Формування асортименту - це процес підбору груп, видів і різновидностей товарів відповідно до попиту населення з метою найбільш повного його задоволення.

Формування асортименту здійснюється постійно у всіх ланках товаропросування - від виробника до споживача. У кожній з них асортимент товарів різний. Основою формування асортименту у всіх ланках товаропросування є торговий асортимент роздрібних торговельних підприємств.

Необхідною умовою безперебійного постачання роздрібної торговельної мережі товарами в потрібному для неї асортименті є створення оптимального асортименту товарів на оптових підприємствах. Тому правильне, науково обґрунтоване формування асортименту являє собою одну з найважливіших функцій комерційних служб оптових підприємств.

Документом, що сприяє правильному формуванню асортименту товарів на конкретних оптових підприємствах, є асортиментний перелік товарів.

У зв'язку з тим, що умови роботи оптових підприємств мають свої особливості, склад оптимального асортиментного переліку у них різний. Він диктується тими маркетинговими рішеннями, які приймає для себе оптове підприємство. Разом з тим, при розробленні обов'язкового асортиментного переліку слід виходити з необхідності:

- забезпечення рентабельної роботи підприємства;

- товаропостачання роздрібної торговельної мережі широким асортиментом товарів;

- наявності обігових коштів для закупівлі товарів та можливостей залучення кредитів.

В асортиментному переліку оптового підприємства передбачається групова і внутрігрупова структура асортименту товарів. При цьому для кожного виду товару визначається кількість різновидностей асортименту, які пропонуються оптовим покупцям. Це мінімальна кількість різновидностей товарів, які повинні постійно бути на складах оптової бази. Однак в кожний період часу ця кількість буде залежати від стану виробництва і постачання певного товару, попиту на нього з боку магазинів,сезону та інших причин.

Розробка асортиментних переліків товарів на оптовому підприємстві здійснюється як правило у два етапи.

На першому етапі встановлюється груповий асортименттоварів. Основою для його визначення служать маркетингові дослідження в галузі цільового ринку, який представлений оптовими покупцями - магазинами та іншими підприємствами роздрібної торгівлі.

На другому етапі розраховується кількість різновидностей кожного виду товару, тобто визначається кількість різновидностей товарів надходження яких обов'язкове для забезпечення виконання замовлень оптових покупців.

Розроблені асортиментні переліки товарів на оптовому підприємстві повинні підлягати коригуванню з урахуванням змін попиту покупців, випуску промисловістю нових товарів, результатів закупівель на оптових ярмарках тощо. Основою їх розроблення служать укладені договори з постачальниками та оптовими покупцями.

Головна мета розробки обов'язкових асортиментних переліків для оптових баз полягає в необхідності здійснення контролю за повнотою і стабільністю асортименту товарів на складах і постачання ними оптових покупців цільового ринку.

Щоб асортиментні переліки дійсно сприяли створенню на оптових підприємствах достатнього і стабільного асортименту, необхідно регулярно контролювати наявність на складах бази всіх товарів, включених в обов'язковий асортиментний перелік, і їх відповідність попиту оптових покупців.

Результати перевірок за дотриманням асортименту товарів на оптовому підприємстві повинні аналізуватися для прийняття необхідних заходів щодо поновлення запасів окремих різновидностей товарів до встановлених величин, а аналіз асортименту повинен бути використаний під час укладання договорів на постачання товарів в наступному році і в роботі щодо уточнення і зміни в поточному році.

Процес формування асортименту товарів в магазинах складається з трьох

етапів.

На першому етапі встановлюється груповий асортимент товарів в магазині (тим самим визначається його асортиментний профіль). Дана робота

проводиться на основі маркетингових досліджень в області цільового ринку. В залежності від цього будуть визначені місце і роль магазину в загальній системі торгового обслуговування населення міста, району і т.п.

На другому етапі формування асортименту проводяться розрахунки структури групового асортименту, тобто визначаються кількісні співвідношення окремих груп товарів. Структура групового асортименту встановлюється з урахуванням торгової площі магазина, його розміщення та інших чинників.

На третьому, заключному етапі визначається внутрішньогруповий (розгорнений) асортимент, тобто здійснюється підбір конкретних різновидів товарів в межах кожної групи. Це найбільш відповідальний етап, оскільки весь процес перетворення виробничого асортименту на торговий по ланках руху товарів завершується в останній ланці - магазині, і від того, наскільки правильно сформований тут асортимент товарів, в кінцевому результаті залежить задоволення попиту покупців цільового ринку.

На заключному етапі формування асортименту ведеться з урахуванням очікуваних змін в попиті населення, наявних торгових і складських площ, запланованих показників товарообороту, контингенту покупців, що обслуговуються та інших чинників, перерахованих вище.

Деякі особливості є при підборі товарів для роздрібної торгової мережі. Необхідно враховувати не тільки місце торгівлі, склад покупців, сезонність т.д., але й функціональне призначення роздрібної торгової мережі.

Розглянемо особливості формування асортименту товарів в магазинах деяких типів.

Так, в універмагах асортимент товарів рекомендується будувати за споживчими комплексами. При цьому можуть бути передбачені наступні споживчі комплекси: «Товари для чоловіків», «Товари для жінок», «Товари для дітей», «Косметика і засоби гігієни», «Сувеніри, годинники, ювелірні вироби», «Товари для дозвілля», «Товари для письма і навчання», «Товари для шиття і рукоділля», «Товари для дому».

Процеси виробництва, обігу і споживання в суспільстві відбуваються безперервно. Однак у розвиненому суспільстві вони не співпадають як у просторі, так і в часі. Тому для забезпечення безперервності даних процесів необхідні товарні запаси.

Основне призначення товарних запасів на оптових підприємствах -обслуговування потреб у товарах своїх покупців, а в роздрібних торгових підприємствах необхідно забезпечувати стійку пропозицію товарів з врахуванням попиту покупців. При цьому пропозиція товарів повинна бути виражена у вигляді сформованого асортименту для такого типу торговельних підприємств. Таким чином, асортимент в магазинах служить відправною точкою для створення товарних запасів на оптових підприємствах.

Відповідно до асортиментного переліку оптові бази повинні створювати і товарні запаси, ідентичні за своєю структурою, їх необхідно поновлювати шляхом регулювання завезення товарів.

Товарні запаси в оптовій торгівлі повинні служити реальною пропозицією товарів, що забезпечує безперебійний їх продаж оптовим покупцям.

В ході реалізації товарні запаси витрачаються і на заміну повинні завозитися нові, відповідні за розміром, структурою необхідному асортименту. В іншому випадку порушується стійкість сформованого асортименту і створюються несприятливі умови, наслідком яких буде недоодержання прибутків підприємством, погіршення обслуговування оптових покупців.Все це вимагає постійного управління товарними запасами на підприємствах оптової торгівлі.

Під управлінням товарними запасами розуміють систему економіко-організаційних заходів, спрямованих на встановлення і підтримання оптимальних обсягу і структури запасів, необхідних для забезпечення безперебійного постачання роздрібної торговельної мережі товарами.

Основне завдання управління товарними запасами - не допустити перебоїв у товаропостачанні магазинів товарами своєї номенклатури та запобігти затоваренню.

Управління товарними запасами на оптових базах передбачає:

- встановлення оптимального розміру товарних запасів;

- оперативний облік запасів і контроль за їх станом;

- регулювання товарних запасів.

Під оптимальним запасом товарів розуміють мінімально необхідний розмір товарного запасу, який забезпечує наявність потрібного асортименту товарів відповідно до попиту оптових покупців, безперебійний їх продаж за мінімального рівня затрат на утворення, зберігання, обробку і переміщений цих запасів. Оптимальний товарний запас повинен гарантувати можливість гнучкого маневрування і управління ним у всіх ланках товаропросування відповідно до зміни попиту споживачів. Він не може бути постійною величиною, оскільки динамічність процесів торгівлі, постійна зміна умов її функціонування (попиту населення, товарної пропозиції тощо) вимагають необхідність систематичної зміни обсягів і структури запасів в кожній ланці товаропросування шляхом регулювання вхідних і вихідних потоків товарів.

Розроблено багато моделей оптимізації товарних запасів. Розглянемо найбільш перспективні з погляду їх використання.

Статичні моделі можуть використовуватися в одноразових закупівлях товарів для продажу протягом відносно тривалого періоду (наприклад, сезону). Основне завдання під час розробки статичних моделей - це визначення оптимального розміру закупівлі товару, якщо відомо розподіл ймовірностей попиту на майбутній період, втрати в розрахунку на одиницю товару (U1)при завезенні товарів в розмірі, більшому за попит, і (U2) при завезенні менше необхідної кількості. Доведено, що оптимальний розмір завезення (g^o)задовольняє нерівність.

p (r g^o – 1) U₂ / (U₁ + ) p ( r g^o)

При цьому необхідно на основі прогнозу попиту (r) розраховувати кумулятивну йому ймовірність рР (r g^o), тобто суму ймовірностей до значення (g^o)включно, або максимальний рівень ймовірності продажу певної кількості товарів. Розрахунки ймовірності обсягу попиту на майбутній період можуть бути виконані в межах допустимої погрішності на основі даних продажу за попередній період.

Динамічні моделі управління запасами використовуються частіше, ніж статичні. Їх різновидностей є багато. Їх вибір обумовлений характером змін попиту і шириною асортименту товарів. Це, в свою чергу, обумовлює необхідний розмір інформації, періодичність і порядок її збору і обробки.

Моделі попереднього контролю запасів застосовують для товарів простого асортименту, стабільного попиту. Практично вони функціонують в детермінованому режимі: відомий розмір попиту, безперебійність його задоволення, товар продається без залишку, замовлення виконується миттєво, дефіцит товарів не допустимий. Необхідно до початку впровадження моделі отримати інформацію про критерій оптимальності, попит, наявні обмеження, умови функціонування, системи управління запасами в майбутньому.

Ці дані можуть бути отримані внаслідок теоретичного або експериментального дослідження, або ж задані з урахуванням можливостей і очікуваних умов функціонування системи в майбутньому. Виходячи з цього, визначається розмір партії завезення товарів; автоматично завозиться товар без внесення будь-яких коректив навіть за можливих змін умов функціонування системи.

Оптимальний розмір партії завезення (g^o), який забезпечує мінімум сукупних затрат на управління запасами (на замовлення, завезення, зберігання), визначається за формулою Вілсона

g^o = ,

де D – загальний обсяг попиту в натуральних показниках за весь період постачання

G; C₁ – затрати на замовлення і завезення однієї партії товарів; С₂ – затрати на зберігання одиниці товару за одиницю часу.

За допомогою формули Вілсона можна визначити також оптимальний період завезення товарів (T^o) і оптимальний розмір затрат (U^o)на управління запасами:

;

Разом з тим, існуючий порядок групування витрат обігу за родом затрат без урахування виду операцій утруднює використання цієї формули.

У той же час і за існуючого порядку звітності можливе використання формули Вілсона. Виходячи з того, що за окремими групами товарів відношення між затратами на їх замовлення, завезення С₁ і зберігання С₂ прагне до деякої сталої величини (К), яка в звітності може бути визначена на основі даних за попередній період і екстрапольована, формула Вілсона внаслідок нескладних перетворень може бути подана у вигляді

При цьому

де n – кількість партій завезення за час G.

Моделі безперервного контролю запасів передбачають оперативне прийняття рішень в певні моменти, на основі нової інформації, що постійно надходить, обробляється і нагромаджується, про стан системи: попит, запаси, надходження і продаж товарів.

Релаксаційна модель - одна з найпростіших цього класу. Замовлення дається після того, як вичерпано запас товарів попереднього завезення. У зв'язку з цим період завезення має різну тривалість залежно від змін попиту. Час виконання замовлення у цьому випадку приймається рівним нулю, тобто замовлення виконується миттєво. Розмір партії завезення повинен бути оптимальним і визначається за формулою Уілсона. З цього витікає, що максимальний розмір запасу - величина постійна, а мінімальний може бути приведений до нуля. В моделях такого класу виключається можливість перебоїв у продажу. Але необхідно постійне спостереження за станом запасів, що пов'язано з великими експлуатаційними затратами.

Модель з фіксованим розміром замовлення, яку інколи називають моделлю мінімального рівня, методом двох складів або ж двобункерною системою, - одна з основних моделей безперервного контролю, яка найбільш часто використовується. Вона також передбачає постійний оптимальний розмір завезення (g^o), який також визначається за формулою Уілсона. Замовлення подається при зменшенні запасів до певного критичного рівня - точки замовлення. На його виконання вимагається певний час, тому він повинен бути відомим завчасно. Цей час може бути фіксованим або випадковим з можливими коливаннями навколо якогось середнього значення.

Точка замовлення (Р) -розмір запасу, за якого подається замовлення на завезення товару, визначається кількістю товару, яка може бути реалізована за інтервал виконання замовлення, тобто добутком очікуваного розміру одноденного продажу (D_o) на величину цього інтервалу ( ). У найпростішому випадку, коли попит постійний, розмір його відомий і інтервал виконання замовлення фіксований, точка замовлення визначається так:

Р = D_o

За матеріалами контролю і встановленими відхиленнями товарних запасів від нормативів проводиться їх регулювання, тобто приймаються і реалізуються комерційні рішення щодо нормалізації товарних запасів.

Для попередження і ліквідації дефіциту товарів слід вияснити причини їх утворення, проводити пошук альтернативних джерел оптових закупівель і здійснювати додаткові оптові закупівлі.

При утворенні наднормативних товарних запасів здійснюються заходи щодо їх ліквідації. Основні з них такі:

- припинення завезення товарів, що не користуються попитом;

- прийняття заходів щодо активізації продажу товарів в зоні діяльності оптового підприємства;

- оперативне маневрування товарними запасами;

- посилення дії на постачальників щодо поліпшення якості і асортименту товарів, зниження цін на них;

- здійснення товарообмінних операцій з іншими регіонами.