Глава 5. Документационное обеспечение дипломатической службы

Дипломатическая служба во многом искусство и умение работать с документами. Еще во времена европейского средневековья считалось, что каждый человек, посвятивший себя дипломатии, должен обладать, по крайней мере, тремя профессиональными качествами: хорошо говорить, хорошо писать и хорошо знать римское право. Даже понятия «дипломатия», «дипломат» связаны с французским термином «diplomas» – официальный документ (акт, хартия), исходящий от верховной власти. В свою очередь это слово через латынь восходит к древнегреческому названию сложенного вдвое листа пергамента.

Об огромной значимости делопроизводства в системе международных отношений свидетельствует и тот факт, что в Венской Конвенции о дипломатических сношениях 1961 г. (ст. 24) и Венской Конвенции о консульских сношениях 1963 г. (ст. 33) специально зафиксировано, что документы диппредставительств и консульств неприкосновенны в любое время и независимо от их местонахождения. В обязанности государства пребывания входит задача обеспечить недоступность к текущим и архивным документам представительств иностранных государств со стороны своих законодательных, исполнительных и судебных органов, а также обезопасить их от посягательств в любой форме со стороны частных лиц. Если архивы и документы в случае их потери, кражи, и т.п., окажутся в распоряжении властей государства пребывания, то последние без промедления должны возвратить их законному собственнику.

Дипломатическое делопроизводство представляет собой систему документационного обеспечения дипломатической службы, организацию работы с дипломатическими и служебными документами в системе Министерства иностранных дел. При этом надо иметь в виду, что дипломатическое делопроизводство отнюдь не ограничивается формально-бюрократическим составлением официальных международных документов или дипломатической перепиской – этой совокупности различных видов официальной корреспонденции и документации дипломатического характера, посредством которой осуществляются официальные сношения между субъектами международных отношений.

Дипломатическая переписка, как и во все времена, остается важнейшим элементом дипломатической деятельности. Понятие документационного обеспечения дипломатической службы гораздо шире. Это прежде всего система получения и обработки информации, доведение ее до политического руководства страны и использование в целях управления внешнеполитическими процессами.

В этом смысле документационное обеспечение дипломатической деятельности выступает как один из важнейших инструментов осуществления внешней политики государства. Ее организационное построение призвано создать максимально благоприятные информационные условия для принятия оптимальных внешне- и внутриполитических решений, реализации конкретных дипломатических инициатив.

С учетом исторически сложившейся в Республике Беларусь практики общую систему делопроизводства внешнеполитического характера можно разделить на следующие разделы:

– документационное обеспечение внешнеполитической деятельности главы государства: встречи в верхах, обмены посланиями и письмами, беседы по телефону, направление специальных представителей и другие внешнеполитические мероприятия на высшем уровне;

– документационное обеспечение подготовки и заключения двусторонних и многосторонних международных договоров и соглашений, регламентирующих широкий круг вопросов межгосударственных отношений;

– дипломатическая переписка, в которую входит документационный обмен Министерства иностранных дел с аккредитованными в стране посольствами и миссиями. Переписка посольств и миссий с Министерством иностранных дел, другими ведомствами и частными лицами страны пребывания, а также с дипломатическим корпусом в этой стране;

– делопроизводство постоянных представительств государства за границей, осуществляемое посольствами, представительствами, консульствами и другими миссиями, поддержание через них на регулярной основе контактов с властями и дипломатическим ведомством страны пребывания;

– официальная переписка центральных министерств и ведомств Республики Беларусь с министерствами и ведомствами других стран в пределах предоставленных им полномочий и др.

Важной стороной дипломатического делопроизводства и документирования является непосредственная организация работы с документами: регистрация, учет и прохождение дипломатических и служебных документов в рамках единой системы делопроизводства МИД России, в структурных подразделениях министерства и в заграничных учреждениях; контроль и организация исполнения документов и поручений; систематизация документов, составление номенклатуры дел и их формирование; машинопись и копировально-множительные работы; подготовка для передачи дел в архив.

Система дипломатического документирования носит строго официальный характер, что предусматривает точное следование утвержденным формам документов, обязательное удостоверение всех документов в установленном порядке и в точном соответствии с должностными инструкциями. Не случайно дипломатический документ рассматривается как один из основных элементов дипломатической переписки. Его формы: послания, личные и вербальные ноты, памятные записки, меморандумы, заявления, а также личные письма, которыми обмениваются официальные лица по вопросам, относящимся к международным отношениям.

Документы в целом должны отвечать ряду важнейших требований. Прежде всего это: достоверность, целенаправленность, убедительность, своевременность, доступность, лаконичность, обращенность в будущее.

Требования к составлению и оформлению официальных документов в учреждениях дипломатической службы, как центральных, так и зарубежных, определяются государственными стандартами, общими для всей государственной системы Республики Беларусь.

В настоящее время действует стандарт (СТБ.38–2004 – система организационно-распорядительной документации Республики Беларусь), который включает:

– унифицированные системы документации Республики Беларусь;

– системы организационно-распорядительных документов;

– требования к оформлению документов.

Устанавливает обязательные для всех видов и разновидностей официальных документов требования в части:

– состава реквизитов документов;

– оформления реквизитов документов;

– бланков и оформления документов;

– изготовления, учета, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Беларусь.

Порядок прохождения дипломатических и служебных документов (иначе, документооборот) в системе Министерства иностранных дел предусматривает целый ряд этапов: а) прием, первичная обработка и разметка; б) регистрация и рассмотрение документов на уровне руководителя соответствующего структурного подразделения; в) направление документа исполнителю; г) исполнение документа и контроль за его исполнением; д) списание в дело исполненных документов для хранения с последующей передачей в архив. При регистрации документов на них ставится особый регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступающего документа, дату поступления, количество листов документа.

Нумерация писем, телеграмм, факсов, других входящих и исходящих документов ведется, как правило, в пределах календарного года арабскими цифрами.

Предварительное рассмотрение входящих документов включает также распределение всех документов на два основных потока: для доклада руководству министерства и на рассмотрение непосредственно в заинтересованные структурные подразделения министерства без резолюции руководства.

Все документы, составляющие документационное обеспечение дипломатической службы, подлежат особой систематизации, обеспечивающей их сохранность и оперативный поиск. Документы как правило группируются в отдельные дела по следующим принципиальным признакам:

– номинативный (по разновидности документов): вербальные и личные ноты, справки и т.п.;

– авторский (по авторам документов дела): документы Коллегии министерства, министра, заместителей министра, начальников департаментов и т.д.;

– корреспондентский (по названию корреспондента): примером может служить переписка с посольствами стран, входящими в ведение того или иного территориального департамента;

– предметно-вопросный (группируются документы по одному конкретному вопросу);

– хронологический: годовые отчеты, квартальные политические письма, поступающие из посольств.

Важным элементом систематизации и учета документов является номенклатура дел. Она служит основой для составления отдельных описей дел постоянного и временного хранения. Форма номенклатуры включает тематический индекс каждого отдельного дела, который присваивается всем однородным делам, формируемым в различных структурных подразделениях министерства и в его загранучреждениях.

Система контроля исполнения, принятая в МИД Республики Беларусь, направлена на обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений и заданий, в том числе со стороны высшего политического руководства страны, а также на проверку исполнения служебных документов. В основу всей контрольной деятельности в министерстве положен принцип непрерывного текущего или оперативного контроля, который по общепринятому мнению является наиболее эффективным видом контроля.

Главным структурным подразделением министерства, в функции которого входит организация и проведение контрольной деятельности на постоянной основе, является главное организационно-контрольное управление. В его состав входят два управления:

1. Управление документации и контроля (имеет 3 отдела).

2. Управление координации и планирования.

Каждый из указанных отделов укомплектован соответствующим составом специалистов. Многие прошли специальную подготовку по вопросам машинописи и стенографии, компьютерной обработки документов, информационным технологиям, архивному делу и особенностям ведения секретного делопроизводства.

Все документы, которые связаны с исполнением конкретных поручений, учитываются в особом журнале и в карточке контроля. В них фиксируется дата, регистрационный номер, вид и краткое содержание документа или поручения, срок исполнения, фамилия исполнителя, отметка об исполнении.

Служебные документы снимаются с контроля после полного решения поставленных в них вопросов. Отметка об исполнении делается как на самом документе, так и в журнале и карточке контроля.

Дипломатическая документация или, иначе, документирование – это запись политической и дипломатической информации на различных носителях по установленным правилам в целях ее последующего использования. Различаются две основные категории таких документов – носителей информации: а) официальные документы, посредством которых осуществляются письменные сношения между государствами и другими субъектами международных отношений и б) внутренние документы, обеспечивающие деятельность органов государственной власти, различных ведомств, организаций и учреждений в сфере внешней политики.

Дипломатическая документация является неотъемлемой и важнейшей частью дипломатии как основного инструмента внешней политики государства. Любой дипломатический документ, таким образом, это прежде всего «государственная бумага». По официальному дипломатическому документу судят в первую очередь не только о внешней политике государства, но и о профессионализме дипломатической службы, слаженности и выучке государственного аппарата в целом.

Дипломатическая переписка ведется между суверенными государствами, другими полноправными субъектами международного права и их полномочными представителями. Она требует строгого учета правового равенства партнеров, взаимного уважения и корректности. Именно эти принципы определяют конструктивность международных отношений, регулярное и содержательно насыщенное многостороннее общение суверенных государств, высокую эффективность дипломатии.

Официальную переписку на дипломатическом уровне от обычного служебного делопроизводства отличает соблюдение целого ряда норм международно-правового характера, протокольных требований, а также устоявшихся обычаев и традиций. Отступление от общепринятых в дипломатической переписке норм, а тем более их игнорирование, могут быть восприняты не только как свидетельство низкой культуры делопроизводства, но и как проявление неуважения к стране-адресату.

Дипломатические документы могут отличаться друг от друга своим содержанием, назначением и протокольными особенностями. На их стиле сказываются традиции, языковые, исторические и культурные особенности отдельных стран. Однако с точки зрения формального построения, того, что называют архитектурой документа, все они следуют традиционной схеме. Включают целый ряд элементов (реквизитов), которые имеют постоянный, неизменный характер. Остановимся на некоторых из них.

Обращение. Оно указывает на должность или официальный титул адресата. Например: Уважаемый господин Президент, Уважаемый господин Министр, Уважаемый господин Посол или Посланник. В обращении может также присутствовать почетный титул (титулование) адресата. К примеру: Ваше превосходительство господин Посол.

При обращении к духовным лицам употребляются следующие формы: к папе Римскому и патриархам: Ваше Святейшество; к митрополитам: Ваше Высокопреосвященство; к кардиналам: Ваше Высокопреосвященство господин кардинал; к архиепископам и епископам: Ваше Преосвященство (в англоязычных странах к архиепископу: Ваша светлость и к епископу Ваша милость); к духовным лицам и священникам без указания официального титула: монсиньор или (англоязычных странах) Ваше преподобие.

Комплименты. Это выражения вежливости, которыми начинается и/или завершается письмо, послание, нота или любой другой документ. Комплименты могут меняться в зависимости от характера переписки. Они, к примеру, могут быть следующими: в начале послания, личной ноты или письма полуофициального характера, направленном главе государства, правительства, председателю парламента, министру иностранных дел, послам или другим должностным лицам равного им положения или ранга: имею честь; в завершение: прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем самом высоком к Вам уважении. В отношении заместителей министра, директоров департаментов, если у них нет личного ранга посла, временных поверенных в делах, посланников, советников посланников, генеральных консулов и других лиц равного им положения применяется комплимент в форме: в моем высоком уважении.

В случаях межправительственной переписки используется следующий комплимент: «Правительство Республики Беларусь свидетельствует свое уважение». В личной переписке полуофициального характера могут использоваться и такие формы комплиментов как: «С глубоким уважением», «С уважением», «Искренне Ваш».

Основное предметное содержание документа. Оно состоит из смыслового ядра, включающего фактическое содержание и аргументационную часть.

Подпись. Личная подпись удостоверяет документ, следует сразу же после заключительного комплимента. Подпись должна быть разборчива. Если письмо составлено на официальном или именном бланке, то фамилия лица, поставившего свою подпись обычно не печатается.

Кардинальные сдвиги, произошедшие в современной дипломатии, утверждение в ней открытости и гласности, демократизация ее методов, возрастание роли международных организаций лишь отчасти сказались на традиционных формах дипломатической переписки. Но вот протокольные формулы – правила, традиции и условности, принятые при составлении документов международного характера практически не изменились.

Как и прежде к числу важнейших документов дипломатической переписки относятся:

– ноты (вербальные и личные);

– памятные записки;

– меморандумы;

– заявления, послания и письма на уровне государственного руководства (глав государств и правительств, руководителей внешнеполитических ведомств);

– полуофициальная переписка (личные письма полуофициального характера).

Нотная переписка по традиции остается наиболее распространенной формой официальных сношений между дипломатическими представительствами и дипломатическими ведомствами в стране пребывания. Их тематика охватывает самый широкий круг проблем, относящихся к взаимоотношениям государств.

Оформление вербальной ноты требует соблюдения опреде­ленных правил. Так, текст печатается на специальном бланке, составляется только от третьего лица, начинается комплимен­том с указанием полного наименования ведомств отправителя и получателя ("Министерство иностранных дел Республики Бела­русь свидетельствует свое уважение Посольству Республики

Польша и имеет честь сообщить..."), затем следует смысловая часть и завершается комплиментом ("Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить посольству уверения в своем самом высоком уважении"). Адрес получателя, независимо от коли­чества страниц, указывается на первой странице в левом ниж­нем углу. Вербальной ноте присваивается номер, иногда индекс, личная подпись отправителя не ставится. Нота должна быть за­верена мастичной печатью. В правом верхнем углу указываются место и дата отправления. Вручается лично или курьером.

Образец вербальной ноты

МИНИСТЕРСТВО

ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ

РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Минск,_____июня 200____года

№ 3/1 ДГП

Министерство Иностранных Дел Республики Беларусь свидетельс­твует свое уважение Посольству Республики Польша и в связи с нотой По­сольства №___от____ июня 200___года имеет честь сообщить следующее.

В соответствии с Венской конвенцией о дипломатических сношениях 1961 г. и сложившейся практикой белорусского дипломатического прото­кола нота с запросом на агреман направляется из Министерства иностранных дел запрашиваемого государства в адрес Министерства иностранных дел государства аккредитации с приложением биографичес­кой справки на аккредитуемого Чрезвычайного и Полномочного Посла.

Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству уверения в своем самом высоком уважении.

Посольству Республики Польша

г. Минск

Разновидностью вербальной ноты является нота циркулярная. Циркулярной нотой ведомство иностранных дел извещает посольства и миссии об их статусе, о таможенном режиме, по­рядке пользования аэропортами, а также об участии дипкорпуса в различных торжествах.

Образец циркулярной ноты

МИНИСТЕРСТВО

ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ

РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Минск,_____июня 200____года

№__

Министерство Иностранных Дел Республики Беларусь свидетельству­ет свое уважение всем Посольствам, Генеральным Консульствам и Пред­ставительствам Международных Организаций в Минске и имеет честь при­гласить Глав Посольств, Генеральных Консульств и Представительств Международных Организаций, а также Военных Атташе (без супруг), аккре­дитованных в Республике Беларусь, на торжественные мероприятия, про­водимые _______200__года по случаю_________.

Торжественное заседание и праздничный концерт состоятся______июня 200___г. в помещении__________

Парковка автомобильного транспорта_________

Министерство также имеет честь сообщить, что пригласительные би­леты на вышеупомянутое мероприятие будут переданы через Службу Го­сударственного Протокола______200___г.

Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольствам, Генеральным Консульствам и Представительствам Международных Ор­ганизаций уверения в своем весьма высоком уважении.

Всем Посольствам,

Генеральным Консульствам,

Представительствам Международных Организаций

г. Минск

Личная нота направляется по принципиальным вопросам политического характера и содержит официальную информа­цию о каком-либо важном событии (например, об изменении названия государства, о назначении нового главы правительс­тва и т.д.). Обменом личными нотами оформляется, например, международное соглашение об установлении дипломатичес­ких отношений. Документ может носить информационный (со­общение о назначении временного поверенного в делах, о сос­тоявшемся вручении верительных грамот и т.д.) и церемони­альный характер, о чем свидетельствует наличие в тексте поз­дравления, благодарности, соболезнования.

Личная нота, в отличие от вербальной, составляется от пер­вого лица, начинается с обращения (Уважаемый Господин По­сол, Ваше Превосходительство, Господин Поверенный в делах. Слово "уважаемый" употребляется в зависимости от характера личных отношений и местного протокола). После обращения следует содержательная часть, начинающаяся, как правило, словами "имею честь...". Завершается текст комплиментом и личной подписью отправителя. Личная нота не заверяется пе­чатью, не имеет номера. В остальном же ее оформление иден­тично оформлению вербальной ноты.

Получение личной ноты подтверждается ответной личной нотой получателя.

В международной практике иногда используют коллектив­ную и идентичную ноты. Коллективная нота составляется в единственном экземпляре представителями нескольких стран и передается правительству какого-либо государства в ходе встречи. Этот документ отражает согласованную позицию под­писавших его лиц. Нота может быть направлена главами диппредставительств по отдельности, но в одно и то же время. Диппредставительства могут направлять правительствам ноты идентичного содержания, но различающиеся по форме, ка­ким-либо деталям, времени отправки. Идентичная нота менее авторитетна, чем коллективная.

Неофициальный перевод

Посол Королевства Саудовской Аравии

Алматы

Чрезвычайному и Полномочному Послу

Республики Беларусь

Госпоже Ларисе Пакуш

5 июня 2006 года

Госпожа Посол,

Уважаемая коллега,

В связи с окончанием моей миссии в качестве Чрезвычайного и Полномочного Посла Королевства Саудовской Аравии в Республике Казахстан я покидаю Казахстан 18 июня 2006 года, проработав здесь 4 года и 5 месяцев.

Перед убытием из этой страны я желаю выразить Вам мое удовлетворение и благодарность за наши дружественные отношения и сотрудничество за весь период моей работы.

Убежден, что прекрасные отношения, существующие между нашими двумя странами и посольствами, будут и в дальнейшем укрепляться и развиваться.

Пожалуйста, примите, Госпожа Посол и уважаемая коллега, уверения в моем весьма высоком уважении.

Искренне Ваш,

Али Бен Мохаммад Аль-Хамдан

Памятная записка может быть самостоятельным докумен­том, а также приложением к личной или вербальной ноте. В качестве самостоятельного документа она по форме напомина­ет вербальную ноту, но не имеет печати и адреса. Памятные за­писки могут составляться, во-первых, по просьбе лица, с кото­рым велась беседа, во-вторых, по собственной инициативе (предварительно) как напоминание о необходимости рассмот­рения того или иного вопроса либо с целью фиксации информа­ции, чтобы в дальнейшем исключить ошибки в ее толковании.

Составляется этот документ в безличной форме ("сообщает­ся...", "напоминается...", "приходится констатировать..." и т.д.), обращения и комплиментов не содержит. Адрес и исходящий но­мер не ставятся. Проставляется лишь место и дата отправления (Минск,­­______июля 200__ года). Над текстом печатается надпись "Па­мятная записка". Передается она, как правило, лично, реже — с курьером. Факт вручения должен быть зафиксирован в записи бесе­ды дипломата с приложением ее копии.

Меморандум, как и памятная записка, может быть как са­мостоятельным документом, так и приложением к личной или вербальной ноте в целях сокращения ее текста. В этом доку­менте излагается авторское видение проблемы, анализируются те или иные факты, ведется дискуссия с позицией другой сто­роны, что предполагает его дальнейшее обсуждение. Составля­ется в форме письма, комплиментов не содержит. Как отдель­ный документ печатается на нотном бланке, печать и номер не ставятся, не подписывается, но место и дата отправления ука­зываются. Как приложение к ноте меморандум печатается на простой бумаге, номер, печать, место и дата отправления не ставятся, адрес не указывается.

Частное (личное) письмо отправляется знакомым офици­альным лицам в тех случаях:

♦ когда хотят подчеркнуть заинтересованность автора в ре­шении того или иного вопроса;

♦ когда постановка вопроса по какой-либо причине в офи­циальном порядке нежелательна;

♦ когда хотят выразить личное отношение к происшедше­му событию (поздравление по случаю дня рождения, нацио­нального праздника, соболезнование по поводу траура и т.д.).

Для личного письма используют простую бумагу хорошего ка­чества, в остальном — оформление такое же, как у личной ноты.

Образец личного письма

МИНИСТР ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ

РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Минск,____ июня 200__ года

Уважаемый господин Посол,

Возвращаясь к нашей вчерашней приятной беседе, я еще раз хочу побла­годарить Вас за любезное приглашение на спектакль в театр оперы и балета.

Моя супруга и я получили большое удовольствие от музыки и исполни­тельского мастерства артистов.

Эти впечатления надолго сохранятся в нашей памяти.

Примите, господин Посол, уверения в моем глубоком к Вам уважении.

(личная подпись)

Господину

Чрезвычайному и Полномочному

Послу Республики Польша г. Минск

В реализации задач дипломатии в настоящее время важ­ную роль играют не только традиционные документы, но и та­кие, как заявления глав государств и правительств, декла­рации. В них находят отражение позиция и принципы госу­дарства по различным проблемам международных отноше­ний. Не требуя официального ответа, эти документы тем не менее предполагают реакцию на них со стороны субъектов международного права.

По поводу национальных праздников, юбилеев направля­ются приветственные телеграммы, в которых могут быть высказаны важные идеи и предложения.

Среди дипломатических документов можно выделить так­же обращения парламентов к высшим законодательным орга­нам других стран (по вопросам разоружения, защиты окружа­ющей среды и т.д.), ответы руководителей государств на пресс-конференциях, их интервью и выступления на междуна­родных форумах, совместные (двусторонние и многосторон­ние) коммюнике.

Визитная карточка, не являясь дипломатическим доку­ментом в строгом смысле слова, тем не менее играет важную роль в работе сотрудников внешнеполитического ведомства. Так, ею можно не только представиться, но также поздравить, поблагодарить, выразить соболезнование, попрощаться. С ви­зитной карточкой удобно послать цветы, книгу, сувенир и т.д.

Визитная карточка дипломатов печатается на белой высо­кокачественной бумаге. Наиболее распространенный ее размер для мужчин — 90x50 мм, для женщин — 80x40 мм. Для офи­циальных лиц высокого ранга ее размер может быть 100x60 и 90x50 мм соответственно. Указанные размеры не универсаль­ны, в Великобритании, например, размер визитной карточки у женщин больше, чем у мужчин.

Мировая практика обмена визитными карточками разнооб­разна. Так, в Великобритании и других англосаксонских стра­нах вновь прибывшие дипломаты первыми наносят лишь офи­циальные визиты, в дальнейшем они ждут визитов или визит­ных карточек лиц, которые хотели бы установить с ними кон­такт. Во Франции инициатива первых визитов и направления визитных карточек принадлежит прибывшему лицу. В дипло­матических кругах распространена французская практика.

Дипломатам, имеющим семьи, рекомендуется иметь четы­ре вида карточек:

1. Официальная карточка с указанием фамилии, имени и от­чества (если есть), ранга и адреса. Главы диппредставительств имеют два вида таких карточек: на первой дан их полный ти­тул, на второй — сокращенный ("посол" или "министр").

2. Карточка для неофициальных случаев — с указанием только фамилии, имени, отчества.

3. Визитная карточка жены – с указанием фамилии, имени и отчества.

4. Совместная карточка мужа и жены ("г-н и г-жа N") — с указанием адреса. В Великобритании совместные карточки не используются .

Визитная карточка может выглядеть следующим образом.

Предпочтительно, чтобы текст был напечатан на одной сто­роне карточки, а другая оставалась чистой (для записей). Поэ­тому лучше иметь одну визитную карточку на родном языке, а другую — на иностранном (в зависимости от назначения).

Как уже указывалось выше, визитной карточкой можно не только представиться. В международной практике используют следующие символы, сделанные от руки (лучше карандашом) в левом нижнем углу:

P.R. Pour remercier — выражение благодарности.

P.F. Pour feter — поздравление по случаю праздника.

P.F.C. Pour faire connaissance — выражение удовлетворения знаком­ством.

Р.Р.С. Pour prendre conge — прощание при окончательном отъезде.

Р.С. Pour condoleances — выражение соболезнования.

P.P. Pour presentation — представление.

P.F.N.A. Pour feter le Nouvel An — поздравление с Новым годом.

P.R.F.N.A. Pour remercier pour feter le Nouvel An — благодарность и поз­дравление с Новым годом.

Направление визитной карточки равноценно визиту. Пред­почтительнее вручать ее лично, причем принято загибать пра­вый верхний уголок (в США — левый или весь левый край кар­точки). Если карточка передается с курьером или пересылает­ся по почте, то загнутый уголок будет считаться нарушением этикета. Для пересылки визитных карточек используются спе­циальные конверты.

В практике дипломатической переписки форма важна не менее, чем содержание. Поэтому к документам такого рода предъявляются особые требования.

1. В зависимости от местной практики, конкретной ситуации очень важно сделать правильный выбор вида документа. В дипломатической переписке следует руководствоваться принципом взаимности: на личную ноту отвеча­ют личной нотой, на вербальную — вербальной. Причем отсутствие ответа будет расцениваться как ответ соответствующего характера.

2. В обращении к адресату необходимо точно указать титул, если он имеется ("Принц", "Князь" и т.д.), фамилию, не допуская искажений, неточ­ностей, сокращений. К президенту обращаются "Ваше Превосходительс­тво", "Господин Президент"; к министру иностранных дел, Послу иностран­ного государства — "Ваше Превосходительство", "Господин Министр", "Сэр", "Милорд", "Господин Посол"; к папе Римскому, патриарху— "Ваше Святейшество", "Святейший Отец"; к кардиналу — "Ваше Преосвящен­ство", "Господин Кардинал".

3. Необходимо строго соблюдать протокольные правила вежливости в вербальной и личной нотах, личном письме. Эти документы начинаются и завершаются комплиментом и являются свидетельством демонстрации уважения, равенства между партнерами. Примеры комплиментов: "При­мите, Ваше Превосходительство, уверения в самом высоком уважении", "Весьма искренне Ваш", "Остаюсь с искренним уважением", "... свиде­тельствует свое уважение ... и имеет честь сообщить...". Завершаются но­ты следующей формулой вежливости: "Посольство пользуется этим слу­чаем, чтобы заверить Министерство в своем высоком уражении".

В тех случаях, когда документ направляется в связи с каким-либо кон­фликтом и в нем выражается протест, то комплимент либо опускается, ли­бо применяется лишь вначале (в зависимости от степени остроты кон­фликта), чтобы подчеркнуть глубину и значимость этого акта. Обычный заключительный комплимент опускается и в связи с траурными события­ми, так как слова"... пользуется случаем, чтобы возобновить уверения в своем ... уважении" будут неуместны.

При использовании протокольных формул государства исходят из прин­ципа взаимности: если одна из сторон от них отказывается, то аналогич­ным образом поступает и другая сторона. Следует также иметь в виду, что в дипломатической практике каждое слово несет смысловую нагрузку и по­этому имеет значение выбор формулы вежливости: "Уважаемый ..." или "Глубокоуважаемый...", "С искренним уважением ..." или"С уважением...".

4. Для дипломатических документов применяется бумага только выс­шего качества, подчистки и исправления не допускаются, пеиать должна стоять внизу документа, а герб занимать строго вертикальное положение.

5. Документы дипломатической переписки обычно пишутся на языке отправителя. При необходимости доведения информации до адресата в кратчайшие сроки, а также в целях предотвращения возможных неточнос­тей к официальному тексту прилагается перевод на язык адресата. Иногда диппредставительства в переписке используют язык страны пребывания либо, как правило, французский.

6. Язык дипломатических документов строг, лаконичен, сравнения и эпитеты используются крайне редко. Не допускается употребление слов, несущих двойную смысловую нагрузку.

7. Документы дипломатической переписки по почте не пересылаются, а вручаются лично адресату либо направляются с курьеров. В последнем документ передают специально уполномоченному лицу под расписку.

Высокий профессионализм, компетентность и навыки в работе с дипломатическими и другими служебными документами во все времена были отличительной чертой человека, посвятившего себя дипломатической службе. Современная дипломатия, будучи в конечном счете, сложной управленческой системой, диктует новые, гораздо более жесткие требования к дипломатическим документам, их структуре, характеру изложения материала, подбору информационных источников, выводам и рекомендациям. Сегодня на первый план выходят такие черты дипломатических документов как убедительность, своевременность и доступность. В немалой степени эти цели достигаются посредством грамотной и эффективной дипломатической службы, постоянным контролем за накоплением, обработкой, хранением и эффективным использованием информации.

Контрольные вопросы

1. Назовите обязательные реквизиты официального документа.

2. Из каких этапов состоит движение документов в системе дипломатической службы Республики беларусь?

3. Дайте определение содержания дипломатической и деловой переписки международного характера.

4. Назовите категории дипломатической и деловой переписки.

5. Что понимается под основными элементами дипломатического и служебного документа?

6. Чем отличается вербальная нота от личной?

7. В чем особенности внутриведомственного делопроизводства по международным вопросам?

8. Какие документы относятся к международным соглашениям?

9. Что такое смысловое ядро документа, его аргументационная и фактологическая части?

10. Перечислите основные требования, которые предъявляются к оформлению дипломатических документов.

Глава 6. КОНСУЛЬСКАЯ СЛУЖБА

6.1. Из истории становления консульских представительств

В сфере международных отношений наряду с дипломати­ческими представительствами государства широко исполь­зуют систему консульского представительства. Исторически консульское представительство государств возникло намного раньше, чем институт постоянного дипломатического предста­вительства в виде посольств и миссий. Если первые постоян­ные дипломатические представительства появились только в XV в., а в Европе система постоянных дипломатических пред­ставительств сложилась в XVI—XVIII вв., то консульское представительство своими корнями уходит еще в античное прошлое [14].