Господарський договір - це цивільно-правовий документ, призначенням якого є правове закріплення відносно постійних взаємних економічних обов'язків між незалежними суб'єктами господарювання.

Договір виконує такі функції:

-закріплює юридичні відносини між партнерами;

-встановлює порядок і способи виконання зобов'язань;

-передбачає способи захисту забезпечення зобов'язань.

Контракт - різновид господарського договору, в якому акцент переноситься зі строків і характеру взаємодії суб'єктів на предмет цієї взаємодії: його визначення, кількість, якість, умови передавання права власності на нього.

Угода-різновид господарського договору, в якому акцент зміщується на якісь умови взаємовідносин, певні права чи зобов'язання сторін.

Класифікація договорів

За предметом договору розрізняють договори (контракти) щодо купівлі-продажу товарів і договори (контракти) щодо надання послуг.

За змістом комерційної діяльності виділяють:

-договори купівлі-продажу товарів, відповідно до яких продавець зобов'язується передати майно у власність покупцеві, а покупець зобов'язується прийняти майно і сплатити за нього певну грошову суму;

-договори постачання товарів, згідно з якими підприємства-постачальники зобов'язуються у певні строки або строк передати підприємствам-покупцям у власність певну продукцію, а підприємства-покупці зобов’язуються прийняти продукцію;

-договори міни (товарообмінні), за якими сторонами проводиться обмін одного майна на інше. Кожний з тих, хто бере участь у міні, вважається продавцем того майна, яке він дає в обмін, і покупцем майна, яке він одержує. Тому до договору міни застосовуються відповідні правила про договори купівлі-продажу товарів;

-договори контрактації, які укладаються на основі державних замовлень на поставку державі сільськогосподарської продукції;

-договори комісії відповідно до яких одна сторона (комісіонер) зобов'язується за дорученням другої сторони (комітента). за винагороду укласти одну або кілька угод від свого імені за рахунок комітента;

-договори консигнації, що передбачають постачання товарів однією стороною (консигнантом) на склади оптового посередника (консигнатора), який продає за певну винагороду товари покупцям. За своєю суттю договори консигнації є різновидом договорів комісії;

-договори доручення відповідно до яких одна сторона (повірений) зобов'язується виконати від імені і за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії. Договори-доручення укладаються між продавцями (покупцями) і оптовими посередниками (агентами), які від імені і за рахунок своїх клієнтів укладають з третіми сторонами контракти чи угоди на купівлю чи продаж товарів.

За структурою господарських зв'язків виділяються внутрі- і міжсистемні договори, прямі і опосередковані.

За кількістю учасників розрізняють договори, коли кожна сторона представлена однією юридичною особою, і дольові договори, коли з однієї або обох сторін договору виступає дві і більше юридичні особи.

За організаційною формою укладання розрізняють договори, укладені на ярмарках, поза ярмарками, на біржах.

За строками дії договори бувають на господарський рік, короткострокові, сезонні і разові.

У зміст договору постачання товарів повинні входити такі основні розділи:

-преамбула;

-предмет договору;

-ціни на товари і загальна сума договору;

-загальний строк дії договору і строки постачання товарів;

-вимоги до тари і упакування;

-порядок відвантаження, доставки і здавання товарів;

-порядок розрахунків;

-санкції за невиконання сторонами своїх зобов'язань;

-арбітраж (вирішення спірних питань).

Преамбула - це вступна частина договору, в якій вказується номер, місце і дата підписання договору, визначаються сторони (підприємства, фірми), від імені яких укладається договір, а також вказуються посади, прізвища, імена і по батькові представників сторін, що підписали договір, і робиться посилання на їх повноваження.

Предмет договору визначає назву, кількість і розгорнутий асортимент належних поставці товарів, якість і комплектність товарів і є одним з основних положень договору.

Специфікація -невід'ємна частина договору, в якій обумовлюється кількість товарів,що підлягають постачанню, розгорнутий асортимент із щоквартальним розподілом і визначенням місячного і внутрішньо місячного постачання за термінами, передбаченими в тексті договору.

СПЕЦИФІКАЦІЯ

до договору № __ від _______________ 20 ___ р., укладеному

між _______________________ та ___________________________

на поставку _____________________ у 1 кв. 20 ___ р.

Постачальник ________________ Покупець ________________

Якість товарів, що поставляються, повинна відповідати стандартам, технічним умовам, іншій технічній документації, яка встановлює вимоги до їх якості, або зразкам, якщо сторони не обумовлюють у договорі більш високі вимоги до якості товарів. Постачальник повинен засвідчити якість товарів. Що постачаляються, належним товаросупровідним документом, який надсилається разом з товаром, якщо інше не передбачено в договорі.

Ціни на товари і загальна сума договоруналежать до істотних умов договору. Ціни обумовлюються угодою партнерів і зазначаються або в договорі, або в специфікації; можливе погодження цін у протоколі, який є частиною договору. Під час встановлення цін враховуються особливості поставки.

Ціна в договорі може бути твердою і плавучою, тобто з наступною фіксацією. За умови твердої ціни в договорі визначається конкретна цифра, яка не підлягає змінам під час оплати за товари покупцем.

Якщо на момент укладання договору важко визначити конкретну ціну, то сторони можуть передбачити фіксацію початкової ціни, яка протягом виконання договору може змінюватися за узгодженим між партнерами методом. Така ціна називається плавучою, тобто вона є по суті ринковою в момент виконання договору.

Строки постачання товарів повинні забезпечувати ритмічність надходження товарів і безперебійність торгівлі ними. При їх встановленні обов'язково враховуються фізико-хімічні властивості товарів, які визначають строки реалізації товарів.

Вимоги до тари і упакування можуть викладатися в тексті договору або посиланням на відповідні стандарти чи ТУ, а порядок повернення тари зазначається в договорі. Якщо при поставці товарів необхідне їх упакування і маркування, в договорі робиться застереження щодо виду і характеру упакування, його якості, розмірів і способів оплати, а також нанесення на упакування маркування.

У договорі передбачається відповідальність за постачання продукції в упакуванні, що не відповідає умовам постачання. Одержуючи товари в пошкодженому упакуванні, покупець складає комерційний акт, згідно з яким постачальник повинен відшкодувати покупцю збитки. Інколи пошкодження упакування прирівнюється до порушення якості товарів.

Порядок відвантаження, доставки і здавання товарів також повинні бути передбачені під час укладання договору. Витрати на транспортування товарів можуть бути доволі значними, тому ще до укладання договору слід чітко визначити, чи будуть транспортні витрати включатися в ціну товарів за доставки товарів постачальником

Відвантажувальна рознарядка - це розпорядчий документ, в якому покупець за договором вказує своєму постачальнику, кому конкретно і за якою адресою, в які строки, кількості і асортименті він має відвантажувати закуплений покупцем товар. Порядок і строки подання рознарядок передбачаються в договорі.

В договорі повинно передбачатися приймання товарів за кількістю та якістю як попереднє, так і остаточне. Попереднє приймання має метою встановлення відповідності товару умовам договору. Остаточне приймання означає фактичне виконання договору за кількістю та якістю.

В умовах важкого фінансового стану більшості підприємств надзвичайно важливе значення має вибір порядку розрахунківза товари. Розрахунки між підприємствами здійснюється, як правило, в безготівковому порядку через банк шляхом перерахування грошей щ рахунку покупця на рахунок постачальника.

В договорі може передбачатися часткова або повна передоплата за товари.

Санкції за невиконання сторонами своїх зобов’язань і відшкодування збитків. В цьому розділі договору визначається розміри і максимальні суми штрафів при порушенні сторонами своїх конкретних зобов’язань. До постачальників застосовуються санкції, упакування, до покупця – за затримання платежів.

Урегулювання спорів під час постачання товарів може бути здійснено двома способами: судовим або арбітражним. Способи врегулювання спорів повинні бути відображені в договорі.

Порядок розірвання договорів передбачається чинним законодавством або обумовлюється конкретним положенням в тексті договору.

ТЕМА : “Організація оптових закупівель товарів”.

План:

Література:

Ф.Г. Панкратов, Т.К. Серьогіна «Комерційна справа», ст. 42-61, Рівне, 2002р.

В.В. Апопій,С.Г. Бабенко «Комерційна діяльність на ринку товарів та послуг» с. 95-100, Київ, 2002 р.

Після вивченої теми студенти повинні знати:

Основні принципи організації оптових закупівель товарів, методику оперативного планування оптових закупівель, яку роль відіграють оптові закупівлі товарів у народному господарстві.

Питання для самоконтролю:

1. В чому полягає суспільне значення оптових закупівель товарів?
2. Якими основними принципами керуються під час організації оптових закупівель товарів?
3. Який порядок оперативного планування оптових закупівель товарів на підприємствах?
4. Які основні методи використовуються для прогнозування попиту населення на товари народного споживання?

Основою організації закупівельної роботи є розробка маркетингової тактики її здійснення, тобто оперативне її планування.

Метою оперативного планування є правильна організація оптових закупівель і посилення особистої відповідальності кожного комерційного працівника за виконання планових завдань.

Планують оптові закупівлі товарів у два етапи.

На першому етапі визначається потреба в оптових закупівлях товарів, тобто складається план надходження товарів на підприємство. Надходження товарів на підприємство має забезпечити рівномірне і ритмічне виконання договорів постачання товарів оптовим покупцям в асортименті і нормалізацію товарних запасів, необхідних для забезпечення безперебійної торгівлі. План надходження товарів розробляється для кожної товарної групи на плановий період (рік, квартал). Розрахунок потреби в оптових закупівлях здійснюється за формулою:

Найбільш складним завданням під час розроблення плану надходження товарів на підприємство є визначення плану продажу товарів. Основою для його визначення на підприємствах оптової торгівлі служать замовлення роздрібних підприємств та інших споживачів зони діяльності бази, укладені з ними договори на постачання товарів і специфікації до них, можливості підприємства щодо закупівлі товарів. Дуже часто при розробленні плану надходження товарів оптові підприємства ще не мають портфеля замовлень, тому вони використовують для розрахунків прогнози розвитку попиту на певні товари.

Існує безліч методів прогнозування попиту, що відрізняються інструментарієм, сферою застосування й обґрунтованістю Однак, ураховуючи обмежені можливості збору й обробки інформації, для прогнозування попиту на товари найчастіше використовуються такі методи:

— метод екстраполяції ряду динаміки;

— нормативний метод;

— прогнозування попиту з використанням коефіцієнта еластичності;

— метод економіко-математичного моделювання;

— метод експертних оцінок.

Метод екстраполяції ряду динаміки заснований на виявленні стійкої тенденції (тренду) розвитку попиту в минулому і поширенні її на визначений прогнозний період. У даному разі єдиним загальним чинником, що визначає розвиток попиту, є час:

Щоб за допомогою даних функцій описати розвиток ряду динаміку попиту, необхідно попит позначити як у, а порядковий номер в ряду динаміки — t. Вибір рівняння, за допомогою якого можна описати ряд динаміки і прогнозувати його розвиток, слід починати з графічного аналізу. Після визначення параметрів рівняння в нього підставляється порядковий номер прогнозного року і визначається прогноз попиту.

Перевагою даного методу прогнозування є те, що завжди необхідна інформація (реалізований попит) для прогнозування. Однак він має і низку недоліків. По-перше, при прогнозуванні не враховується нереалізований попит. По-друге, прогнозування попиту методом екстраполяції виходить з припущення, що комплекс факторів, які формують попит на товари, у майбутньому не змінюватимуся, що буває вкрай рідко. Тому даний метод можна використовувати тільки для короткострокових прогнозів.

Нормативний метод прогнозування попиту ґрунтується на використанні фізіологічних норм споживання основних харчових продуктів, перспективних норм раціонального споживання непродовольчих товарів, норм забезпеченості сімей товарами культурно-побутового призначення тощо.

Для використання перспективних норм раціонального споживання непродовольчих товарів і фізіологічних норм споживання харчових продуктів для прогнозування попиту необхідно насамперед визначити, в якому році для прогнозованого товару буде досягнута ця норма. Розрахунки здійснюються способом інтерполяції— визначення показників, відсутніх у динамічному ряду явищ, на основі встановленої взаємозалежності членів ряду.

Прогноз середньодушового споживання 7^ на будь-який рік, що передує року досягнення перспективної норми раціонального споживання, можна розрахувати за формулою

де Yk — прогноз споживання товару на рік k; YΔΔ — фактичне споживання товару в базисному році; 7„— перспективна норма споживання товару; k— кількість років, на які прогноз випереджає фактичні дані.

Еластичністю попиту називають його здатність змінюватися під впливом зміни доходів, ціни та інших економічних факторів Показником еластичності є співвідношення між відносною зміною попиту і відносною зміною фактора, що його формує (доходи, ціна тощо). Так, еластичність попиту залежно від доходів може бути виражена рівнянням:

де Е — коефіцієнт еластичності попиту від доходів; ΔY — приріст попиту на душу населення; ΔХ— приріст доходів на душу населення; Y— середньодушові розміри попиту; X— середньодушові розміри доходу.

Коефіцієнт попиту від доходів показує, на скільки процентів зміниться попит за зміни доходу на 1 %. Знаючи темпи зміни доходів у прогнозному періоді, легко розрахувати і прогноз попиту. Разом з тим цей метод не дуже поширений, оскільки потребує даних бюджетної статистики.

Математичне моделювання процесів формування попиту являє собою опис цих процесів за допомогою математичних формул, рівнянь та нерівностей, які мають адекватно відображати реальні зв'язки, характерні для формування попиту. Звичайно, математичні моделі не можуть віддзеркалити всі труднощі формування попиту, однак вони можуть досить глибоко описати їхню суть і служити більш надійним інструментом для прогнозування, ніж проста екстраполяція динамічних рядів.

Метод експертних оцінок полягає в оцінці висококваліфікованими фахівцями-експертами чинників і прогнозних явищ, зв'язаних з попитом. Експертиза припускає обговорення і вироблення незалежними експертами загальної думки щодо досліджуваного об'єкта. При цьому використовується один з таких способів: компромісна оцінка; метод «мозкової атаки»; приведення контраргументів на кожний довід експерта (метод «адвоката»); індивідуальне опитування експерта з дальшим колективним обговоренням і повторним переглядом оцінок (метод Дельфи). Остаточне рішення приймається на основі сукупності індивідуальних оцінок експертів.

Ha другому етапі складається план оптових закупівель товарів. Якщо план надходження товарів покликаний визначити, які товари і в якій кількості треба закупити, то план закупівель має містити вказівки щодо джерел цих закупівель, строки їх здійснення та відповідальних за проведення закупівель.

Даний план складається за формою табл. 6.З.

При розробленні плану оптових закупівель товарів важливе значення має досягнення точки беззбитковості закупівель товарів по окремих товарних групах і від кожного постачальника.

Точка беззбитковості закупівель — такий обсяг закупівель товарів у і-го постачальника, при якому сума валового доходу від реалізації даних товарів покриває суму поточних витрат:

Оптові закупівлі— це придбання товарів великими партіями з метою їх дальшого перепродажу. Прийняття комерційного рішення щодо оптових закупівель товарів констатує наявність ринкової потреби в певних товарах, передбачає відбір конкретних товарів і їх постачальників з числа наявних на ринку і забезпечує реальне просування товарів зі сфери виробництва до сфери обігу.

В умовах глибокого суспільного розподілу праці оптові закупівлі товарів забезпечують розміщення замовлень торгівлі виробництву на виготовлення і постачання товарів, необхідних для задоволення попиту населення на товари народного споживання. Тому їх результатом визначається обсяг і структура споживання товарів та якість основних процесів суспільного відтворення. Адже оптові закупівлі опосередковують, з одного боку, вплив торгівлі на виробництво щодо визначення його обсягів, удосконалення асортименту і підвищення якості товарів, а з другого — вплив на роздрібну торгівлю щодо формування нею торгового асортименту, розширення, реалізації, поліпшення організації торговельного обслуговування і, нарешті, на підвищення рівня задоволення матеріальних і культурних потреб населення.

Для виробників товарів та послуг оптові закупівлі є гарантією їх збуту і, відповідно, гарантією забезпечення безперервності виробництва, забезпечення ефективного функціонування підприємств. Для підприємств торгівлі вони є гарантією своєчасного надходження товарів для досягнення власної мети, а для всіх учасників товаропросування — гарантією виживання в умовах ринкової конкуренції.

Оптові закупівлі товарів здійснюються на основі таких основних принципів:

-основою оптових закупівель товарів є попит споживачів. Придбання товарів без врахування попиту споживачів приводить до сповільнення товарооборотності, збільшення витрат обігу на їх доведення до кінцевих споживачів, а у підсумку, до погіршення фінансового стану підприємств;

-обсяг і асортимент товарів, що підлягають закупівлям, мають відповідати обсягові, асортиментові і динаміці споживання з урахуванням необхідності нормалізації товарних запасів;

-оптові закупівлі товарів мають забезпечувати нормальні умови для регулювання товаропостачання роздрібної торговельної мережі в оптимальному для неї режимі;

-оптові закупівлі повинні здійснюватися з орієнтацією на постійне оновлення асортименту з урахуванням найновіших досягнень науки і виробництва та розвитку людських потреб.

Організація оптових закупівель - це комплекс взаємозв'язаних управлінських і комерційних рішень та торгових операцій, виконанням яких забезпечується виявлення і вивчення попиту споживачів відповідно до потреб суспільства, надання і узгодження з постачальниками замовлень на виробництво і постачання товарів, укладення договорів постачання з метою визначення порядку і механізму виконання замовлень та контроль за надходженням товарів і додержання сторонами умов договору.

В організації оптових закупівель виокремлюють шість етапів (рис. 6.1).

Вихідним етапом оптових закупівель є вивчення попиту споживачів. Придбання товарів без урахування попиту споживачів призводить до сповільнення товарообігу, збільшення витрат обігу на їх доведення до кінцевих споживачів, а в результаті — до погіршання фінансового стану підприємств. Тому на даному етапі підприємства здійснюють діагностику ринку з метою уточнення своєї маркетингової стратегії та інформаційного забезпечення закупівельної діяльності. Вивчення ринку товарів передбачає систематичний збір, обробку, аналіз і оцінку інформації про розвиток потреб, попиту і товарної пропозиції, можливості конкурентів тощо.

На другому етапі розробляється оперативний план оптових закупівель з урахуванням виявленої потреби в асортименті, кількості і якості товарів. При цьому виходять з того, що обсяг і асортимент товарів, що підлягають закупівлі, мають відповідати обсягу, асортиментові і динаміці споживання з урахуванням необхідності нормалізації товарних запасів і бути орієнтованими на постійне оновлення асортименту з урахуванням найновіших досягнень науки і виробництва та розвитку людських потреб.

В умовах наявності на ринку значної кількості постачальників важливе значення має третій етап— обґрунтування вибору конкретного, найбільш придатного постачальника. Раціонально закупити товари — значить придбати їх у необхідній кількості, потрібної якості, у необхідний час, у надійного постачальника і за прийнятною ціною.

При обґрунтуванні вибору конкретних постачальників велике значення має інформація про стан портфеля замовлень постачальника. Портфель замовлень, наявний в окремої фірми, визначається вартістю всіх замовлень на визначений час. Інформація про зниження портфеля замовлень у постачальника може бути використана покупцем для одержання пільгових умов постачання, розрахунків і одержання додаткових знижок.

Прийняття рішення щодо закупівлі і постачання товарів приймається на четвертому етапі. Даний етап включає розробку проектів текстів договорів з постачальниками, укладення договорів і контрактів з ними, розробку специфікацій до договорів, підготовку та подання постачальникам рознарядок на відвантаження товарів. При розробці проектів текстів договорів і їх укладанні виходять з того, що оптові закупівлі товарів мають забезпечувати нормальні умови для регулювання товаропостачання роздрібної торговельної мережі в оптимальному для неї режимі.

Важливе значення в організації оптових закупівель відіграє п'ятий етап— налагодження оперативного контролю за виконанням укладених договорів, який передбачає одержання товарів, їх приймання та оплату, організацію складської переробки товарів. Особливу увагу при цьому звертають на виконання постачальниками своїх зобов'язань за договорами в повному обсязі, застосування заходів впливу до недбайливих постачальників.

Економічна ефективність оптових закупівель установлюється на шостому етапі і служить підставою для вдосконалення організації закупівель товарів у майбутньому. Вона визначається зіставленням доходів від реалізації товарів і витрат обігу. Детальний аналіз витрат обігу, пов'язаних із закупівлями товарів, дозволяє підвищити рівень прибутковості торговельної діяльності.

У сучасних умовах основною формою оптових закупівель товарів є оптові закупівлі товарів на основі прямих зв'язків.

Під прямими договірними зв'язками розуміють безпосередні комерційні відносини між підприємствами-виробниками товарів та послуг і їх споживачами (роздрібними торговельними підприємствами, підприємствами громадського харчування тощо).

Формування ринкових відносин привело до суттєвого збільшення надходження товарів у роздрібні торговельні підприємства безпосередньо від виробничих підприємств за рахунок скорочення їх надходження від оптових баз та інших комерційних посередників. Це пояснюється тим, що дана форма оптових закупівель має низку переваг над іншими формами оптових закупівель:

— підприємства роздрібної торгівлі мають можливість отримувати більше доходів за рахунок закупівлі товарів у виробників за більш низькими цінами, оскільки кожний посередник на покриття своїх витрат і отримання прибутку на закупівельну ціну робить свою надбавку;

— збільшується кількість джерел закупівель товарів і з'являється можливість їх вибору;

— скорочуються шляхи і терміни доставки товарів, прискорюється товарообіг;

— з'являється можливість оперативного впливу на виробника з метою розширення й оновлення асортименту і підвищення якості товарів;

— знижується ступінь комерційного ризику;

— зберігається стабільний рівень цін на реалізовану продукцію.

Слід зауважити, що виробникам товарів значно вигідніше встановлювати господарські зв'язки з оптовими підприємствами. Оптові підприємства характеризуються значними обсягами товарообігу і, маючи у своєму розпорядженні необхідні складські площі для приймання і зберігання товарів, закуповують великі партії товарів. Це дозволяє товаровиробникам зосереджувати свою увагу на виробництві товарів, а не на організації їх збуту.

Однією з основних форм закупівлі товарів складного асортименту на тривалий період є оптові ярмарки.

Оптовий ярмарок — це форма організації оптового торгу, основним призначенням якого є забезпечення безпосередніх комерційних переговорів міме постачальниками і оптовими покупцями з метою остаточного узгодження й підписання текстів договорів поставки в асортименті, узгодженому на основі конкретних зразків, каталогів, проспектів тощо.

Останнім часом значного поширення набули близькі до оптових ярмарків виставки— ринкові заходи з обмеженим часом проведення, де виставляються експонати, адресовані переважно звичайним відвідувачам (не спеціалістам) з четою пропаганди товарної продукції чи послуг і сприяння їх збуту.

За складом учасників (територіальною ознакою) ярмарки і виставки можуть бути міжнародні, міжрегіональні і регіональні.

За товарним профілем ярмарки і виставки поділяються на спеціалізовані, на яких відбуваються показ і торгівля певними видами продукції тієї чи іншої окремої галузі, і універсальні, на яких реалізуються товари різних галузей як промислового, так і агропромислового комплексу.

За галузевою ознакою ярмарки поділяються на галузеві (на яких відбувається торгівля товарами однієї якої-небудь галузі) і міжгалузеві (охоплюють багатогалузеву продукцію).

За тривалістю і способом проведення виставки також поділяються на короткотривалі, пересувні та постійно діючі.

Предметом діяльності ярмарку є надаю л комплексу послуг учасникам щодо укладення торгових угод, налагодження ділових контактів, упорядкування процесу оптової торгівлі, аналізу і підготовки кон'юнктурної інформації, організації реклами.

При організації ярмаркової торгівлі варто виділити три найважливіших етапи: підготовчий, безпосереднього торгу і кінцевий.

Підготовчий етап включає ухвалення рішення і підготовку наказу про проведення ярмарку. Рішення щодо проведення ярмарків (виставок) приймається організаторами разом з місцевими органами виконавчої влади. У наказі щодо проведення ярмарку вказуються терміни проведення, порядок і умови участі, а також призначаються відповідальні за проведення цих заходів. На цьому етапі створюється дирекція (ярмарковий комітет), яка здійснює загальне керівництво роботою ярмарку. Дирекція вирішує питання з оперативного керівництва роботою ярмарку (виставки), визначає порядок її роботи і здійснює контроль за роботою підлеглих служб щодо завезення зразків, їх складування, зберігання. У підпорядкуванні дирекції перебувають численні ярмаркові служби: технічні, юридичні, медичні, правові, транспортні, фінансові, рекламно-інформаційні і видавничі, служби сервісу тощо.

На підготовчому етапі розробляється положення про проведення ярмарку, розсилаються листи потенційним учасникам з повною інформацією про умови участі в ярмарку, готуються різноманітні рекламні матеріали: запрошення, рекламні буклети, картки гостей і т. п.

Запрошення потенційним учасникам ярмарку його організатори надсилають не пізніше ніж за 30 днів до початку роботи. У разі зміни дати проведення ярмарку про це повідомляються учасники не пізніше ніж за 10 днів до встановленого раніше строку. У запрошенні зазначаються: місце та час проведення, вид і товарний профіль ярмарку, вартість участі у ярмарку із зазначенням вартості кожного виду послуг, що надаватимуться, та інші умови. Повідомлення про проведення ярмарку подається також у засобах масової інформації.

Суб'єкти підприємницької діяльності, які передбачають взяти участь у ярмарку, повинні за 15 днів до відкриття ярмарку зробити реєстраційний внесок і оформити заявку на участь, що включає докладну інформацію про клієнта ярмарку, його реквізити, вимоги до розміщення експозиції і т. д.

Перепусткою на ярмарок є запрошення-повідомлення, а посвідченням на право укладання договорів від імені свого підприємства — спеціальна довіреність за підписом керівника, засвідчена печаткою.

Завданнями комерційних структур торгівлі на етапі підготовки до участи в ярмарку є:

— поглиблене вивченні попиту споживачів на товари номенклатури ярмарку;

— визначення обсягів потреби в товарах номенклатури ярмарку;

— розробка на цій основі замовлень потенційним постачальникам;

— розробка проектів текстів договорів.

Безпосередній торг має на меті забезпечити сторонам умови для узгодження і підписання текстів договорів. У ярмарковій експозиції на виставкових стендах виставляються зразки товарів, які повинні мати ярлики із зареєстрованими найменуваннями товарів, даними щодо стандартів, основних умов реалізації. Узгодження асортименту товарів з потенційними покупцями здійснюється за зразками, моделями товарів, конференційними картами тощо. Тут же влаштовуються робочі місця для проведення переговорів з потенційними покупцями щодо конкретних умов договорів постачання, ініціаторами укладення яких можуть виступати як продавці, так і покупці. Робота комерційних структур на ярмарку завершується укладенням договорів постачання. Якщо ж участь у ярмарку не завершилася укладенням договору, її можна вважати початком інтенсивних ділових контактів з потенційними постачальниками. Цілеспрямована обробка даних про ярмарок, що закінчився, повинна сприяти досягненню заданої раніше мети — укладенню угоди купівлі-продажу товару. Тому на ярмарку обов'язково сторонами має бути визначено, в які терміни і яким способом слід закріплювати налагоджені на ярмарку зв'язки.

Кінцевий етап у роботі ярмарку зводиться до складання звітності, підбиття підсумків з зазначенням позитивних та негативних моментів у роботі ярмарку.

Комерційна інформація являє собою відомості про ситуацію, що склалася на ринку різних товарів і послуг.

Комерційна інформація дозволяє торговим фірмам проводити аналіз своєї діяльності, планувати і здійснювати контроль за її результатами (тобто за отриманням прибутку).

Джерелами комерційної інформації можуть служити маркетингові дослідження по конкретних товарах. Однак, перед тим, як вкладати грошові кошти в проведення досліджень, збір та аналіз інформації, необхідно провести порівняльну оцінку витрат і значущості (цінності) можливих результатів. Якщо приріст прибутку від використання комерційної інформації перевищить приріст витрат на її отримання, то проведення маркетингових досліджень є доцільним.

Важливим джерелом комерційної інформації є також внутрішні матеріали і документи торгової фірми, зокрема, відомості про об'єми товарообороту, витрати на продаж, товарні запаси, прибутки, витрати на рекламу та ін.

Ще одним джерелом комерційної інформація є дані зовнішньої статистики, які публікуються в засобах масової інформації, інформація про стан ринку.

Останнім часом все більше поширення отримує купівля інформації у різних фірм, основним видом діяльності яких є «виробництво і продаж чистої інформації».

Комерційна таємниця - економічні інтереси, що навмисно приховуються з комерційних міркувань і відомості про різні сторони і сфери виробничо-господарської, управлінської, науково-технічної і фінансової діяльності фірми, охорона яких зумовлена інтересами конкуренції і можливими загрозами. Комерційна таємниця виникає тоді, коли вона представляє інтерес для комерції.

Комерційні секрети - форма комерційної таємниці; являють собою інформацію у вигляді документів, схем, виробів, що відносяться до комерційної таємниці фірми і підлягають захисту службою безпеки від можливого посягання шляхом викрадення, вивідування, витоку інформації.

Документи, що містять комерційні секрети, можуть мати гриф «конфіденційно», «гостро конфіденційно», «конфіденційно, тільки адресату» та ін.

Носій комерційного секрету - особа, обізнана про комерційні секрети підприємства або фірми (керівники і допущені до комерційних секретів виконавці).