допомог і пенсій................. 402 Основні поняття і правове регулювання пенсійного забезпечення............................................ 402 Особливості солідарної системи пенсійного страхування.................................................................... 406 Порядок оформлення документів для призначення пенсій........................................................................... 408 Порядок заповнення подання для призначення пенсії............................................................................. 409 5.4 Документаційне забезпечення нагороджень....................... 411 Особливості перших нагород........................................... 411 Нагороди радянської держави .................................. 413 Державні нагороди України ..................................... 414 Опис президентських нагород.................................. 415 Почесні звання, Державні премії України та відомчі заохочувальні відзнаки ............................ 418 Оформлення нагород.................................................. 420 Питання для самоперевірки.................................................... 421 Перелік додатків до розділу 5 ................................................ 422 Література............................... ............................................. 455
Управління персоналом набуває все важливішого значення як фактор підвищення конкурентної спроможності, довгострокового розвитку. Більшість спеціалістів формулюють сучасну концепцію управління персоналом (людськими ресурсами) достатньо широко, підкреслюючи її відмінності: за критеріями оцінки ефективності {більш повне використання потенціалу сншробітників, а не мінімізація витрат); за ознакою контролю (самоконтроль, а не зовнішній контроль); за переважною формою організації (органічна, гнучка форма організації, а не централізована бюрократична). При цьому відмічається наявність тенденції до підвищення ролі аналітичних функцій кадрових служб, особливо в останні два десятиліття. Характерна риса в організації роботи з персоналом у рамках нової концепції — прагнення кадрових служб до інтеграції всіх аспектів роботи з людськими ресурсами, всіх стадій їхнього життєвого циклу з моменту найму працівника до виплати йому пенсійної винагороди. Підвищення ролі персоналу і зміни ставлення до нього керівників і підприємців пов'язані насамперед з глибокими змінами у виробництві. Науково-технічний прогрес в останні десятиліття став причиною великих новацій у трудовій діяльності. Традиційна технологія поступово змінюється гнучкими виробничими комплексами, робототехнікою, науковим виробництвом, застосуванню новітньої комп'ютерної техніки та сучасних засобів зв'язку, біо- і лазерної технології. Внаслідок їх упровадження скорочується чисельність персоналу, підвищується питома вага спеціаліста, кершників, робітників високої кваліфікації. Вкладення капіталу в людські ресурси і кадрову роботу стають довгостроковим фактором конкурентоспроможності і виживання фірм. Розширення повноважень на робочому місці, контроль за виробничим процесом самого робітника (з наслідками для мотивації і управління персоналом) — головна відміїша риса сучасності. Змінюється і склад трудової діяльності. В цілому знижується роль навичок фізичного маніїтулювання предметами і засобами праці та зростає значення концептуальних навичок: уміння представляти складні процеси, вести діалог з комп'ютером, розуміння статистичних величин. Набувають особливого значення уважність і відповідальність, навички спілкування, усна і письмова комунікація. Сьогодні кадрові підрозділи реалізують багато функцій, раніше розсіяних у економічних, виробничо-технічних та інших підрозділах, їх інтеграція в одному місці свідчить про реальне зростання виливу людських ресурсів у практиці внутрішньо-формового ке-ріїшицтва. Така побудова служби дає змогу адміністрації реально управляти цим важливим ресурсом і вирппувати складні завдання підвищення ефективності роботи підприємства. Сьогодні найбільше зусиль кадрових підрозділи? спрямована на вдосконалення трудових відносин, підбір кандидатів на вакантні посади, розробку та реалізаціїо навчальних програм і програм соціального розвитку, а також організацію заробітної плати. Різко підвищився професійний ршень спеціалістів кадрових служб. У їх складі — психологи, спеціалісти з управліїтяя, методш навчання (педагоги) і трудових відносин. Керівник кадрової служби реалізується в культурі мислення, прийняття ріїпень, культурі поведіїпси, ділового мовлення, культурі своєї управлшської діяльності загалом. Сьогодні культура і ділове мовлення як усне, так і письмове, виявилися об'єднаними в царині духовних вартостей кожного управлінця, кожної людини і всього суспільства. Ніхто не стане заперечувати, що в низькій культурі мови проявляються виразні ознаки бездуховності. Мовна неграмотність, невміння написати елементарне розпорядження, наказ чи службову довідку засвідчують низький ршень управлшської культури, загальний розвиток особистості керіїши-ка, міру його причетності до багатств рідного народу й надбань усього людства. Основою культури ділового мовлення є грамотність, тобто дотримання загальноприйнятих норм користування лексичними, фонетичними, морфологічними, синтаксичними і стилістичними засобами мови. Ділове мовлення повинне бути не тільки правильним, а й лексично багатим, допомагати управлінцеві переконувати людей, спонукати їх на виконання потрібної справи. Щоб цього досягти, керіїшикові кадрової служби необхідно активно розвивати своє мовлення: вміти правильно усно й письмово викладати свої думки, віднайти найдосконаліші та найдоцільніші варіанти висловлювання своїх управлінських ріїпень.
Беззмістовні, захаращені зайвими словами, непотрібними словами накази, вказівки чи розпорядження, підготовлені нашвидкуруч, без дотримання існуючих правил складання документів, свідчать про низький рівень управлінської культури, неповагу як до людей, так і самого себе. Особливого значення культура складання документації набуває під час підготовки документів з кадрових питань, чому і присвячений другий посібник серії «Культура діловодства» — «Кадрове діловодство». У посібнику розкриті організаційні засади роботи з кадрами, особливості складання кадрової документації, документаційного забезпечення руху кадрів, ведення особових справ. Значна увага приділена документуванню роботи з персоналом, включаючи питання докуменування атестації кадрів, роботи з резервом, призначення допомог і пенсій, а також оформлення нагороджень. Автор висловлює щиру подяку рецензентам професору Сло-бодянику Михайлу Семеновичу, професору Олійник Ользі Борисівні, доценту Микитась Надії Дмитрівні, колегам, рідним, друзям, усім тим хто допомагав у створенні посібника. Автор вдячний за цінні рекомендації та допомогу в роботі над рукописом посібника першому проректору Європейського університету професору Тимошенко Зої Іваншні. Щиру подяку автор висловлює доктору історичних наук проф. Кулешову Сергію Геор-пєвичу, чиї критичні зауваження, практичні поради дали змогу вдосконалити текст і структуру цього видання. Автор буде також вдячний всім, хто висловить зауваження і зважить на них при підготовці наступного перевидання. Автор Хороший менеджер не тільки робить гроші, а й наповнює змістом існування інших людей Пітер Друкер Модуль 1 організаційні засади роботи з кадрами МТіШ Перелік змістових ^модулів:.- 1.1. Робота з кадрами як багатогранний процес. І 1.2. Основи кадрової політики організації. і 1.3. Побудова роботи кадрової служби.
|
|
ББК 65.050.2я73
Модуль2. ДОКУМЕНТУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ
3.5. Оформлення інформаційно — довідкової
ПЕРЕДМОВА
Проте поняття мовленнєвої культури цим не вичерпується. Керівник повинен уміти правильно, відповідно до чинних правил і норм, складати ділову документацію, бути взірцем щодо ведення документів, шукати найкращі та найдоцільніші варіанти письмового висловлювання своїх задумів.