Методи товаропостачання роздрібної торговельної мережі

Організація процесу товаропостачання суттєво залежить від того, беруть у ньому безпосередню участь працівники підприємств роздрібної торгівлі чи процеси постачання товарів у магазини здійснюються без них. З врахуванням цієї ознаки розрізняють два методи товаропостачання: децентралізований (т. зв. «самовивіз») і централізований (в порядку централізованого завезення товарів — ЦЗТ).

Для завезення товарів у магазини може використовуватися власний транспорт торговельних підприємств чи торговельних систем (наприклад АТП, автоколони, ВАТО споживчої кооперації), транспортні засоби інших підприємств і приватних підприємців, які мають ліцензію на право надання послуг з перевезення вантажів, а також транспортні засоби транспортних підприємств загального користування.

Децентралізований метод товаропостачання передбачає виконання транспортно-експедиційних операцій силами і засобами роздрібних торговельних підприємств, тобто всі операції з завезення товарів від складів постачальників починаючи з пошуку транспорту, роздрібні підприємства виконують самостійно. У цьому разі для одержання товарів від постачальника працівник роздрібного торговельного підприємства сам шукає транспортний засіб і прибуває до нього з належно оформленим дорученням, в якому вказуються асортимент і кількість товарів, необхідних магазину.

На основі доручення оформляються відбірковий лист, рахунок-фактура, за яким відпускають товари, товарно-транспортна і податкова накладні. Отримані від матеріально відповідальної особи складу постачальника товари завозяться у пункти їх роздрібного продажу.

Можливий і такий варіант організації цієї роботи, коли на основі договору з роздрібним торговельним підприємством автогосподарство надає транспортний засіб, а виконання експедиційних операцій бере на себе підприємство роздрібної торгівлі, яке направляє до постачальника власного експедитора, і той організовує приймання та завезення товарів у магазини.

Децентралізований метод товаропостачання передбачає виконання силами працівників роздрібної торгівлі операцій завантажування товарів на транспортний засіб у постачальника. Тому роздрібні торговельні підприємства вимушені нести додаткові витрати на оплату праці вантажників і експедиторів, які забезпечують завезення товарів у магазини.

Застосування децентралізованого методу товаропостачання також веде до відволікання працівників роздрібних торговельних підприємств від виконання основних функцій з обслуговування покупців (в магазинах з одним продавцем застосування цього методу викликає необхідність тимчасового закриття на час, необхідний для поїздки за товарами).

При застосуванні децентралізованого методу товаропостачання значно зростають витрати обігу, зокрема транспортні витрати (оскільки більшість магазинів не мають власних транспортних засобів), нераціонально використовується вантажопідйомність транспортних засобів через їх неповне завантажування товарами і збільшення часу простоїв автомобілів (внаслідок невпорядкованості процесів відбору товарів, оформлення документації, вантажно-розвантажувальних робіт, одночасного прибуття до постачальників представників багатьох підприємств роздрібної торгівлі).

Особливо невигідним є цей метод у разі організації завезення товарів, які не потребують огляду та ознайомлення з їх споживними характеристиками безпосередньо в постачальника (це в першу чергу товари простого і стійкого асортименту).

Водночас у разі організації постачання товарів складного і складно технічного асортименту працівники магазинів мають можливість безпосередньо оглянути товари на складі постачальника, ознайомитися з їх асортиментом і отримати кваліфіковані консультації від персоналу постачальника. Завдяки цьому існує можливість сформувати оптимальний асортимент товарів і не допускати завезення в роздрібну торговельну мережу неходових товарів. Додатковою перевагою децентралізованого методу товаропостачання є скорочення тривалості інтервалу між замовленням та завезенням товарів, оскільки отримання товарів при цьому методі можливе в день відбору на складі.

Більша ефективність системи товаропостачання досягається при організації товаропостачання на основі централізованого завезення товарів.

Постачання товарів при їх централізованому завезенні здійснюється силами і засобами постачальників або транспортних підприємств за заявками магазинів і на основі завчасно розроблених графіків і маршрутів.

У практиці вітчизняної торгівлі застосовуються й інші методи товаропостачання, зокрема, постачання через пересувні склади, пересувні кімнати товарних зразків, роз'їзних товарознавців та ін.

Постачання через пересувні склади може застосовуватися для забезпечення товарами щоденного попиту невеликих неспеціалізованих магазинів у сільській місцевості. Такі склади, як правило, обладнуються в автомобілях з закритим кузовом. Автомобілі забезпечуються товарами простого асортименту і за встановленими графіками та маршрутами об'їжджають роздрібну торговельну мережу. Визначення потреби в товарах і оформлення їх відпуску для потреб магазину проводиться безпосередньо на місці комірником і працівником підприємства роздрібної торгівлі.

Пересувні кімнати товарних зразків теж організовуються на базі автомобілів з закритим кузовом, але їх оснащують лише зразками товарів, які є на складах оптового підприємства. Товарознавці оптового підприємства в процесі об'їзду магазинів за встановленими графіками і маршрутами інформують їх працівників про асортимент наявних товарів і приймають заявки на завезення товарів.

Роз'їзні товарознавці теж об'їжджають магазини за встановленими графіками, знайомлячи працівників магазинів з наявним на базах асортиментом товарів і приймаючи замовлення на завезення товарів. Прийняті пересувними складам або роз'їзними товарознавцями заявки передаються на склади оптового торговельного підприємства для їх виконання; термін виконання прийнятих заявок не І перевищує, як правило, 3-4 днів.

Одним з важливих питань, які виникають під час проектування системи товаропостачання роздрібної торговельної мережі, є визначення моменту, в який потрібно поповнювати наявні запаси товарів, щоб не допустити перебоїв у торгівлі. Для цього також рекомендується використовувати теорію управління запасами, у якій враховується, що запас товарів у підприємстві торгівлі (наприклад у магазині) повинен складатися з двох частин — поточного запасу, який має витрачатися на покриття попиту покупців, та страхового запасу, необхідного для гарантування продажу товарів у разі можливих затримок поповнення запасів. При цьому в такій системі для безперебійності продажу товарів здійснюється поповнення товарних запасів шляхом завезення наступної партії товарів, замовлення на яку потрібно подавати в момент, коли поточний запас товарів набуває свого мінімального значення (т. зв. точка замовлення).

Точка замовлення — це розмір запасу, за якого подається замовлення на завезення товару. Точка замовлення визначається кількістю товару, яка може бути реалізована протягом часу, що відповідає інтервалу виконання замовлення.

При визначенні розміру точки замовлення слід врахувати те, що все різноманіття систем управління запасами можна звести до трьох основних типів, котрі різняться між собою принципами поповнення запасів і способами обробки інформації:

система з фіксованим розміром замовлення;

система з постійним рівнем запасу (з фіксованим інтервалом замовлення);

система з фіксованим розміром замовлення і нижньою межею розміру запасу (т.зв. Ss— система, або система двох бункерів).

Найпростішою (класичною) системою управління запасами є система з фіксованим розміром замовлення. Робота цієї система полягає в тому, що розмір замовлення є постійною величиною (визначеною за формулою Вілсона), а повторне замовлення подається при зменшенні наявних запасів до визначеного критичного значення точки замовлення. В такій системі момент подання замовлення (точка замовлення) визначається за формулою:

а середній розмір запасів складає:

Графічне зображення типового процесу в системі з фіксованим розміром замовлення наведене на рис. 9.7.

Графічне зображення точки замовлення і середнього розміру запасу в моделі з фіксованим розміром замовлення наведене на рис. 9.8.

Робота за цією системою пов'язана з необхідністю ведення щоденного обліку запасів по кожному товару. Водночас для магазинів більш зручною і традиційно використовуваною є система інтервальної перевірки запасів (у кінці робочого тижні, під час перезміни бригад тощо). При цьому розрахунок точки замовлення можна проводити за видозміненою формулою (9.11):

т ж і — інтервал між перевірками запасів.

Система з постійним рівнем запасів характеризується тим, що в ній через певні визначені інтервали часу проводиться перевірка стану запасів, і якщо після попередньої перевірки частину товарів було реалізовано, то подається замовлення на «сповнення запасу, розмір якого Q відповідає різниці між максимальним запасом М, до якого здійснюється поповнення запасів, та фактичним розміром запасу в момент перевірки Jф:

Графічно роботу системи з постійним рівнем запасу відображено на рис. 9.9.

Система з фіксованим розміром замовлення і нижньою межею розміру запасу (система двох бункерів) — це система з постійним розміром замовлення, у якій встановлено нижню межу рівня запасу (пороговий запас). Фактично ця система є поєднанням системи з фіксованим розміром замовлення і системи з постійним рівнем замовлення. При цій системі встановлюється максимальний рівень запасу М і проводиться розрахунок точки замовлення. Для розрахунку цих параметрів використовуються формули (9.19) і (9.20):

Замовлення подається в момент зменшення запасу до порогового рівня (точки замовлення); разом з тим запас після подання замовлення продовжує витрачатися, оскільки замовлений товар завозиться не одразу, а через певний період часу. Тому розмір замовлення повинен визначатися так, щоб в нормальній ситуації за час виконання замовлення запас не опустився нижче від страхового. Якщо ж непередбачувано збільшиться попит або ж буде допущена затримка завезення наступної партії, то попит має задовольнятися за рахунок страхового запасу.

Цю систему досить часто називають системою двох бункерів, оскільки запас нібито зберігається у двох бункерах — робочому і резервному. Спочатку попит задовольняється за рахунок запасів робочого бункера. Момент закінчення запасів у ньому є точкою замовлення, в якій постачальникові подається замовлення на поповнення запасу партією фіксованого розміру. У цей час для задоволення використовуються запаси з другого (резервного) бункера. У момент завезення наступної партії в цьому бункері повинен залишатися запас в розмірі, не меншому за страховий. Отримані товари витрачаються спочатку на поповнення резервного бункера, а після цього їх залишок використовується для заповнення робочого бункера.

Кожна з розглянутих систем управління запасами може бути використана для оптимізації параметрів товаропостачання з урахуванням характеру попиту на товар, форм обліку стану запасів, рівня витрат управління запасами та ін. Разом з тим незалежно від вибраної системи управління запасами в підґрунтя створення ефективної системи товаропостачання роздрібної торговельної мережі має бути закладений принцип безперервного відновлення і регулювання товарних запасів у магазинах.

Безпосередньою підставою для завезення товарів у роздрібне торговельне підприємство є замовлення на завезення товарів (яке працівники торгівлі ще називають «заявкою»).

Як правило, замовлення складають у двох примірниках за встановленою формою; у ньому наводиться перелік назв товарів, які необхідно завезти в магазин, вказуються їх основні асортиментні ознаки (вид, сорт, ціна одиниці за прайс-листком та ін.), а також необхідна кількість товарів кожного найменування. У разі замовляння товарів за прайс-листами, прейскурантами чи іншими документами з систематизованим переліком товарів, назви товарів доцільно записувати в тому порядку і з тими кодами та посиланнями на асортиментні ознаки, за якими вони перелічені в такому документі.

Під час складання замовлення для більш обґрунтованого визначення кількості товарів, які потрібно замовити, завідувач магазину або товарознавець може радитись із продавцями, які володіють одержаною в процесі спілкування з відвідувачами магазину інформацією про кон'юнктуру торгівлі окремими товарами. Якщо замовлення складається на товари складного асортименту, то кількість виробів у внутрішньо груповому асортименті (за видами, розмірами, фасонами та ін.) рекомендується визначати з урахуванням їх питомої ваги у продажу товарів даної групи. Можливий варіант форми замовлення на завезення товарів наведено на рис. 9.10.

Під час складання замовлення товари в ньому доцільно записувати в певному порядку, зокрема, рекомендується спочатку записувати ті товари, які передбачені асортиментним переліком магазину (затвердженим асортиментним мінімумом), але на час складання заявки їх немає в продажу; потім — товари, запаси яких у магазині потрібно поповнити, а після цього — товари, на які прийняті замовлення від покупців або введення яких в асортимент дозволить наростити роздрібний товарообіг. При цьому товари-новинки, які раніше в магазині не реалізовувалися, доцільно замовляти в невеликих кількостях.

Певну користь для організації процесів товаропостачання може дати зазначення в замовленні інформації про запаси товарів на дату складання заявки та встановлений норматив товарних запасів, про фактичні обсяги середньоденної реалізації товарів у магазині, про наявність у ньому залишків зайво завезених і неходових товарів з указаниям їх кількості.

Сформоване в письмовій формі замовлення підписує директор або завідувач магазину, після чого його завіряють печаткою підприємства і передають постачальникові для виконання. Для полегшення контролю виконання поданих замовлень їх доцільно реєструвати в спеціальному журналі з зазначенням дати подання.

Порядок оформлення і час подання замовлень регламентується укладеною угодою між підприємством роздрібної торгівлі і постачальником. У практиці вітчизняної торгівлі, як правило, замовлення на постачання продовольчих товарів подаються за 1 день до їх завезення, на непродовольчі товари — за 2-3 дні. Разом з тим при децентралізованому методі товаропостачання замовлення подається безпосередньо в день відвідання підприємства-постачальника під час особистого відбору товарів.

Спосіб передачі замовлення залежить від прийнятого методу відпуску товарів від обраного постачальника. Замовлення можуть передаватися телефоном, у письмовій або усній формі, під час особистого відбору товарів.

Особистий відбір товарів застосовується переважно щодо товарів складного асортименту (тканини, швейні вироби, взуття, галантерейні товари та ін.), коли вибір фасонів, рисунка, кольористичного оформлення вимагає особистої участі працівника торговельного підприємства.

Під час особистого відбору представник покупця має можливість безпосередньо на складах, в асортиментному кабінеті, в демонстраційному залі або в залі (кімнаті) товарних зразків ознайомитися з наявним асортиментом пропонованих товарів, а також з тимчасово відсутніми товарами, на які може бути прийняте замовлення. Інформацію про вибрані товари (з відповідними кодами), їх асортиментні ознаки, необхідну кількість і т.п., представник покупця відмічає в спеціальному формулярі. Як правило, під час особистого відбору приймання замовлень і оформлення на їх основі відбірних листів (відбірних відомостей тощо) здійснюють товарознавці по окремих групах товарів (на оптових базах) або менеджери з продажу підприємства-постачальника. Оформлені таким чином замовлення та відбірні листи передаються на склад для відбору товарів і виписування рахунків-фактур та накладних.

Замовлення на товари простого асортименту можуть виконуватись і подаватись у письмовій або усній формі, у т. ч. — телефоном, з реєстрацією в спеціальному журналі часу їх подання та вимог магазину щодо асортименту і кількості товарів відповідальними працівниками постачальника (наприклад, торговим відділом, диспетчерською службою, відділом логістики). Письмові замовлення рекомендується складати на бланках, в котрих наведений перелік товарів і графи для вказання кількості кожного товару (це спрощує складання замовлення і знижує ймовірність пропуску товарів); іноді бланк замовлення ділиться на кілька відривних частин відповідно до кількості секцій складу, які виконують замовлення.

У разі функціонування кількох магазинів у складі торговельної системи замовлення в розрізі загального асортименту товарів, які реалізовуються в даній торговельній мережі, можуть передаватись у торговий відділ, де товарознавці узагальнюють заявки, визначають загальну потребу в товарах від кожного з постачальників і погоджують з останніми обсяги та терміни завезення товарів у кожен з магазинів.

Замовлення товарів, які завозяться в магазини стандартними місцями (зі стандартною масою чи з постійно встановленим асортиментом), можна здійснювати на основі т. зв. автоматичних замовлень. Для цього використовують, наприклад, ярлики, які вкладаються в кожен ящик, контейнер, і на звороті яких працівники магазину вказують кількість місць даного товару для наступного завезення.

Важливою частиною комерційної роботи підприємств є налагодження оперативного обліку і контролю за оптовими закупівлями товарів. Він спрямований на повсякденне спостереження за ходом закупівлі і надходження товарів, перевірку виконання постачальниками договірних зобов'язань щодо кількості, асортименту і строків постачання товарів.

Організація обліку виконання договорів має велике значення для забезпечення своєчасного і безперебійного надходження товарів у необхідному асортименті. Якщо після укладання договору не буде організовано облік його виконання, не будуть прийматися заходи впливу на постачальників, які порушують свої зобов'язання, договір втрачає своє значення.

У процесі контролю за якістю постачання товарів встановлюється: ступінь виконання договорів окремими постачальниками, відповідність надходження товарів договорам і специфікаціям щодо кількості, суми, внутрішньо групового асортименту та інших ознак; рівномірність і ритмічність постачання; застосування санкцій до постачальників, що порушили умови договору, та їх дієвість в боротьбі за зміцнення договірної дисципліни.

В основі всієї системи оперативного контролю за якістю постачання товарів лежить облік виконання договорів постачальниками. Це надзвичайно трудомістка робота, оскільки кожне підприємство укладає безліч договорів, а надходження товарів в асортименті нараховує сотні різновидностей. Тому актуальним завданням комерційної роботи є механізація і автоматизація обліку постачання товарів з допомогою ЕОМ та іншої комп'ютерної техніки. Робочі місця комерційних працівників слід забезпечувати персональними комп'ютерами (ПЕОМ), створюючи так звані автоматизовані робочі місця (АРМ), які забезпечують безперервний щоденний контроль за постачанням товарів за кожною позицією асортименту і кожним постачальником.

В умовах низької забезпеченості більшості торговельних підприємств комп’ютерною технікою облік виконання договорів постачання може здійснюватися і вручну на спеціальних картках або журналах, де фіксуються дані про фактичне відвантаження і надходження товарів і виявляються випадки порушення постачальниками договорів. Карткова або журнальна форма обліку виконання договорів дуже трудомістка і не дозволяє мати щоденних даних про надходження товарів в розгорнутому асортименті.

Картки обліку виконання договорів заводяться на кожний окремий товар на кожного постачальника і мають такий вигляд.