Контроль, анализ и принятие управленческих решений.

1 Назначение контроля в управлении

2 Особенности контроля в сфере физической культуры и спорта

3 Процесс принятия решения

4 Критерии принятия решений.

Когда организация «направилась» в путь к намеченной цели, руководителю необходимо время от времени проверять правильно ли движется организация, не сбилась ли с намеченного пути, все ли ресурсы используются надлежащим образом, все ли работники правильно и вовремя выполняют запланированную работу и т.д. Эту функцию выполняет контроль, который является этапом управленческого цикла. Контроль – это определение путей, способов, средств для того, чтобы убедиться, что запланированные результаты действительно достигнуты.

Контроль необходим только в том случае, если есть этап планирования. Если нет плана, то нечего контролировать, а если нет контроля то и планировать бесполезно.

С помощью контроля руководство определяет, правильны ли его решения, не нуждаются ли они в корректировке; контроль обнаруживает ошибки в деятельности, следовательно, создает возможность их устранить, исправить, чтобы выполнить задания и достичь поставленных целей он используется для стимулирования успешной деятельности.

Основной задачей контроля является своевременное принятие корректирующих действий для обеспечения достижения организаций своих целей. И именно эта деятельность является главной в содержании функции контроля.

Весь смысл контроля в том, чтобы своевременно установить отклонения. Корректирующие решение принимается на основе выяснения причин отклонений. Его смысл – возвращение организации к установленным стандартам.

Методические основы контроля ориентируют руководителя на теоретические аспекты наблюдения в той или иной предметной области в зависимости от выбранного объекта управления. Методология контроля уровня развития физических качеств спортсмена разработана в рамках теории и методики спортивной тренировки; функциональных систем – физиологии; личностных качеств – психологии. На эти аспекты и ориентируется руководитель, когда разрабатывает концепцию контроля.

Функцию контроля выполняет каждый руководитель.

Объектом контроля выступает организация. Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы системы.

Предметом контроля является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ.

Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют ее доходы и расходы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: например, нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме.

Субъектами контроля выступают как менеджеры фирмы, так и государственные органы. Контроль должен быть объективным, гибким, экономичным. Для организации контроля необходимы три условия:

1. Наличие планов, нормативов, правил работы, программ и смет.

2. Наличие организационной структуры, чтобы знать, кто за что отвечает. За саму же организационную структуру, отвечает первое лицо организации.

3. Тесная связь с мотивацией.

Основные виды контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный – контроль осуществляется до фактического начала работы, т.е. на этапе постановки целей. Задача – заранее проверить все элементы системы, - человеческие, материальные и т.д.

Текущий - контроль осуществляется от начала управленческой или хозяйственной деятельности до момента достижения требуемого результата. Задача вовремя обнаружить существенные отклонения от намеченного плана, чтобы не допустить серьезных сбоев в деятельности организации.

Заключительный – это итоговый контроль, дающий информацию для планирования аналогичных работ в будущем, служит основанием для анализа возникших проблем, способствует мотивации за выполненную работу.

Люди являются неотъемлемыми участниками любой стадии управления, поэтому их поведение должно приниматься во внимание на каждом этапе контроля. Следует учитывать и то, что контроль сам оказывает непосредственное воздействие на поведение людей. Контроль наиболее действенен не тогда, когда фиксируются ошибки, а когдаони предотвращаются. Он должен быть направлен не столько на изобличение, сколько на помощь и эффективную организацию дела.

Сотрудники, убежденные в том, что существует надежный контроль, будут избегать ошибок, сомнительных сделок и т.д.

Поэтому ряд характеристик контроля определяется его поведенческими аспектами:

1. Устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками.

2. Устанавливайте двухсторонние отношения. Сотрудники должны иметь, возможность открыто обсудить свои проблемы с руководителем и наоборот.

3. Берегите сотрудников от чрезмерного контроля. Многочисленные формы контроля

сдерживают инициативу и наказывают предприимчивость.

4. Устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты.

5. Вознаграждайте за достижение стандарта.

Перечисленные условия позволяют избежать негативное воздействие контроля на поведение сотрудников.

При выборе контролируемых показателей следует руководствоваться принципом « необходимого и достаточного». Это означает, что количество контролируемых параметров должно быть минимальным, так как это сэкономит средство и время, но в тоже время достаточным, чтобы принять на основе анализа обоснованное управленческое решение. Методы контроля: педагогические, медико-биологические, биохимические, биомеханические, психологические, социологические, причем, один и тот же параметр, можно проконтролировать несколькими способами. Для физкультурно-спортивной организации показатели могут иметь как количественную, так и качественную структуру. Например, количество занимающихся в школе, кол-во подготовленных спортсменов, уровень затрат на подготовку мастера спорта и т.д., контролируется в виде цифровых показателей.

К качественным показателям работы можно отнести: социально-психологический климат в коллективе уровень удовлетворенности работающих.

Периодичность контроля должна определяться несколькими факторами

1. Планом, в котором указаны сроки контроля

2. Особенности контролируемых параметров под влиянием управленческих воздействий.

3. Усилиями и средствами, требуемыми на проведение контроля.

Периодичность контроля определяется общей концепцией управления. Важным моментом является необходимость контролировать именно те показатели, которые в наибольшей степени влияют на результат.

Контроль может быть проведен:

1) по целям (предполагает построение «дерево целей»)

2) контроль по показателям плана (процесс выполнения тех или иных работ в установленные сроки, будут контролироваться запланированные показатели)

3) контроль по промежуточным результатам (осуществляется в процессе, когда устанавливаются соответствующие промежуточные результаты, наблюдения за которыми позволяют оперативно вносить изменения)

4) по траектории движения объекта к цели (контроль проделанной работы, фиксируется на графике запланированной работы, руководитель фактически контролирует отклонение реальной траектории движения от ранее запланированной.

5) контроль на соответствие теории (каждый процесс, планируемый в спорте, имеет свою теоретическую основу, т.е. существует педагогическая, физиологическая, психологическая и т.д. теория. Чтобы анализировать полученные результаты на соответствие теории, эту теорию необходимо знать).

В результате контроля руководитель получает большой объем эмпирической информации. Существует несколько способов анализа информации, полученной в результате контроля.

1) Качественный анализ (педагогический, социологический, физиологический) делает акцент на содержательной стороне контролируемого явления, на его теоретических основах.

2) Количественный анализ связан с применением статистических методов и позволяет в количественном более наглядном виде оценить те или иные данные. К таким методам относится: расчет средних величин, определение детерминирующих факторов. Чтобы применить количественные методы анализа необходимо, чтобы контролируемые показатели имели количественную структуру, а полученные данные «снимались» систематически. Статистические методы анализа являются первичными методами, требующими глубокого содержательного анализа. Нет анализа – сам контроль теряет смысл.

В результате контроля и анализа, полученных данных руководитель видит, есть ли отклонения от запланированного пути достижения поставленных целей.

Процесс принятия решения

Процесс принятия решений понимаем как выбор одной из нескольких альтернатив, пронизывают всю человеческую жизнь. Большинство решений, мы принимаем, не задумываясь, так как существует автоматизм поведения, выработанный практикой. Но возможны и ситуации, когда человек испытывает мучительные раздумья. В таких ситуациях человек сталкивается либо с новым объектом выбора, либо обстановкой, в которой совершается выбор.

Управленческое решение – это выбор одной из множества альтернатив движения объекта управления к намеченной цели в конкретной ситуации.

Решения, принимаемые руководителем организации, обусловленные занимаемой им должностью и обеспечивающие движение организации к поставленным перед ней целям. Эффективным решением является выбор, который будет реализован и внесет посильный вклад в достижение, стратегической цели организации.

Сам процесс принятия решений включает множество разных элементов, но непременно в нем присутствуют такие элементы, как проблемы, цели, альтернативы и решения. Данный процесс лежит в основе планирования деятельности организации, так как план – это набор решений по размещению ресурсов и направлению их использования для достижения целей организации. Принятие решений – это «центр», вокруг которого вращается жизнь организации. Решение можно рассматривать как продукт управленческого труда, а его принятие – как процесс, ведущий к появлению этого продукта.